職責說明書，也被稱為工作說明書、職位描述、崗位說明等等，界定的是“崗位存在的價值”、“崗位做什麼事/有什麼職責”和“崗位要求什麼樣的人來做”。具體內容可以根據不同需要來具體規定，一般包括：崗位名稱、所在部門、工作關係、崗位基薪等級、崗位編號、編制日期、崗位價值、職責要求、關鍵績效指標和任職資格等。

在編寫崗位職責說明書之前一般是先要做工作分析，即梳理公司的發展戰略、組織架構、部門職責，職責界限等資訊。

然後按照崗位職責說明書的內容進行梳理：

崗位使命：一般用非常簡潔和明確的一句話來表述該崗位存在的價值和目標即可。崗位價值和目標一般有公司戰略所包含的組織價值分解而來，如薪酬主管的崗位目標，建立並管理科學的薪酬體系，以確保公司對於核心人才的吸引、保留與激勵。

崗位具體職責：可以從部門職能進行分解，一般分為三級職能。

一級職能：通常用精煉的短語來概括本部門的主要業務模組和管理職能。

二級職能：一級職能之下，分解的若干子項職能，是框架性的、較為宏觀的，它不具體，很難直接操作。

三級職能：對二級職能內部的具體業務活動進行分解，是一些具體的作業專案，是可以操作的業務項。

在具體書寫是必須採用“動詞+名詞+目標” 或者“工作依據＋動詞＋名詞＋目標”的書寫格式；儘量避免採用模糊性的數量詞，如“許多”、“一些”等，儘可能表達為準確的數量。

完成了崗位職責編寫，就開始了崗位要求，崗位要求指的是與工作績效高度相關的一系列人員特徵。具體包括：為了完成工作，並取得良好的工作績效，任職者所需的具備的知識、技能、能力、以及個性特徵要求。包括：學歷要求、專業要求、職業資格、工作經驗、專業知識、工作技能、能力要求；它們是任職資格體系的基礎部分。