ERP系統業務操作流程 一、目的 透過ERP系統實施，規範日常業務操作流程，提升企業管理水平，保障ERP系統正常執行。 二、基礎檔案設定和錄入 1、專案檔案：《銷售立項審批表》批准後，市場部在專案檔案中新增“銷售專案號”,計劃部在確定生產令號後，修改專案號中的生產令號與實際的生產令號一致。 2、客戶名稱檔案：銷售合同成立，銷售部按合同簽訂單位名稱（合同章名稱）在往來單位項下的客戶檔案下新增客戶名稱。 3、產成品編碼：工藝技術在圖紙定型後，錄入產品結構前給產成品命名、並按《物料編碼規則》在存貨檔案中加入產成品編碼檔案。 4、材料清單：工藝技術部在圖紙定型後，下達《設計通知單》時，將《材料清單》錄入產品結構 5、材料編碼：增加新的原材料品種和規格時，採購部根據《物料編碼規則》加入材料編碼檔案。 6、半成品編碼：產品定型後，工藝技術部對主機產品通用部件命名、並按《物料編碼規則》加入半成品編碼檔案。 7、供應商名稱檔案：增加新的供應商時，由採購部增加錄入供應商檔案。 三、採購業務系統操作流程 根據公司的經營生產模式，生產用與辦公用物資（食堂生活物資除外）一律需先有計劃、申請，經總經理或主管副總批准後方可採購。主要流程如下： 1、採購計劃或申請：分工藝技術部主機材料清單、工程技術部發貨清單與臨時申請（請購單）兩類。由需用部門根據採購要求提前書面提出計劃或申請，批准後交採購部。 2、採購訂單：採購部根據計劃或申請尋找確定供應商，簽訂購貨合同，錄入“採購訂單”，通知財務部稽核，並及時將採購任務交給採購員採購。 3、到貨：供應商必須提供兩聯送貨單，到貨後，倉庫保管員驗收數量和外觀質量後根據“訂單”生成“採購到貨單”，並列印交質量部作為“物資檢驗單”（為保證工作的流暢性，當日的業務應當日完成，各倉管員在收貨物時，請提醒供應商隨貨帶來送貨單，如只有一聯的請影印，可給我們以後的工作帶來方便）。 4、入庫：保管員根據“送貨單”和“物資檢驗單”修改“採購到貨單”的實收數量，生成“採購入庫單”。“採購入庫單”一式二聯（第一聯入庫聯、第二聯採購報帳聯）。倉庫將“採購入庫單”、“送貨單”、“檢驗單”對應在次日9：00前交財務部稽核。 5、稽核：財務部人員核對“採購入庫單”、“送貨單”、“檢驗單”的內容是否相符，專案是否齊全後在“採購入庫單”上簽字。第二聯交採購部報帳，入庫聯和“送貨單”、“檢驗單”對應由倉庫裝訂。 6、來票：提供增值稅專用發票；臨時採購應當時取得發票，往來供應商必須及時開出發票，採購部業務員根據“採購入庫單”複製生成發票或直接錄入發票，並將採購入庫單第二聯與送貨單、發票對應交財務部。財務部會計稽核採購發票，根據發票情況作現付處理，並勾對採購入庫單與發票結算處理。 7、付款：供應部提出付款申請，財務部會計根據到票及合同約定付款條件稽核付款。 8、退貨：已入庫退貨，錄入紅字“採購入庫單”退貨。 9、月結：財務部根據採購入庫單及實際情況在存貨核算管理中生成採購入庫暫估入賬，並進行月結。 四、庫存業務系統操作流程 1、材料出庫 ——填單：由領料員填寫一式三聯的（必須註明生產令號）手工領料單（第一聯存根聯、第二聯財務聯、第三聯倉庫聯），經部門經理審批後（生產領料由生產計劃批准），交倉管員錄入材料出庫單據，作為領取材料的依據。 ——出庫：倉管員根據銷售專案或部門的領料單進行資料錄入，輸入的內容為：收發類別、部門、倉庫、存貨編碼、數量、生產令號（銷售專案號）等專案，並列印一式四聯(第一聯存根聯、第二聯財務聯、第三聯倉庫聯、第四聯領料聯)的材料出庫單。經領料人確認簽字後，拿一式三聯的材料出庫單到倉管員處領料，倉管員核對後簽字發料，並稽核庫存系統中的材料出庫單。 ——稽核和核對：材料出庫單第一聯存根與原始單據由倉管員裝訂儲存，材料出庫單第二聯財務聯與領料單第二聯於次日9：00之前交與財務部，第三聯倉庫聯倉管員進行實物核對，確認庫系統中的資料並裝訂儲存，第四聯領料聯留領料部門作領用材料依據。 2、產品入庫業務： 產品主機完工，質量部貼好合格證，由生產部指定人員在當天辦理入庫，填寫“產成品入庫單”，倉管員根據到現場確認型號和清點數量無誤後簽字，錄入“產品入庫單”，輸入內容為：收發類別、部門、生產批號、專案編號、存貨編號、數量等。 五、銷售業務系統操作流程 1、發貨清單：由工程技術部在設計通知單出來即時編制“發貨清單”錄入“銷售訂單”。並通知生產部稽核。 2、發貨通知：計劃部跟蹤銷售合同，財務部收到符合發貨條件的貨款時，以書面形式通知計劃部，計劃部根據“銷售訂單”生成銷售發貨單，與《貨款回收擔保書》一起到財務部蓋放行章。 3、發貨：倉庫根據銷售訂單備貨，填寫實發數量，發貨員認可簽字後，票據員在系統中進行稽核生成銷售出庫單。 4、補貨：由計劃部填寫發貨單到財務部蓋放行證章，發貨流程同上。 5、發票：財務根據金稅軟體開具的發票在用友系統中錄入發票資料，發票型別與實際發票保持一致，錄入的發票儲存時注意倉庫的正確性，錄入的發票儲存後進行復核。 6、會計處理：在應收系統中對發票稽核，收款時發票與收款單據核銷處理，同時在庫存管理中對發票生成的銷售出庫單據稽核，在存貨核算中對銷售出庫單據記帳，生成銷售成本結轉憑證。 六、禁令 不許不按規定錄入相應的檔案資料和按時完成流程中規定的工作，因此而貽誤工作，視情節給予記過、罰款、直至賠償經濟損失的處分。 七、其他 1、相關檔案和表格 《計劃管理規定》、《材料清單》、《發貨清單》、《發貨通知單》、《貨款回收擔保書》、《銷售立項審批表》、《補發材料申請表》、《月採購計劃》、《請購單》。 2、本流程檔案為試行檔案，試行過程中如有不適應將進行修改
ERP系統業務操作流程 一、目的 透過ERP系統實施，規範日常業務操作流程，提升企業管理水平，保障ERP系統正常執行。 二、基礎檔案設定和錄入 1、專案檔案：《銷售立項審批表》批准後，市場部在專案檔案中新增“銷售專案號”,計劃部在確定生產令號後，修改專案號中的生產令號與實際的生產令號一致。 2、客戶名稱檔案：銷售合同成立，銷售部按合同簽訂單位名稱（合同章名稱）在往來單位項下的客戶檔案下新增客戶名稱。 3、產成品編碼：工藝技術在圖紙定型後，錄入產品結構前給產成品命名、並按《物料編碼規則》在存貨檔案中加入產成品編碼檔案。 4、材料清單：工藝技術部在圖紙定型後，下達《設計通知單》時，將《材料清單》錄入產品結構 5、材料編碼：增加新的原材料品種和規格時，採購部根據《物料編碼規則》加入材料編碼檔案。 6、半成品編碼：產品定型後，工藝技術部對主機產品通用部件命名、並按《物料編碼規則》加入半成品編碼檔案。 7、供應商名稱檔案：增加新的供應商時，由採購部增加錄入供應商檔案。 三、採購業務系統操作流程 根據公司的經營生產模式，生產用與辦公用物資（食堂生活物資除外）一律需先有計劃、申請，經總經理或主管副總批准後方可採購。主要流程如下： 1、採購計劃或申請：分工藝技術部主機材料清單、工程技術部發貨清單與臨時申請（請購單）兩類。由需用部門根據採購要求提前書面提出計劃或申請，批准後交採購部。 2、採購訂單：採購部根據計劃或申請尋找確定供應商，簽訂購貨合同，錄入“採購訂單”，通知財務部稽核，並及時將採購任務交給採購員採購。 3、到貨：供應商必須提供兩聯送貨單，到貨後，倉庫保管員驗收數量和外觀質量後根據“訂單”生成“採購到貨單”，並列印交質量部作為“物資檢驗單”（為保證工作的流暢性，當日的業務應當日完成，各倉管員在收貨物時，請提醒供應商隨貨帶來送貨單，如只有一聯的請影印，可給我們以後的工作帶來方便）。 