採購業務流程及管理制度(試行) 總 則 第一條 為了滿足公司飛速發展的需要，為了加強對本公司物資採購與付款環節的內部控制，財務部在李總的指示下，在專案部、採購部等部門的配合下，特制定此制度。 第二條 對外採購業務內部控制制度的基本要求是採購與付款中的不相容職務應當分離，其中包括: (一)付款審批人員和付款執行人員不能同時辦理尋求供應商和洽談價格的業務; (二)採購合同的洽談人員、訂立人員和採購人員不能由一人同時擔任; (三)貨物的採購人員不能同時擔任貨物的驗收和記賬工作。 第三條 採購部門的劃分 (一)生產原材料採購:由採購部門負責辦理。 (二)日常辦公用品採購:由行政管理部或其指定的部門或專人負責辦理。 (三)對於重要材料的採購，必要時由總經理指派專人或指定部門辦理採購作業。 第四條 採購方式 一般情況，選擇下列一種最有利的方式進行採購: (一)集中計劃採購:凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理採購較為有利，採購前，先通知請購部門依計劃提出請購，採購部門集中辦理採購。 (二)長期報價採購:凡經常性使用，且使用量較大的材料，採購部門應事先選定供應廠商，議定長期供應價格，批准後通知請購部門依需要提出請購。 (三)未經公司主管領導書面同意，不得私自變更、替換現有原輔材料供應商;如有更適合供應商而需要替換原供應商的，採購部必須提交書面變更供應商陳述材料，獲得書面批准後方可變更。 (四)詢價、議價結束後，需公司主管領導書面同意方可定價，否則公司不予認可價格(特殊情況下，需電話徵得總經理同意);由此引起後果由責任人負全責。 (五)採購合同簽訂由公司指定或授權委派專人負責，否則視為無效。 第五條 詢價、比價、議價 (一)經辦人員應對廠商的報價資料進行整理並經過深入調查分析後，以電話或其他聯絡方式向供應廠商議價。 (二)凡是最低採購量超過請購量的，採購經辦人員在議價後，應在請購單中註明，經主管簽字確認後上報。 (三)採購經辦人員接到“採購申請單”後應依採購材料使用時間的緩急，並參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行產品的書面比價，經分析後進行議價，議價結果書面上報主管領導。 (四)採購部門接到請購部門(專案部、行政管理部)以電話聯絡的緊急採購情況，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單後，按一般採購程式優先辦理。 具 體 實 施 細 則 第六條 採購報銷流程圖 ...... 第七條 請購與採購 (一)使用部門根據本部門實際物資需求情況，填寫請購單(即採購單第一聯)，明確採購物資的名稱、規格、質量執行標準、數量、價格、使用日期等，交給採購部門稽核。請購單應有部門經理簽字。 (二)採購部門收到使用部門提交的請購單時，稽核後如確有必要購買，由採購經理簽字，再請總經理予以批示。採購經辦人員接到經批准的“採購申請單”(即採購單第二聯)後，應按照上述總則操作，貨比三家，選擇出合適的供應商後，並以電話或傳真確定交貨(到貨)日期。 (三) 採購單一式四份，第一聯即使用部門提交的請購單，第二聯即採購部門使用的採購申請單，第三聯交給財務(採購員核銷時),第四聯交給倉管員(以備驗收)。 第八條 驗收與入庫 (一)採購物資到貨後，採購員要及時組織質監部門、倉庫管理員進行入庫前的清點驗收，驗收過程中應首先比較所收物資與請購單、發~票賬單上的品名、規格、數量、單價是否相符，然後檢查物資有無損壞、使用效能優劣。驗收合格後，驗收部門的人員應對已收物資編制一式兩聯、事先編號的驗收單進行簽字，作為驗收和檢驗物資的依據，第一聯本部門留存，第二聯交給倉管員。 (二)倉管員根據進貨檢驗報告結果(主要是驗收單)對合格貨品進行入庫，入庫單必須透過採購員、倉管員簽字。不合格品由相關採購員辦理退貨事宜。入庫單一式三份，第一聯本部門留存，第二聯交給財務，第三聯交給採購員。 第九條 付款與核算 (一)預付款採購 1、按合同約定需要預付購貨款的，由採購員提供採購申請單、合同影印件、付款通知書(註明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號)，辦理付款批准手續後(付款通知書須由總經理簽字)，交公司財務部門辦理預付貨款業務。 2、貨物及發~票已到，驗收合格並與購貨合同、發~票及清單核對無誤後，採購員貼上好報銷票據(採購申請單、入庫單、購貨發~票、購貨合同)，財務部稽核後，由總經理簽字，財務做賬。 (二)現款採購 採購員必須憑有總經理簽字的借款單向財務部借款，採購回來後，採購員持購貨發~票到倉庫辦理入庫手續，由質監部門、倉庫保管員驗收，並開出入庫單(入庫單必須註名:供貨方名稱，貨物的名稱，數量、單價、金額、用途簽字)。入庫單必須透過採購員、保管員簽字。採購員貼上好報銷票據(採購申請單、入庫單、購貨發~票、購貨合同)，財務部稽核後，由總經理簽字，然後辦理報銷手續。 (三)後付款採購 採購員貼上好報銷票據(採購申請單、入庫單、購貨發~票、購貨合同)，財務部稽核後由總經理簽字。供應商需要結款時，由財務將款項匯出。 (四)貨物已到發~票未到，驗收合格並與購貨合同核對無誤後，如供貨方要求並經總經理簽字批准，可憑付款通知書支付不超過貨物總價值80%的貨款，待發~票到後再付清餘款;發~票已到貨物未到，不準支付購貨款。採購業務完畢後，財務部門要催促採購員及時結清購貨結餘款，不留“尾巴”。 (五)物資採購必須取得發~票方可報銷，如無特殊情況，發~票應是增值稅專用發~票。 以上僅供參考!
採購業務流程及管理制度(試行) 總 則 第一條 為了滿足公司飛速發展的需要，為了加強對本公司物資採購與付款環節的內部控制，財務部在李總的指示下，在專案部、採購部等部門的配合下，特制定此制度。 第二條 對外採購業務內部控制制度的基本要求是採購與付款中的不相容職務應當分離，其中包括: (一)付款審批人員和付款執行人員不能同時辦理尋求供應商和洽談價格的業務; (二)採購合同的洽談人員、訂立人員和採購人員不能由一人同時擔任; (三)貨物的採購人員不能同時擔任貨物的驗收和記賬工作。 第三條 採購部門的劃分 (一)生產原材料採購:由採購部門負責辦理。 (二)日常辦公用品採購:由行政管理部或其指定的部門或專人負責辦理。 (三)對於重要材料的採購，必要時由總經理指派專人或指定部門辦理採購作業。 第四條 採購方式 一般情況，選擇下列一種最有利的方式進行採購: (一)集中計劃採購:凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理採購較為有利，採購前，先通知請購部門依計劃提出請購，採購部門集中辦理採購。 (二)長期報價採購:凡經常性使用，且使用量較大的材料，採購部門應事先選定供應廠商，議定長期供應價格，批准後通知請購部門依需要提出請購。 (三)未經公司主管領導書面同意，不得私自變更、替換現有原輔材料供應商;如有更適合供應商而需要替換原供應商的，採購部必須提交書面變更供應商陳述材料，獲得書面批准後方可變更。 (四)詢價、議價結束後，需公司主管領導書面同意方可定價，否則公司不予認可價格(特殊情況下，需電話徵得總經理同意);由此引起後果由責任人負全責。 (五)採購合同簽訂由公司指定或授權委派專人負責，否則視為無效。 第五條 詢價、比價、議價 (一)經辦人員應對廠商的報價資料進行整理並經過深入調查分析後，以電話或其他聯絡方式向供應廠商議價。 (二)凡是最低採購量超過請購量的，採購經辦人員在議價後，應在請購單中註明，經主管簽字確認後上報。 (三)採購經辦人員接到“採購申請單”後應依採購材料使用時間的緩急，並參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行產品的書面比價，經分析後進行議價，議價結果書面上報主管領導。 (四)採購部門接到請購部門(專案部、行政管理部)以電話聯絡的緊急採購情況，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單後，按一般採購程式優先辦理。 具 體 實 施 細 則 第六條 採購報銷流程圖 ...... 第七條 請購與採購 (一)使用部門根據本部門實際物資需求情況，填寫請購單(即採購單第一聯)，明確採購物資的名稱、規格、質量執行標準、數量、價格、使用日期等，交給採購部門稽核。請購單應有部門經理簽字。 (二)採購部門收到使用部門提交的請購單時，稽核後如確有必要購買，由採購經理簽字，再請總經理予以批示。採購經辦人員接到經批准的“採購申請單”(即採購單第二聯)後，應按照上述總則操作，貨比三家，選擇出合適的供應商後，並以電話或傳真確定交貨(到貨)日期。 (三) 採購單一式四份，第一聯即使用部門提交的請購單，第二聯即採購部門使用的採購申請單，第三聯交給財務(採購員核銷時),第四聯交給倉管員(以備驗收)。 第八條 驗收與入庫 (一)採購物資到貨後，採購員要及時組織質監部門、倉庫管理員進行入庫前的清點驗收，驗收過程中應首先比較所收物資與請購單、發~票賬單上的品名、規格、數量、單價是否相符，然後檢查物資有無損壞、使用效能優劣。驗收合格後，驗收部門的人員應對已收物資編制一式兩聯、事先編號的驗收單進行簽字，作為驗收和檢驗物資的依據，第一聯本部門留存，第二聯交給倉管員。 (二)倉管員根據進貨檢驗報告結果(主要是驗收單)對合格貨品進行入庫，入庫單必須透過採購員、倉管員簽字。不合格品由相關採購員辦理退貨事宜。入庫單一式三份，第一聯本部門留存，第二聯交給財務，第三聯交給採購員。 第九條 付款與核算 (一)預付款採購 1、按合同約定需要預付購貨款的，由採購員提供採購申請單、合同影印件、付款通知書(註明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號)，辦理付款批准手續後(付款通知書須由總經理簽字)，交公司財務部門辦理預付貨款業務。 2、貨物及發~票已到，驗收合格並與購貨合同、發~票及清單核對無誤後，採購員貼上好報銷票據(採購申請單、入庫單、購貨發~票、購貨合同)，財務部稽核後，由總經理簽字，財務做賬。 (二)現款採購 採購員必須憑有總經理簽字的借款單向財務部借款，採購回來後，採購員持購貨發~票到倉庫辦理入庫手續，由質監部門、倉庫保管員驗收，並開出入庫單(入庫單必須註名:供貨方名稱，貨物的名稱，數量、單價、金額、用途簽字)。入庫單必須透過採購員、保管員簽字。採購員貼上好報銷票據(採購申請單、入庫單、購貨發~票、購貨合同)，財務部稽核後，由總經理簽字，然後辦理報銷手續。 (三)後付款採購 採購員貼上好報銷票據(採購申請單、入庫單、購貨發~票、購貨合同)，財務部稽核後由總經理簽字。供應商需要結款時，由財務將款項匯出。 (四)貨物已到發~票未到，驗收合格並與購貨合同核對無誤後，如供貨方要求並經總經理簽字批准，可憑付款通知書支付不超過貨物總價值80%的貨款，待發~票到後再付清餘款;發~票已到貨物未到，不準支付購貨款。採購業務完畢後，財務部門要催促採購員及時結清購貨結餘款，不留“尾巴”。 (五)物資採購必須取得發~票方可報銷，如無特殊情況，發~票應是增值稅專用發~票。 以上僅供參考!