闡述質量體系企業的質量體系應為企業的每個職工所理解並遵循，只有企業的每個部門和全體職工都十分熟悉並理解企業的質量體系及其要求，才能動員企業全體職工自覺實施。而質量體系檔案正是起到了正確、全面闡述質量體系的作用，為企業各部門和全體人員理解質量體系創造了必要條件。同時，質量體系檔案還可以起到對外宣告的作用，宣告本企業的質量方針和目標，宣告本企業的技術和管理能力，宣告本企業的質量體系完全能滿足使用者的要求規定指導質量活動質量體系必須使每項質量活動都有章可循．

發揮質量體系作用，要看企業整體上,特別是企業領導有沒有質量意識和質量管理意識. 質量管理體系是從頭到尾的質量管理要求.從企業生產的六大要素入手,從採購\生產到銷售整個過程的控制,各個環節包括細小的因素,當然也包括人.都要在控制範圍之內,目的就是讓一個一個環節都做到最好,以保證下一個環節也做到最好.這樣質量就有保證了. 質量管理管理上的一種,企業若是沒有管理意識,沒有正規意識,就很容易走敷衍了事的路線。

質量管理體系是結合企業實際設定好的質量管理模式，整個體系彷彿就是一個大的程式，按照適合企業生產實際制定好的操作程式，各個環節按規定傳遞、交接，控制。達到最終產品保證。所以說，質量管理體系也叫質量保證體系。