在企業的起步階段，客戶的積累很重要，需要一個能有序地積累和管理客戶資料的工具，並能利用這個工具對客戶進行主動營銷，如定期傳送郵件、簡訊，新產品通知等方便與客戶進行互動，這樣才可能保持與客戶之間的親密的關係，讓客戶在有需要的時候一下子就能想到你。因此我們需要透過一個工具設定一個固定的管理規則，並把所有業務記錄自動保留下來，任憑業務如何發展也不怕人員流動。

在企業不斷髮展中，客戶資訊、產品、業務過程等也越來越有價值，保密工作就不容忽視，我們需要一個能幫助保密的工具，為了企業更好的發展，需要服務好客戶、研發好產品，也需要一個能幫助跟蹤客戶業務過程的工具、一個能對員工進行業務工作態度檢查的工具。

企業發展中積累了大量的成交、潛在客戶，有些可能很久都沒發生過聯絡，業務開拓需要主動與持續，但面對大量的客戶資訊資源又很難記住哪些客戶什麼時候跟進過，什麼時候需要再跟進，給每個客戶發一次郵件可能需要幾天時間，週期或重複向客戶傳送郵件，又可能被當作垃圾郵件後拒收，怎樣才能使客戶跟進高效而有效呢？那就是利用CRM系統性的管理客戶資源。

這是企業使用CRM的優點，缺點就是有的CRM系統應用十分複雜，操作繁瑣，初次接觸CRM的人員很難理解CRM的結構，但上手後就覺得方便了。