會議室資源分配不合理是公司遇到的普遍問題，很多企業想透過軟體提升會議室使用效率，實則是治標不治本的做法。怎麼講呢，公司的空間建設是整體規劃，就像是蓋房子，入住後在試圖改變房間結構佈局是不切合實際的想法。管理手段也一樣，只能起到緩解作用，不能從根本上解決會議室建設合理性的問題。

隨著“雲”技術的成熟，越來越多的應用和雲計算結合後發生了質變，雲影片會議系統對傳統會議室將是顛覆性的創新，使用雲會議室可以從根本上解決會議室合理使用的問題。雲會議室是在網際網路環境下，藉助雲端實現多點多地的視覺化溝通。簡單理解就是將線下會議室放到線上，透過網際網路或移動網際網路隨時隨地與多人連線，達到面對面溝通的效果。

因為雲會議室的支援，每個工位都可以看成一個會議室， 只要你的手機或電腦下載了軟體，並且有網路就可以連線開會。相容性也不存在問題，現已全面支援手機iOS系統、手機安卓系統、電腦Windows系統、電腦Mac os系統、甚至微信小程式都能接入，非常方便。

基礎通訊網路大幅升級，網路的傳輸速度更快、傳輸容量更大、傳輸穩定性更高，移動網際網路環境下的4K影片畫面傳輸將更廣泛的應用，在5G+4K的助推下，透過雲影片會議室完成遠端協作溝通將成為企業辦公的常態，甚至躺在家裡就能透過雲會議室和全公司的小夥伴協作辦公。

如果能夠合理使用會議室，將會使與會者緊繃的神經得到放鬆，從而大大提高開會的效率，獲得更大的成果，曾經有心理學家研究過會議室大小與會者之間的關係，通常情況下，會議室的大小是根據與會人數而選定的。如果很多人來開會，當然要選空間較大的會議室，不過如果與會者在十人左右的話，那麼會議室的大小將極大的影響會議的氣氛。

如果參加會議的全部是男性使用小會議室的話，會議中將會出現積極的甚至攻擊性的意見交換，如果使用大會議室，則會變成一場穩重的和諧的會議，然而如果與會者全部是女性，情況就剛好相反，如果使用小會議室，將會是一場氣氛和諧交流順暢的會議，這是因為女性喜歡在比較狹小的空間中開會，然而男女與會者均有的會議就不會出現上述現象，所以只有當與會者性別比較統一時，才能利用會議室的大小來調整會議的氛圍。

其次，會議室內部裝潢的色調也是影響會議氣氛的重要因素，顏色具有一種令人時間感錯亂的效果，某些顏色讓人感覺時間變長，而有些顏色則會讓人感覺時間過得飛快，所以如果能瞭解一些色彩心理學的知識，就可以利用顏色將沉悶冗長的會議縮短，此時暗色系，顏色是首選，要把會議室的牆壁粉刷成藍色，是個大工程，對於很多公司來說不現實，但是沒關係，可以用藍色系的窗簾，桌子椅子等裝飾品來增加會議室內的藍色。置身於藍色的環境當中，人會感覺時間過得很快，不僅與會者感覺開會的時間要好過一些，組織也會覺得感覺時間過得快而提前結束會議，此外，藍色還具有使人放鬆冷靜的效果，在藍色的環境中，創新的思維也會被啟用，在這樣的氛圍中開會也將會大大提高效率，獲得更大的效果。

企業裡的會議室一般是內部員工使用，如果長期不用，可以租出去。

酒店裡的會議室一般就是對外使用，備好桌椅那些