備用金一般按使用明細劃分，又分兩種情況： 一、預支備用金，就是指沒有建立定額備用金制度的單位了，比如採購部門平時手裡不能拿錢，需要時向財務借，那麼這時分錄， 借：備用金（也叫“其他應收款”） 貸：銀行存款 當採購完成，憑費用憑證報銷時，一般就按多退少補的原則進行分錄， 借：各種費用或成本 銀行存款（“多退”才有） 貸：備用金（其他應收款） 銀行存款（“少補”才有） 二、建立有定額備用金制度的單位，那麼採購部平時手裡就有一部分錢為了應付緊急的採購任務，這錢就叫“備用金”，因為是有個核定額度的，所有又叫“定額備用金”。

採購之後，採購部的備用金雖會減少，但馬上可以從財務那補足原先定額。那麼，建立或提高備用金的分錄就是， 借：備用金 貸：銀行存款 當採購完成，憑費用憑證報銷時，不按“多退”只按“少補”的原則進行，這是因為定額備用金的餘額不用結轉，反而要憑各種費用憑證和備用金定額先填補不足的部分。

補足備用金的分錄是， 借：備用金（補足定額的部分） 貸：銀行存款 之後才是憑費用憑證從銀行存款科目裡報銷各種費用或成本，分錄是， 借：各種費用或成本（核算實際採購金額，即報銷金額） 貸：銀行存款 其實備用金就是企業的其他應收款或現金，只是出於管理的考量不再存於財務部門的現金，不知道你聽明白了沒有。