步驟：採購商品入庫時，由倉庫有關人員、倉庫保管員根據供應商提供的送貨清單（或發票），核對實際收到數量、規格等相符後，開制一式四聯（帶號碼有順序）入庫單，完整準確填寫對方清單號碼、品名規格、數量、有效期限（或生產日期）等各欄詳細內容，並清晰填寫姓名或加蓋個人名章，在後三聯加蓋收貨入庫專章。

第一聯：倉庫聯。由倉庫記賬員及時記賬後留存，以備其後盤點之用；

第二聯： 財務聯。連同供應商提供的相關送貨清單（或發票明細），由專人及時送交財務有關人員，作為商品已經入庫之憑證附件入賬；

第三聯：業務聯。由專人轉送銷售部門有關人員入賬，以備銷售業務人員日常開展工作之需；

第四聯：驗收聯。倉庫保管員如果與入庫單單據開制人員並非一人，倉庫保管員應在該單據上簽字。保管員已應供應商要求在對方單據上簽收過，則此聯由倉庫自行儲存，可不提供給供應商。

全部四聯單據一式開制，不得分別填寫或修改。數量有錯時應全部聯次作廢另行開制，特殊情況必須更改數量欄時，單據開制人員或保管員應在修改處簽字或加蓋個人圖章確認。採購後直接送往訂貨方：倉庫收到訂貨單或預約訂貨後，派出的採購人員，根據訂單或預約完成採購任務。完成後應將供應商名稱、結算方式（是否現付）、規格品名、數量等資料以最快方式報告倉庫負責人或其他有關人員，不得等待、遲延至送貨以後。

倉庫有關人員應提前開制送貨單。送貨人員將商品送至訂單標地返回後，倉庫保管員要以驗收單或對方另行開制的收貨入庫單為準，對比送貨單與驗收單的規格數量是否相符，對比採購單是否一致，差額應有等量實貨入庫。