書信寫作格式書信歷史悠久，其格式也幾經變化。今天，按通行的習慣，書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結尾、署名和日期。1．稱呼也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。稱呼要在信紙第一行頂格寫起，後加“：”，冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關係。

（具體可參見第四編《應酬稱謂》）稱呼可用姓名、稱謂，還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。這裡簡要說明幾條細則：（1）給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等；親戚關係的，就寫關係的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”等。

對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。（2）給平輩的信。夫妻或戀愛關係，可直接用對方名字，愛稱加修飾語或直接用修飾語，如“麗”、“敏華”、“親愛的”等；同學、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、暱稱或加上“同學”、“同志”，如“瑞生”、“老紀”、“小鄒”、“三毛”等。

（3）給晚輩的信。一般直接寫名字，如“樂毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字後加上輩分稱謂，如“李花侄女”等；亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”等。（4）給師長的信，通常只寫其性或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。

對於十分熟悉的師長，也可單稱“老師”、“師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱“孫松平老師”、“王達夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對於學有專長、德高望重的師長，往往在姓後加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名後加“先生”二字。

為鄭重起見，也有以職務相稱的，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。（5）給一個單位或幾個人的信，又不指定姓名的，可寫“同志們”、“諸位先生”、“XX等同志”等。給機關團體的信，可直接寫機關團體名稱。如“XX委員會”、“XX公司”。致機關團體領導人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務作稱呼，亦可直接在機關團體稱呼之後加上“領導同志”、“負責同志”、“總經理”、“廠長”等。

如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下並排在一起，也可一前一後，尊長者在前。上述五種場合，有時還可按特殊物件，視情況加上“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱“尊敬的”，反而顯得見外，對無特殊關係的年輕女性貿然稱呼“親愛的”，那就有失檢點了。

2．正文正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好！”“近好！”依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節愉快！”問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。

問候語之後，常有幾句啟始語。如“久未見面，別來無恙。”“近來一切可好？”“久未通訊，甚念！”之類。問候語要注意簡潔、得體。接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請託、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。

這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。3．結尾正文寫完後，都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話，作為書信的結尾。

習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。（可參見下節《常用書信用語》的“祝頌語”。）結尾的習慣寫法有兩種：（1）在正文寫完之後，緊接著寫“此致”，轉一行頂格或空兩格寫“敬禮”。

（2）不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之後。也可以在正文結尾下另起一行寫“祝你”、“敬祝”，再空兩格寫上“安好”、“健康”等。4．署名和日期在書信最後一行，署上寫信人的姓名。

署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，後邊寫名字，不必寫姓。如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。而在署名之後，有時還視情加上“恭呈”、“謹上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。

日期一項，用以註明寫完信的時間，寫在署名之後或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應如此。

Dear Mr. Henkel,

We acknowledge the receipt of your letter and its enclosure of February 10 about thesupply of washing machines.

We regret that it is difficult for us to consider the purchase as our company does not need the item for the time being. We have recorded your quotation of our further use.

Thank you for your kind attention to this reply.

Yours faithfully,

Li Xiang