隨著網際網路的發展和普及，電子郵箱（TOM企業郵箱）成為了最常用的溝通渠道，正式的商務往來郵件甚至可作為法律證據。養成安全的郵箱使用習慣非常重要。

在設定密碼時，要儘量避免使用個人資訊，包括自己和家人的姓名、生日、手機號、身份證號等。因為這些個人資訊常常會處於公開狀態，非常容易被破譯和猜測到。同時，也要避開過於簡單的弱密碼，比如abc123、123456、iloveyou、admin、等等。這樣的密碼存在共同的問題——長度過短、形式單一、內容簡單，這樣的弱密碼，會降低郵箱帳號的安全係數。此外，TOM企業郵箱安全專家建議，對於不要長期使用相同的密碼，要養成定期修改密碼的習慣，安全更有保障。

不少使用者因為業務緊急，經常在網咖等公共場所登入企業郵箱，進而出現郵箱被盜情況。TOM企業郵箱建議使用者儘可能用個人電腦登入郵箱，並定期電腦查毒，防止木馬植入。此外，還應檢查郵箱設定，比如來信分類，自動轉發，自助查詢IP登入是否正常等。

一些外貿或金融類的企業，經常會和客戶進行郵件溝通買賣合同或匯款事宜，為了保障交易過程的安全，TOM企業郵箱建議使用者在傳送機密性較高的郵件時，使用郵件加密功能，收件人此時需要用密碼才能檢視郵件；另外，在收到客戶郵件時，要留意發信人是否被偽造。