2

參會人員範圍一定要準確。一般參會人員需要組織人員、主持人、會議參與者和記錄人。會議參與者範圍既不能過大也不能過小。人數過多，表達意見過多、分散，不易形成統一意見，而且也容易造成會議時間的冗長；人數過少，不能有效收集意見。

3

做好會議前的準備工作。會議前準備工作應包括髮放會議通知，通知內容全面，應包括時間、地點、議題、參加人員、會議議程及所需時間、會議要求等，同時要確保發放到位，避免因為參加人未接到通知而影響參會的情形出現。會議現場的佈置（包括會場宣傳橫幅的懸掛、會議座次安排、席籤、水果、茶杯、鮮花、資料、會議桌擺放形式）、除錯好燈光、音響、空調等電子裝置。

4

會議過程中，要充分發揮主持人的協調作用。合理安排次序，一般重要的議題放在前面討論。在開會時，要注意緊緊圍繞會議議題發言，同時要控制好發言時間，有的企業為了控制時間，設定鬧鐘、提示器等裝置進行提示，當發言人離題太遠，也可以提醒主持人制止。當會議議題爭論不下時，主持人應及時進行會場協調，保證會議順利進行。

5

會議過程中，還有做好服務。例如每隔一段時間就要讓服務人員續水、會議有時需要臨時增加與會人員，應及時通知等等，還有就是突發情況的及時處置。

6

會議結束後。有些重要的會議，還需要在會後形成紀要，應督促會議記錄人員及時整理會議紀要，呈送相關領導審閱、下發。同時要根據會議記錄的決議事項，加強執行監督。

7

會議最後形成的會議檔案要及時歸檔。別忘了，對於會議組織者要及時對會議整個組織流程進行反思，有哪些環節做得不夠好，有哪些環節做的好，及時總結，慢慢制定出會議組織的標準流程，這樣既能節約時間、提高效率，也避免遺漏事項。