這樣的情況的確非常普遍，尤其是服務主要領導的“大秘”，在一些非常緊急的情況下需要迅速起草完成一篇緊急的文字材料，而且質量還要有保證，的確很難。我在幾年前在上級部門從事重要文稿工作起草工作的時候就遇到過這樣一種情況。

當時，系統內要組織一個技術比武團隊赴省參賽，臨行前，領導突然決定召集參加比武的員工開一個送行誓師會。領導交代我寫一篇講話稿，既要簡短精煉，還要講出氣勢。距離會議召開緊緊不到一個小時的時間了。

接到任務後，我關上門，迅速調動思維，思索這次誓師會的主要目的，物件、任務，需要達到什麼效果。

然後在電腦上打出了包括四個方面的講話提綱，每個提綱簡要概括一句話。然後按照提綱展開，每一段用領導習慣的語言，結合日常掌握的工作資訊，寫完了講話的主體部分近1000字，這時候時間過去了約30分鐘。

我又從開頭完成開場部分和結尾部分。結尾部分較為費時，因為需要在最好向與會人員發出號召，需要幾句排比式的動員令。完成後，我又立即從頭至尾順了一遍。然後在會議開始前10分鐘把講話稿送到領導手中。

會議開始後，主要領導發言在最後，利用其它領導講話和參賽隊員代表發言的時間，領導對講話材料進行了修改。在領導講話時，我起草的主要結構和重點語句都沒有變動，只是領導對其中個別用語不順的地方做了簡單修改。講話最後取得了良好的效果。結束後，領導專門把我叫到辦公室，對此進行表揚：這個材料寫的非常好，超出預期……

後來總結這個經驗主要有三點：

緊急任務面前再去翻資料、找有關人員瞭解已經不可能，只有靠平時對各項工作的全面瞭解，這是一個資料庫。需要我們平常注意閱讀蒐集各類全面的資料和資訊，多聽多看多記，讓自己的大腦中對整個單位的各項工作和事務都有一個充分的瞭解，建立一個可以隨時呼叫的資料庫。

緊急材料不要先從開頭寫，而是要在理清思路的基礎上，先把框架提綱列出來，確定了核心內容，然後去分別闡述，最好再去填頭、補尾，這樣能夠提高效率，一遍寫一邊想會讓整改材料內容條例不清晰、邏輯不嚴密。

凡事就怕認真，平時一定要加強學習，從事文字工作就更要加強責任心，緊急任務面前，冷靜沉著，算好時間賬，高度負責的完成好緊急任務，不要在開始就抱著“盡力而為”的態度，要以“全力以赴”必須完成的努力去處理緊急情況。

思路+框架+積累。只有這個辦法。

首先是思路，或者說文字材料的主體思想，這是一個文字材料的根本。沒有這個根本，文字材料就是失敗的文字材料，所以寧可慢些，也必須把思路把握好，把握準。明確這個材料到底準備是什麼場合下用，誰來用，目的是為了什麼；文字材料準備說什麼問題，說到什麼程度，這個在寫材料前就必須考慮清楚。

秘書工作也是一種科學

其次是結構。思路出來後，落實到材料上就是結構。平時的經驗就該發揮作用了，在短時間內完成的材料不必求出彩，主要是一個穩字，常規的總分總結構，問題——分析——結論——解決方案——決心等結構都可以拿來就用。

這種工具書平時得多讀多看

結構確定好後，就是具體的文字。這個時候的文字也只好拿以前的積累來充實了，堆砌、梳理、修改、去除瑕疵，基本上一篇中規中矩的文章就出來了。如果裡面有一個兩個出彩的地方，那就更好了。

紮實的基本功和長期的經驗是寫這種文字材料的基礎。

當然，以上都是建立在紮實的文字功底和長期的寫材料經驗上，否則是很難完成這個任務的。