一、郵件標題只能是客戶求購的產品名稱，而不要加其它的任何多餘語言。這樣，客戶開啟你郵件的可能性一般可達到100%；

二、開頭語簡潔帶過證明你是專業而老練的商人，可立即拉近與客戶的距離，而對商人來說過多的寒喧實在是多餘；不少人喜歡一開始就說從何得知該客戶的。建議你一般情況下最好不用提，客戶在那裡釋出過求購資訊，客戶自己知道，多說多餘；

三、開頭語特忌諱主動過多介紹自己，因為會給人一種推銷的感覺，給人的第一感覺就不好。事實上，沒有幾個客戶會有耐心來閱讀你的長篇介紹的，不主動過多介紹自己將一定反而會給客戶一種很自信、很專業的印象，這種印象對你來說是非常重要的；

那麼，“過多”的標準是什麼呢？我們認為，介紹性語言超過兩句即是“過多”！

四、簡潔開頭後，你必須立即進入正文，即報價，因為客戶最關心的無非是產品規格與價格而已，你如不能提供客戶想要的東西，客戶回你幹嗎？立即進入報價，證明你是專業做該行的，你是有誠意、實實在在想做生意的，大家的時間都很寶貴，都不想浪費時間，特別是歐美商人更是如此；

有人說，客戶詢盤中規格說的不全，無法報價，事實上，沒有那個外商會在詢盤中一次就把要求說完的，你可估摸著試探性報，報錯了沒關係，這只是證明你是專業的、多年做該行的，如所報的規格與客戶所要的不符，客戶一般會很快回復你並詳細告訴你他所需產品的具體要求的；有人總喜歡第一次聯絡客戶時就問東問西的，有些國家的客戶（如印度、南韓）可能會耐心回你，但對大多數歐美客商（如美國）來說，他們一般是不會回覆該類郵件的；

五、所報的價必須是實價，必須與現有的市場行情相吻合，價太低，客戶知道你不是做該行，不會理你；價太高也會嚇跑客戶，客戶也不會回你，所以，切勿亂報價，應瞭解清楚了、多比較後再報，對新產品、對外貿公司來說這點尤其重要；

六、第一次聯絡客戶時，除非客戶在詢盤中提出，最好不要主動附上圖片，以免被刪或被國外反垃圾郵件軟體攔截；

七、與客戶第一次聯絡最好用HOTMAIL郵箱，或在郵件中另附上你的HOTMAIL郵箱，因為垃圾郵件氾濫的原因，中國越來越多的郵件伺服器被國外打入黑名單，你發的郵件可能最終進不了客戶的郵箱，或客戶回你的郵件你也收不到，這種情況已越來越嚴重，

而用HOTMAIL郵箱一般不會有這方面的問題；

八、強烈建議：如你不能報出有一定竟爭力的價格，請最好不要聯絡客戶，既然報不了價自然就成不了，不僅客戶很可能不會理你，你又何必浪費你及外商寶貴的工作時間呢？對外貿公司來說，何不在貨源上多下點功夫，效果一定好很多！

總之，你聯絡客戶的目地無非是為了爭取能最終成交，而要能最終實現成交的目地，你起碼總要邁過產品規格相符、出口報價適當這兩個檻，直接洽談這兩個最重要的問題，不僅外商喜歡，也必能大大縮短成交的程序，大家何樂何不為呢？

1.不要用免費郵件

外貿行業進行郵件傳送，不建議使用免費的郵箱和質量不高的郵件傳送平臺。 大多數人在郵件來往時，都會使用來自gmail，yahoo或hotmail等免費電子郵件域的電子郵件。對於個人來說，這樣免費的電子郵件輕量使用已經夠用了，但對於企業端，尤其是外貿行業，這樣的郵箱安全性、穩定性、到達率都無法滿足。尤其是域名和IP的信譽度問題，信譽度是需要長期穩定合理的傳送來慢慢培養的。基本上各大郵件運營商都會檢測IP之前的傳送歷史，如果IP傳送歷史很差，如果有不良的傳送歷史，甚至進入到黑名單，將會被郵件運營商判定為垃圾郵件，直接進入垃圾箱。為了解決這個問題，WAYINCLOUD郵件平臺透過自動IP預熱功能，將會自動為您新增的新域名或獨立IP進行前期預熱。而且WAYINCLOUD的自動IP預熱是針對單個域進行點對點的預熱，解決傳統預熱機制的低效率和需要手動預熱的問題。

2.郵件傳送時間

郵件傳送的時間需要根據傳送物件的以下因素來決定：

所處國家地區不同所處時區不同工作和作息習慣不同閱讀郵件的時間不同以及郵件內容的不同

因此在郵件傳送的時間，可以參照以下步驟：

首先要了解發送物件那裡的時間；國外客戶一般9點上班，可以在9點前傳送，但可能不會細看您的郵件；10:30-11:30 這個時段可能把緊急的事情忙完了，收到郵件提示，會進行閱讀回覆；11:30-12:30 午餐和休息時間；12:30-2:00 可能會檢視下郵件；2:00-3:30 處理未完成的工作；4:00-5:30 下班前，清理下郵箱，看看有沒有漏掉的東西，這個時候發可能效果較好；週六週日不建議傳送，週一、週三、週五郵件的閱讀率比較高。

