賬務處理系統又稱總賬系統,是會計核算的核心,其他業務系統往往需要讀取賬務系統的資料進行核算,而且要將處理結果彙總生成憑證送賬務系統統一處理。許多單位的會計電算化工作往往都是從賬務處理系統開始的 。
一、賬務處理系統的基本任務
⒈力求實現會計迴圈的自動化。但從原始憑證到記賬憑證的確認還不能全部實現自動化。
⒉實現會計資訊的多元分類。即不僅實現對總賬、日記賬和明細賬管理,還能實現對往來、部門、專案、數量、單價、外匯及匯率的管理。
⒊實現資料的高度共享。
二、 賬務處理系統的主要特點
1、遵循世界通用的複式記賬原則。計算機賬務處理系統簡化了會計迴圈,消除了手工會計資訊處理的許多技術環節,對會計人員的技術要求只在於從原始憑證到記賬憑證的編制和確認。
2、記賬憑證是資料處理的起點。手工賬務一般是從處理原始憑證開始,而計算機賬務系統一般不直接處理原始憑證,無論採用前臺或後臺工作方式,一般都需要由人工編制記賬憑證輸入系統,並以此為起點開始資料處理。
3、部分憑證可以由機器自動生成。手工系統中所有的記賬憑證都要人工製作,而計算機賬務系統中的部分記賬憑證可以由系統自動生成,實現所謂的自動轉賬。
(1)賬務處理系統內部對於待攤、預提、攤銷、損益結轉等每月固定的轉賬憑證可由機器自動生成
(2)電算化系統中的其他子系統都可以自動生成記賬憑證並傳遞給賬務處理系統
(3)由電子商務產生的電子憑證也可以自動轉換為記賬憑證,並傳給賬務處理。
4、計算機內部賬簿體系有較大的變化。手工系統中嚴格設定日記賬、明細賬、總賬等相互制約的賬簿體系,但在計算機賬務處理系統中,不一定存在與之對應的賬簿體系。
(1)記賬憑證成了第一重要的賬簿,它是永久性的會計檔案,是賴以生成其他序時賬和分類賬的基礎;
(2)總賬一般也是一個重要的賬簿,但除了科目總賬之外,還應該有部門總賬、客戶總賬、專案總賬等等,以儲存多元分類彙總的資料;
(3)其他序時賬和明細分類賬在機內都不應該是永久性的,只是在查賬時才臨時生成,至於是否需要列印輸出還值得商榷。
5、記賬規則與記賬程式。手工會計規定的記賬規則在計算機中有些是不必要的,有些也是難以實現的。在計算機賬務系統中記賬的內涵已不相同,記賬一般只能按一種固定的處理程式,根據記賬憑證更新各種總賬檔案,除了科目總賬之外,可能還要更新客戶總賬、部門總賬、專案總賬等輔助總賬檔案。
6、已部分實現程式化。手工條件下行之有效的平行登記、試算平衡、簽字蓋章等許多控制方法已不再適用,其中相當一部分控制要由賬務系統自動實現。會計人員可以不理會資料在計算機內部的處理方法,只要輸入憑證正確,由此產生的總賬、明細賬和日記賬絕對不會出現錯誤。因此,如何保證輸入憑證的正確性成了的關鍵。
7、可以提供定期或實時的財務報表。儘管賬務系統以輸出賬簿和固定報表為終點,但它仍然是等外部報表的主要資料來源。由於賬務系統實現多元分類和實時更新各種資訊,所以以此為基礎的財務報告得以向內容多元化、形式多樣化以及定期與實時報告相結合的模式發展。
8、查賬比手工系統更為方便。在計算機賬務處理系統中,只要給出需求條件,即時就可以得到內容詳盡、格式美觀、本期(月、年)或跨年度的會計資訊。
三、賬務系統的基本功能
一般來說,賬務處理系統的基本功能應包括系統設定(初始化)、憑證處理、期末處理、出納管理、輔助核算、賬表管理、系統維護等。其基本功能模組結構如下頁圖所示。
四、賬務處理系統的操作流程
計算機賬務處理系統的操作流程如下:
1、建立賬套和初始設定;
2、啟用賬套;
3、日常賬務處理。日常最基本的業務是憑證處理,其流程是:
⑴填制憑證;⑵憑證稽核;⑶憑證記賬。
此外,考慮到企業一般不能在會計期末及時結賬,所以賬務處理系統允許本期結賬之前輸入下一期間的記賬憑證,但這些憑證必須在本期結賬之後才能稽核與記賬。
五、賬務處理系統與其他系統的關係
賬務系統是會計資訊系統的核心,它與其他系統有密切的聯絡,即除了與其他系統共享編碼方案、會計科目、存貨分類、存貨檔案、部門檔案等基礎資料之外,還與許多系統傳遞資料:讀取資料、編制記賬憑證存入
