一、確定會議內容、會議時間、地點、物件、經費。

1、 確定會議目的及內容。

2、 確認主要領導人是否有空，確定是否和重要工作有時間上的衝突。

3、 確認會議場地是否能滿足會議需要，如外定酒店會議室，提前聯絡酒店。

4、 向財務中心申請會議經費預算。

三、會議負責人安排會議議程。

1、 確認會議主要流程及各發言人內容。

2、 控制會議時間，安排會中休息。

四、會議材料的撰寫

1、 安排會議主旨材料撰寫。

2、 通知發言人準備講稿。

3、 準備會議需用材料，準備電子文件和紙質文件便於查閱。

4、 撰寫領導的發言報告。

5、 準備主持詞。

五、會前會場準備工作。

1、 分配會議各項工作，提前落實到部門和個人。

2、 佈置會議場地，打掃會場衛生，準備鮮花盆栽。

3、 檢查會議使用裝置（音響、話筒、投影儀等）是否正常運轉。

4、 準備會議需用道具。

5、 給參會人員準備紙和筆。

6、 如參會人員距離會場過遠，安排車輛接送。

7、 製作會議指南，含會議時間、地點、流程、注意事項（會場紀律），分發或通知參會人員。

六、安排會議預演。

1、 在會議召開前1-2天，會議準備人員進行會議效果預演，及 時發現問題，完善會議準備工作。

2、 稽核所有發言人講稿，稽核會議所用資料是否正確。