情況說明的標準格式，主要分五步。

第一步，稱呼，這個非常之重要，稱呼是誰是你要把這個情況向誰說明。

第二步就應該直奔整體，不能拖泥帶水，把自己的情況全部講清楚，最好有時間或者關鍵人物。

第三步就是總結第二段正文的內類，讓讀者跟著你的思維走，不會看了半天不清楚你在說什麼，想解釋說明什麼。

第四步必須有的，比如“特此說明”這個最常用。

第五步最後一步也是關鍵的一步，自己的落款，一定要字跡清晰，下面還要註明時間。

情況說明書格式

一、標題部分：某某公司申請發票增量的申請

二、臺頭部分：某某國稅局

三、本企業基本情況：成立日期、認定一般納稅人日期、法人、財務負責人姓名，經營地址、註冊資金、主要經營專案。

四、本企業最近幾個月的收入、稅金、稅負情況; 財務核算情況，是否按時納稅。

五、本企業發票的核定情況，以及最近幾個月的發票使用情況;特別是增值稅發票使用情況。

六、本企業申請發票增量的理由：有無大筆定單或合同，根據現有核定情況無法滿足實際要求。

七、提出申請，根據我企業的實際情況，現申請發票增量。

八、落款：某某公司

九、日期：

你這個情況說明不需要很複雜，公司是要求你將受傷的時間和責任等問題留下書面證據，防止今後的法律問題爭議而已，因此，只要能夠準確說明就好。言簡意賅，說明你具備準確清晰的表達能力；囉裡囉嗦湊字數，反而讓人覺得你這麼簡單的事兒都說不明白，倒對你印象不好。建議你參照如下這樣寫吧： 情 況 說 明本人×××，身份證號：××××××××××××××××××，於××××年××月××日起到××××公司實習。本人左（右）眼於××××年××月××日因××××不慎受傷，受傷發生在到××××公司開始實習工作之前，與公司和當前本人工作無關，不屬於工傷範圍。根據本人個人意願，擬在2013年下半年秋季安排對眼傷進行手術治療，治療及恢復大約需要3個月左右。手術治療及恢復期間，因個人因素向公司請假，不需要公司支付請假期間的工資。特此說明。 說明人：（簽名） ××××年××月××日