賬務處理系統又稱總賬系統,是會計核算的核心,其他業務系統往往需要讀取賬務系統的資料進行核算,而且要將處理結果彙總生成憑證送賬務系統統一處理。許多單位的會計電算化工作往往都是從賬務處理系統開始的 。
一、賬務處理系統的基本任務
⒈力求實現會計迴圈的自動化。但從原始憑證到記賬憑證的確認還不能全部實現自動化。
⒉實現會計資訊的多元分類。即不僅實現對總賬、日記賬和明細賬管理,還能實現對往來、部門、專案、數量、單價、外匯及匯率的管理。
⒊實現資料的高度共享。
二、 賬務處理系統的主要特點
1、遵循世界通用的複式記賬原則。計算機賬務處理系統簡化了會計迴圈,消除了手工會計資訊處理的許多技術環節,對會計人員的技術要求只在於從原始憑證到記賬憑證的編制和確認。
2、記賬憑證是資料處理的起點。手工賬務一般是從處理原始憑證開始,而計算機賬務系統一般不直接處理原始憑證,無論採用前臺或後臺工作方式,一般都需要由人工編制記賬憑證輸入系統,並以此為起點開始資料處理。
3、部分憑證可以由機器自動生成。手工系統中所有的記賬憑證都要人工製作,而計算機賬務系統中的部分記賬憑證可以由系統自動生成,實現所謂的自動轉賬。
(1)賬務處理系統內部對於待攤、預提、攤銷、損益結轉等每月固定的轉賬憑證可由機器自動生成
(2)電算化系統中的其他子系統都可以自動生成記賬憑證並傳遞給賬務處理系統
(3)由電子商務產生的電子憑證也可以自動轉換為記賬憑證,並傳給賬務處理。
4、計算機內部賬簿體系有較大的變化。手工系統中嚴格設定日記賬、明細賬、總賬等相互制約的賬簿體系,但在計算機賬務處理系統中,不一定存在與之對應的賬簿體系。
(1)記賬憑證成了第一重要的賬簿,它是永久性的會計檔案,是賴以生成其他序時賬和分類賬的基礎;
(2)總賬一般也是一個重要的賬簿,但除了科目總賬之外,還應該有部門總賬、客戶總賬、專案總賬等等,以儲存多元分類彙總的資料;
(3)其他序時賬和明細分類賬在機內都不應該是永久性的,只是在查賬時才臨時生成,至於是否需要列印輸出還值得商榷。
5、記賬規則與記賬程式。手工會計規定的記賬規則在計算機中有些是不必要的,有些也是難以實現的。在計算機賬務系統中記賬的內涵已不相同,記賬一般只能按一種固定的處理程式,根據記賬憑證更新各種總賬檔案,除了科目總賬之外,可能還要更新客戶總賬、部門總賬、專案總賬等輔助總賬檔案。
6、已部分實現程式化。手工條件下行之有效的平行登記、試算平衡、簽字蓋章等許多控制方法已不再適用,其中相當一部分控制要由賬務系統自動實現。會計人員可以不理會資料在計算機內部的處理方法,只要輸入憑證正確,由此產生的總賬、明細賬和日記賬絕對不會出現錯誤。因此,如何保證輸入憑證的正確性成了的關鍵。
7、可以提供定期或實時的財務報表。儘管賬務系統以輸出賬簿和固定報表為終點,但它仍然是等外部報表的主要資料來源。由於賬務系統實現多元分類和實時更新各種資訊,所以以此為基礎的財務報告得以向內容多元化、形式多樣化以及定期與實時報告相結合的模式發展。
8、查賬比手工系統更為方便。在計算機賬務處理系統中,只要給出需求條件,即時就可以得到內容詳盡、格式美觀、本期(月、年)或跨年度的會計資訊。
三、賬務系統的基本功能
一般來說,賬務處理系統的基本功能應包括系統設定(初始化)、憑證處理、期末處理、出納管理、輔助核算、賬表管理、系統維護等。其基本功能模組結構如下頁圖所示。
四、賬務處理系統的操作流程
計算機賬務處理系統的操作流程如下:
1、建立賬套和初始設定;
2、啟用賬套;
3、日常賬務處理。日常最基本的業務是憑證處理,其流程是:
⑴填制憑證;⑵憑證稽核;⑶憑證記賬。
此外,考慮到企業一般不能在會計期末及時結賬,所以賬務處理系統允許本期結賬之前輸入下一期間的記賬憑證,但這些憑證必須在本期結賬之後才能稽核與記賬。
五、賬務處理系統與其他系統的關係
賬務系統是會計資訊系統的核心,它與其他系統有密切的聯絡,即除了與其他系統共享編碼方案、會計科目、存貨分類、存貨檔案、部門檔案等基礎資料之外,還與許多系統傳遞資料:讀取資料、編制記賬憑證存入