檔案電子化

現在政府部門也好，一些諮詢公司也好，對於文件的管理，逐步朝檔案電子化方向發展。

政府部門這方面做的還是比較完善，從檔案的分類，檔案的管理，檔案的消毀，檔案的備份，檔案的時效，等各個方面著手考慮。

網路已經成為人們工作、生活、娛樂中必不可少的物質條件之一，網路帶給我們的不僅僅是拉近人與人之間的距離，更重要的是它在我們工作當中幫助我們節省大量時間、減輕工作量、讓工作更輕鬆更便捷。

雖然網路帶給我們顛覆一個時代的改變，但目前還有很多企業資訊化應用比較落後，大多數中小企業除了財務軟體外，企業再無任何的管理軟體，企業管理主要依靠單人單機作業，業務資料資訊大部分都分佈在個人手中，依靠郵件進行資料資訊的報送和傳遞，對各種資料的彙總與分析也都僅僅依賴人工計算。

更或者，還有一部分傳統企業內部的日常資料，還是依靠紙質文件儲存，這不僅存在著大量重複勞動，消耗大量的工作時間，更大的問題是資料彙總不及時，資料資訊也缺少統一管理手段，企業資訊也不能得到有效利用，最終導致公司決策層無法掌握生產、經營、管理即時資訊。

企業內部沒有一套完善的管理系統，業務部門各自為政，對資料資訊的流轉、共享、審批等工作，就只能依靠人工低效率的方式去執行，這樣只會帶來惡性迴圈，給企業運轉帶來非常不利的環境因素。各業務人員對資料的保管也讓資料丟失的風險係數放大，資料不能統一管理，一旦某個環節的資料出現問題，往往會帶來一系列的連鎖反應。

1、業務資料在系統中高度共享，所有基礎資料只需業務人員在系統中錄入一次，其它人員便可隨時隨地進行共享呼叫，這樣既保證了統計資料的一致性，又能減少重複工作，從根源上提高工作效率；

2、定義標準業務模板，有效提高了填報的準確性、及時性、規範化，輕鬆實現報表的資料彙總，方便查詢和報批，減少紙質單據的流轉，真正意義上實現無紙化辦公；

3、資料實時儲存在伺服器上，再也不用擔心員工電腦中毒而將重要資料丟失了，只要有網路，便可以隨時登入系統調取資料資訊；

4、設定管理流程，按照規定的流程執行網上審批程式，加強環節制約能力，更能協助業務人員減少資料的出錯機率，而且管理流程還可以根據不同許可權進行指定；

5、資料及時傳遞到相關決策管理者手中，為企業的運作決策提供及時有效資料資訊；

6、大大減輕了管理人員的勞動強度，使管理人員把大量精力從資料彙總處理上，轉移到用於對資料和報表的分析和管理決策上，達到提高工作效率的目的；

7、熟悉的Excel操作介面更親和，強大的表間公式能任意引用其它報表的資料，一個Excel模板可以設定多個表間公式，相同的資料完全可以讓系統代為完成，省掉了重複錄入的環節，大大提高工作效率，減少人為錯誤，降低勞動強度；

8、出差在外也不影響公司業務流程的審批，拿出手機就能辦公，APP登入系統，輕鬆處理各種單據流程，不耽誤重要業務決策；

11、不同地區分佈子公司的企業，輕鬆實現子公司資料遠端接入，資料資訊彙集、共享、分析；

12、擴充套件性強，透過模板設定、工作流設計、許可權管控，方便快捷的最佳化或再造業務流程，及時調整企業管理模式，隨時規範管理職能和審批許可權，加強環節制約，杜絕人為傳遞的隨意性；

13、操作實施簡便，只要會Excel，熟知企業管理需求，無需程式設計，企業就可以自主開發設計和維護這個完全按照企業所需而量身構造的管理資訊系統，不用擔心企業管理會經常發生改變，無需投入二次開發費用；