4、入庫：保管員根據“送貨單”和“物資檢驗單”修改“採購到貨單”的實收數量，生成“採購入庫單”。“採購入庫單”一式二聯（第一聯入庫聯、第二聯採購報帳聯）。倉庫將“採購入庫單”、“送貨單”、“檢驗單”對應在次日9：00前交財務部稽核。 5、稽核：財務部人員核對“採購入庫單”、“送貨單”、“檢驗單”的內容是否相符，專案是否齊全後在“採購入庫單”上簽字。第二聯交採購部報帳，入庫聯和“送貨單”、“檢驗單”對應由倉庫裝訂。 6、來票：提供增值稅專用發票；臨時採購應當時取得發票，往來供應商必須及時開出發票，採購部業務員根據“採購入庫單”複製生成發票或直接錄入發票，並將採購入庫單第二聯與送貨單、發票對應交財務部。財務部會計稽核採購發票，根據發票情況作現付處理，並勾對採購入庫單與發票結算處理。 7、付款：供應部提出付款申請，財務部會計根據到票及合同約定付款條件稽核付款。 8、退貨：已入庫退貨，錄入紅字“採購入庫單”退貨。 9、月結：財務部根據採購入庫單及實際情況在存貨核算管理中生成採購入庫暫估入賬，並進行月結。 四、庫存業務系統操作流程 1、材料出庫 ——填單：由領料員填寫一式三聯的（必須註明生產令號）手工領料單（第一聯存根聯、第二聯財務聯、第三聯倉庫聯），經部門經理審批後（生產領料由生產計劃批准），交倉管員錄入材料出庫單據，作為領取材料的依據。 ——出庫：倉管員根據銷售專案或部門的領料單進行資料錄入，輸入的內容為：收發類別、部門、倉庫、存貨編碼、數量、生產令號（銷售專案號）等專案，並列印一式四聯(第一聯存根聯、第二聯財務聯、第三聯倉庫聯、第四聯領料聯)的材料出庫單。經領料人確認簽字後，拿一式三聯的材料出庫單到倉管員處領料，倉管員核對後簽字發料，並稽核庫存系統中的材料出庫單。 ——稽核和核對：材料出庫單第一聯存根與原始單據由倉管員裝訂儲存，材料出庫單第二聯財務聯與領料單第二聯於次日9：00之前交與財務部，第三聯倉庫聯倉管員進行實物核對，確認庫系統中的資料並裝訂儲存，第四聯領料聯留領料部門作領用材料依據。 2、產品入庫業務： 產品主機完工，質量部貼好合格證，由生產部指定人員在當天辦理入庫，填寫“產成品入庫單”，倉管員根據到現場確認型號和清點數量無誤後簽字，錄入“產品入庫單”，輸入內容為：收發類別、部門、生產批號、專案編號、存貨編號、數量等。 五、銷售業務系統操作流程 1、發貨清單：由工程技術部在設計通知單出來即時編制“發貨清單”錄入“銷售訂單”。並通知生產部稽核。 2、發貨通知：計劃部跟蹤銷售合同，財務部收到符合發貨條件的貨款時，以書面形式通知計劃部，計劃部根據“銷售訂單”生成銷售發貨單，與《貨款回收擔保書》一起到財務部蓋放行章。 3、發貨：倉庫根據銷售訂單備貨，填寫實發數量，發貨員認可簽字後，票據員在系統中進行稽核生成銷售出庫單。 4、補貨：由計劃部填寫發貨單到財務部蓋放行證章，發貨流程同上。 5、發票：財務根據金稅軟體開具的發票在用友系統中錄入發票資料，發票型別與實際發票保持一致，錄入的發票儲存時注意倉庫的正確性，錄入的發票儲存後進行復核。 6、會計處理：在應收系統中對發票稽核，收款時發票與收款單據核銷處理，同時在庫存管理中對發票生成的銷售出庫單據稽核，在存貨核算中對銷售出庫單據記帳，生成銷售成本結轉憑證。 六、禁令 不許不按規定錄入相應的檔案資料和按時完成流程中規定的工作，因此而貽誤工作，視情節給予記過、罰款、直至賠償經濟損失的處分。 七、其他 1、相關檔案和表格 《計劃管理規定》、《材料清單》、《發貨清單》、《發貨通知單》、《貨款回收擔保書》、《銷售立項審批表》、《補發材料申請表》、《月採購計劃》、《請購單》。 2、本流程檔案為試行檔案，試行過程中如有不適應將進行修改