1、首先要對對方能夠前來參加面試表示感謝。

2、要表達你們是經過嚴格評估和慎重考慮之後才做出的判斷和決定（意思到就行了，不一定要直接這樣說），以示對對方的尊重同時也能體現公司的形象。

3、按照初試或複試對人選性格的判斷和了解選擇適當的表達方式，如果確實有工作經驗或者其他硬性條件方面達不到標準，可以直接告訴對方是什麼原因，也就是讓對方明白到是“死”在哪裡，如果是因為外形或性格方面的原因就需要委婉一些來表達，某些情況下可以選擇“和我們的實際需要有一些差異”類似的言辭，一般情況下尤其是中高層經歷職場多年，對這種“言下之意”都比較明白，而且經過面試之後也會對自己的勝任度有個基本判斷。有些人選會比較難纏，他們自我定位過高，感覺良好，覺得自己的各項能力都很突出，容易搞得你的電話回覆更像是一場辯論，這種情況下就是見人說人話，見鬼說鬼話，抓住對方某個確實存在而且確實不能勝任的弱點因素進行解釋。實在不行就說我們的崗位需求發生了臨時調整。

4、表示會持續關注人選，表達以後合作的期望。因為部分人選的實際崗位經驗和空缺崗位的職能有本質上的差異（跨崗位應聘），並非人選本身素質的問題，而是人選實際和崗位需求不對稱。這對後期補充合適的崗位人選很有幫助，留有餘地。

5、再次表示抱歉並感謝對方應邀面試。