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    工作流程

    1、組織會務工作小組,確定會務組領導及成員,制定會議準備工作部署;

    2、研討會議主題、會議時間、會議地點、參會人員、會議內容、會議材料種類、數量;

    3、釋出會議通知,包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員;

    4、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況,安全應急預案情況,形成會務指南樣稿,經會議小組領導確認後開始印刷;

    5、根據確定的會議議程,制定會議預算,申請專項會務費用;

    6、確定橫幅、參會證、桌籤、路引的樣式和內容,經會議小組領導確認後,開始製作橫幅、參會證、桌籤;

    7、組織布置會議室,並確定室內各項裝置到位情況,包括桌椅擺設、投影儀、會議電腦、麥克風、電話會議機、印表機、錄音筆、鐳射筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應急藥品、攝影攝像裝置;

    8、檢查各項宣傳材料到位情況,包括橫幅、路引、桌籤、參會證;

    9、檢查各項會務資料到位情況,包括彙報材料、會務指南;

    10、檢查會議住宿、餐飲安排情況,如有晚宴,要協調好地點、酒水;

    11、跟蹤參會人員行程安排,人員到位後發放資料袋,包括會務指南、參會證、紙筆、溫馨提示;

    12、安排好會議車輛,迎接參會人員到達會議地點,安排參會人員住宿;

    13、會議前期,全面檢查各項工作落實情況,安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員;

    14、會議開始前,做好參會簽到,向會議主持人通報人員參會情況;

    15、會議開始後,安排會議期間茶歇的催要,會後餐飲落實;

    16、會議結束後,回收自帶裝置、整理會議紀要,釋出會議成果,總結會議組織經驗教訓;

    注意事項

    1、會務組確定會議主題及會議時間、內容後,要制定詳細的會議方案,對材料準備、物資準備、組織安排設定專門的人員負責完成;

    2、根據會議方案制定會議預算,並提前申請費用,費用要以7分支票和3分現金組成;

    3、因會務指南需要確定的事項較多,因此會議通知要提前釋出,會務指南可在參會人員到達後分發;

    4、會務組要提前安排人員到達會議現場,安排會議室、住宿、餐飲事宜;

    5、會後餐飲要與會議安排時間緊密銜接,並要注意餐飲選單的確定以及臺形圖設定;

    6、整個會議過程中,要安排監控人員,檢查會務組各項工作落實情況,所有異常情況記入工作日誌,作為會議經驗教訓總結的依據;

    例外情況

    1、發生安全事故,立即上報會務組領導,並按照應急預案解決,並記入工作日誌;

    2、發生會議議程的變更,要立即通知所有參會人員,並記入工作日誌;

    3、發生會務組人員的變更,要重新明確分工,並尋找替補人員,變動情況記入工作日誌;以上內容來自MBA智庫。

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