3.不同的文化差異

跨境貿易的時候，因為不同國家有著不同的習俗、喜好和禁忌，我們需要根據不同國家的人來制定不一樣的郵件內容。比如歐洲人尤其是德華人，做事比較嚴謹、計劃性強，郵件風格可能需要條理清晰、一板一眼。美華人自由散漫一點，注重效率，郵件風格就要簡單明瞭、直來直去。日本人比較謹小慎微，注重禮貌和細節，郵件最好有恰當的禮貌用語，不要犯一些細節上的錯誤。但無論是發給哪個國家的客戶，總體來說是有一些共同點的，比如大多數國家不喜歡13這個數字，喜歡7這個數字。郵件內容要儘量做到簡潔明瞭、親切友好、不要長篇大論。

4.基礎格式問題

a.敏感詞彙使用一些營銷性質的高頻詞，使得被判定為垃圾郵件的可能性更大。因此我們要儘可能規避敏感詞彙，比如：Free,Win,Price,Income,Check等。

b.標題大小寫標題不要全部用大寫，很容易被判定為垃圾郵件。

c.符號錯用、濫用如果主題裡包含問號或感嘆號，都有可能觸發垃圾郵件過濾規則。比如：Did you get the proposal?Let me know!

d.字型和格式郵件正文的字型大小、顏色要統一。儘量使用國際上比較流行或通用的字型，因為客戶使用的作業系統或者終端，可能不顯示或者出現亂碼問題。

e.電腦端、移動端同時適配移動智慧終端的流行，讓閱讀郵件不僅限於電腦桌面端，因此我們在寫郵件時一定要注意電腦端和移動端的同時適配。比如使用WAYINCLOUD微營雲編輯器，在編輯時可以隨時預覽桌面端和移動端的介面。

釋出於 2020-02-26

無論是哪個行業，只要邁入職場就一定離不開電子郵件的往來溝通。外貿也一樣，職場郵件，除了溝通工作，也是企業和員工職業形象的直接體現。

下面這8個郵件溝通Tips，幫你改進寫郵件囉嗦沒重點，用詞不嚴謹等瑕疵，一分鐘寫出得體的工作郵件。

①不是所有的溝通都需要發郵件

複雜的事情不要透過郵件討論，先開會，再用郵件發起會議記錄；有爭議的事不要在郵件中討論，容易引起不必要的誤會；簡單而重要的事馬上發郵件；重要事情的安排、結論，一定要發郵件、備忘、備查、提醒參與者；不重要的事情，不要發郵件，否則會顯得抓不住重點。

②工作郵件分四類

確認：口頭、電話、會議交流的事情，養成用郵件進行確認的習慣；

提需求：寫郵件給別人提需求，要把細節寫清楚，可量化，使對方明確該如何做；

反饋：收到需求郵件應儘快反饋，要表達清楚，確認收到需求，並告知工作計劃和後續成果；

通知：公司公告、假期安排通知等，此類郵件無需回覆。

謹慎填寫收件人：一件事不要同時申請兩個領導批示；

恰當填寫抄送人：分清郵件主送人，不要忘記抄送上級領導；

密送：重要的、容易忘記的郵件，可密送自己，方便檢視。

④郵件標題很重要

⑤正文內容要注意

分情況填寫抬頭：發給公司內部人，按內部文化稱呼暱稱或職稱，發給外部公司，最好把級別寫明；

遵循金字塔原理：先說中心思想，再詳細闡述細節，如內容過多，可在正文簡單描述，再單獨寫個檔案作為附件；

⑥正文格式要注意

正文裡每行字數不要過多；字型字號建議用小四（20號），字型用宋體，顏色用黑色，強調的關鍵詞用紅色，但紅色不能標註人名；多條內容可用編號排列，以清新明確；郵件中慎用問號、感嘆號和表情。

⑦新增附件要注意

附件不要太大，附件少時不要打包，如果附件很多，必須打包時，在郵件正文裡做對件說明：“的附件包括xxx，是對xxx的說明，請查收。”

按標題→正文→附件→收件人的順序編寫郵件，避免誤點導致錯誤郵件傳送；郵件中含公司機密時，仔細檢查收件人；養成定期收郵件的習慣，重要緊急的2分鐘內處理，重要不緊急的馬上給予迴應，約定處理時間；其他事項標記待處理標籤，空閒時間集中處理。

當然，對於需要頻繁使用郵件溝通業務的企業，員工的郵件規整得體，確實在溝通時起到事半功倍的效果。但僅憑這些是遠遠不夠的，郵件的順暢收發，背後還需要企業選擇一款強大的企業郵箱系統來提供技術保障。

業務郵件大多涉及商務洽談、物料採買、產品交付及收付款等與企業營收有著密切聯絡的內容。海內、外企業間的溝通，因跨境和時差等客觀原因，使用電子郵件進行商務交流最為便捷。而一旦電子郵件系統不穩定或安全性無法保障，可能會影響損害企業信譽，進而導致直接或間接的利益損失。

目前，263企業郵箱作為中國專業的企業郵箱服務商，20年來，市場佔有率連續多年保持領先。我們正在為13萬+企業客戶，600萬+企業使用者提供快速、智慧、安全、穩定的企業郵箱服務。

郵件一個郵箱發多了，會對你的郵箱是會存在風險的，這個也是很多客戶反饋過的問題。這裡也分享一個專門發 郵件的工具，叫OES群發，不知道你們有沒有試過。但是這個是需要付費的，感興趣的可以試試。這個郵件傳送是他們的伺服器去幫忙發的，你這邊只要設定好一個接受詢盤的郵箱就行，而且每天的傳送都不限量，這個是我很愛的，感興趣的可以去聯絡下客服：18851421961

彩蛋：

這裡給外貿人分享一個外貿必備的客戶開發工具：http://t.smartsousou.com/w/6A47CD

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