企業籤批流程一般為部門經理、財務部經辦人、財務總監、主管副總。如果公司沒有實行預算管理,還可能需要總經理簽字。這麼多人的籤批各有其作用,部門經理簽字作用是為了證明事項屬實,財務部經辦人簽字是證明發票合規、金額無誤、費用在預算範圍內,財務總監簽字是為了知曉資金流向,副總或總經理簽字是審批同意該筆報銷。
這只是費用報銷籤批的常規操作,實際可能比這要複雜得多。不少企業架構複雜、矩陣管理、多頭負責,員工費用報銷動輒需要十數人簽字。這麼一長串簽字真的都有必要嗎?
從內控的角度看,一筆資金支出有三人籤批、相互牽制則可避免舞弊。以費用報銷為例,這三個人可以是直接主管、部門領導、財務部經辦人。企業規模較小時,直接主管、部門領導可能就是一個人。
資金支出審批簽字是重要的內控手段,籤批流程一般由財務部門設計。很多企業財務部門喜歡打著加強內控的幌子,肆意把籤批流程拉得越來越長。拉長的籤批大體可歸為兩種情形:
第一,財務對業務思考不夠,沒有能力識別有效的籤批人。本來只需要三人籤批就夠了,因為不清楚是哪3個人,結果就設計成了13個人籤批了。設計者的意圖是,只要13個人含住了這3個人,風險就控制住了。道理雖如此,結果未必如此。這種設計容易導致籤批跟風走形式,只要前面簽了,後面就跟簽了事。
第二,把知情權與審批權混同了。知情權只需要知情,審批權需要決策,設計者沒有考慮此中差別。如果只需要對資金支出事項知情,知會即可,並不需要籤批。
把簡單問題複雜化就像魔怔一樣,幾乎會成為管理的趨勢。這種趨勢等於預設追求內控安全可以損害部分執行效率。在很多人眼裡,安全比效率重要,於是冗長的簽字流程會被不斷強化,不斷固化。
除此之外,會計人員出於免責的考慮,在此過程中不乏推波助瀾之嫌。
2015年11月,華為財務曾因《一次付款的艱難旅程》,被任正非先生簽發電郵怒斥,“據我所知,這不是一個偶然事件,不知從何時起,財務忘了自己的本職是為業務服務、為作戰服務,什麼時候變成了頤指氣使,皮之不存,毛將焉附。”
《一次付款的艱難旅程》背後反映的是財務人趨利避害的“算計”,按流程審批,自己沒有責任;不按流程審批,事做成了自己沒有功勞,做壞了自己要承擔責任。
企業籤批流程一般為部門經理、財務部經辦人、財務總監、主管副總。如果公司沒有實行預算管理,還可能需要總經理簽字。這麼多人的籤批各有其作用,部門經理簽字作用是為了證明事項屬實,財務部經辦人簽字是證明發票合規、金額無誤、費用在預算範圍內,財務總監簽字是為了知曉資金流向,副總或總經理簽字是審批同意該筆報銷。
這只是費用報銷籤批的常規操作,實際可能比這要複雜得多。不少企業架構複雜、矩陣管理、多頭負責,員工費用報銷動輒需要十數人簽字。這麼一長串簽字真的都有必要嗎?
從內控的角度看,一筆資金支出有三人籤批、相互牽制則可避免舞弊。以費用報銷為例,這三個人可以是直接主管、部門領導、財務部經辦人。企業規模較小時,直接主管、部門領導可能就是一個人。
資金支出審批簽字是重要的內控手段,籤批流程一般由財務部門設計。很多企業財務部門喜歡打著加強內控的幌子,肆意把籤批流程拉得越來越長。拉長的籤批大體可歸為兩種情形:
第一,財務對業務思考不夠,沒有能力識別有效的籤批人。本來只需要三人籤批就夠了,因為不清楚是哪3個人,結果就設計成了13個人籤批了。設計者的意圖是,只要13個人含住了這3個人,風險就控制住了。道理雖如此,結果未必如此。這種設計容易導致籤批跟風走形式,只要前面簽了,後面就跟簽了事。
第二,把知情權與審批權混同了。知情權只需要知情,審批權需要決策,設計者沒有考慮此中差別。如果只需要對資金支出事項知情,知會即可,並不需要籤批。
把簡單問題複雜化就像魔怔一樣,幾乎會成為管理的趨勢。這種趨勢等於預設追求內控安全可以損害部分執行效率。在很多人眼裡,安全比效率重要,於是冗長的簽字流程會被不斷強化,不斷固化。
除此之外,會計人員出於免責的考慮,在此過程中不乏推波助瀾之嫌。
2015年11月,華為財務曾因《一次付款的艱難旅程》,被任正非先生簽發電郵怒斥,“據我所知,這不是一個偶然事件,不知從何時起,財務忘了自己的本職是為業務服務、為作戰服務,什麼時候變成了頤指氣使,皮之不存,毛將焉附。”
《一次付款的艱難旅程》背後反映的是財務人趨利避害的“算計”,按流程審批,自己沒有責任;不按流程審批,事做成了自己沒有功勞,做壞了自己要承擔責任。