Personal Statement（簡稱PS）是海外大學用於瞭解申請人個人的背景、申請目的、興趣特長、工作社會經歷、研究方向等資訊的重要依據，一篇成功的PS不但應該語言流暢、邏輯嚴謹、層次分明，更要充分展示申請人的才華並抓住審閱人的眼睛，高質量且與眾不同的PS能讓你從眾多申請者中脫穎而出，也是拿到名校錄取的王牌。

Statement of Purpose（簡稱SOP）是學校獲悉申請人申請該學校、該專業的具體意圖以及將來的發展計劃的途徑。需要著重展示PS中個人學習和工作期間的主要成果，做過什麼研究、寫過什麼論文、出國學習的目的和專業計劃以及完成學業之後的工作計劃。SOP是所有出國檔案中最重要的一部分，是申請者最主要的自我展示舞臺和成功地推介自己必不可少的敲門磚。

Curriculum Vitae（簡稱CV），CV主要是用於申請學術、教育、科研職位，或者申請獎學金等等。CV的目的是讓對方清晰地瞭解申請人的全面情況，應力求真實、全面、簡潔的基礎上準備地反映自己受教育及專業工作的經歷，特別是近年來的工作方向、研究興趣及成果等。

Recommendation Letter（簡稱RL），推薦信是所有申請材料中唯一一個從第三者角度對申請人進行評價的材料，需要推薦人從申請人的學習成績、學術能力、研究潛質、工作能力及性格特點進行評價。因此，“有分量的”推薦信很重要，可能直接關係到申請人是否被錄取或是否可以拿到獎學金。

Essay是院校要求的命題式話題作文，一般在申請美國本科或是研究生的時候，需要寫Essay，申請者需要選擇題目來展現自己的與眾不同的能力，Essay的好壞很大程度上決定了一個人的申請成功與否，約佔整個申請70%的分量。Essay寫的好壞除了跟申請人自身的經歷有關，還要看你如何選材、如何使材料看起來豐富又沒有重複感。

一般申請海外的本科和研究生是需要1個PS/SOP+CV+2-3封推薦信，但有的國家不需要文書材料也可以申請，比如澳洲大部分專業和學校。

Essay是申請美國商科學生，一些學校會要求學生提供Essay，申請博士的話需要先套磁，那麼也是需要套磁信的。