資料透視表是互動式報表，可快速合併和比較大量資料。您可旋轉其行和列以看到源資料的不同彙總，而且可顯示感興趣區域的明細資料。
何時應使用資料透視表
如果要分析相關的彙總值，尤其是在要合計較大的數字清單並對每個數字進行多種比較時，可以使用資料透視表。在上面所述報表中，使用者可以很清楚地看到單元格F3中第三季度Golf銷售額是如何透過其他運動或季度的銷售額或總銷售額計算出來的。由於資料透視表是互動式的，因此，您可以更改資料的檢視以檢視更多明細資料或計算不同的彙總額，如計數或平均。
我的資料是如何組織的
在資料透視表中，源資料中的每列或欄位都成為彙總多行資訊的資料透視表字段。在上例中，“運動”列成為“運動”欄位，Golf的每條記錄在單個Golf項中進行彙總。
資料欄位（如“求和項：銷售額”）提供要彙總的值。上述報表中的單元格F3包含的“求和項：銷售額”值來自源資料中“運動”列包含“Golf”和“季度”列包含“第三季度”的每一行。
如何建立資料透視表
若要建立資料透視表，請執行“資料透視表和資料透檢視嚮導”。在嚮導中，從工作表列表或外部資料庫選擇源資料。嚮導然後為您提供報表的工作表區域和一列可用欄位。當您將欄位從列表視窗拖到分級顯示區域時，MicrosoftExcel自動彙總並計算報表。
如果使用“Office資料連線”檢索報表的外部資料（外部資料：儲存在Excel之外的資料。例如，在Access、dBASE、SQLServer或Web伺服器上建立的資料庫。），則可直接將資料返回到資料透視表，而不必執行“資料透視表和資料透檢視嚮導”。當不需要合併來自外部資料庫（資料庫：與特定主題或用途相關的資料集合。在資料庫中，有關特定錄入項的資訊（例如，僱員或訂單）被分類存入表、記錄和欄位中。）的多個表（表：關於特定主題的一組資料的集合，以記錄（行）和欄位（列）的形式儲存。）中的資料，或者不需要在建立報表前篩選資料以選擇特定記錄時，推薦使用“Office資料連線”檢索報表的外部資料，以及檢索OLAP（OLAP：為查詢和報表（而不是處理事務）而進行了最佳化的資料庫技術。OLAP資料是按分級結構組織的，它儲存在多維資料集而不是表中。）資料庫的資料。
建立資料透視表後，可對其進行自定義以集中在所需資訊上。自定義的方面包括更改佈局、更改格式或深化以顯示更詳細的資料
建立資料透視表
o如果是基於Web查詢（Web查詢：用於檢索儲存在Intranet或Internet中的資料的查詢。）、引數查詢（引數查詢：一種查詢型別，當執行引數查詢時，將提示輸入用於為結果集選擇記錄的值（條件），這樣同一個查詢就可用於檢索不同的結果集。）、報表模板（報表模板：包含一個或多個查詢或基於外部資料的資料透視表的Excel模板(.xltfile)。儲存報表模板時，Excel將儲存查詢定義，但不儲存在模板中查詢的資料。）、“Office資料連線”檔案或查詢檔案建立報表，請將檢索資料匯入到工作簿中，再單擊包含檢索資料的MicrosoftExcel資料清單（清單：包含相關資料的一系列工作表行，例如，發票資料庫或一組客戶名稱和電話號碼。清單的第一行具有列標誌。）中的單元格。
如果檢索的資料是來自於OLAP（OLAP：為查詢和報表（而不是處理事務）而進行了最佳化的資料庫技術。OLAP資料是按分級結構組織的，它儲存在多維資料集而不是表中。）資料庫，或者“Office資料連線”以空白資料透視表的形式返回資料，請繼續下面的步驟6。
o如果要基於Excel資料清單或資料庫建立報表，請單擊資料清單或資料庫中的單元格。
2.在“資料”選單上，單擊“資料透視表和資料透檢視”。
3.在“資料透視表和資料透檢視嚮導”的步驟1中，遵循下列指令，並單擊“所需建立的報表型別”下的“資料透視表”。
4.按嚮導步驟2中的指示進行操作。
5.按嚮導步驟3中的指示進行操作，然後決定是在螢幕上還是在嚮導中設定報表版式。
通常，可以在螢幕上設定報表的版式，推薦使用這種方法。只有在從大型的外部資料來源緩慢地檢索資訊，或需要設定頁欄位（頁欄位：在資料透視表或資料透檢視報表中指定為頁方向的欄位。在頁欄位中，既可以顯示所有項的彙總，也可以一次顯示一個項，而篩選掉所有其他項的資料。）來一次一頁地檢索資料時，才使用嚮導設定報表版式。如果不能確定，請嘗試在螢幕上設定報表版式。如有必要，可以返回嚮導。
6.請執行下列操作之一：
在螢幕上設定報表版式
1.從“資料透視表字段列表”視窗中，將要在行中顯示資料的欄位拖到標有“將行欄位拖至此處”的拖放區域。
如果沒有看見欄位列表，請在資料透視表拖放區域的外邊框內單擊，並確保“顯示欄位列表”被按下。
若要檢視具有多個級別的欄位中哪些明細資料級別可用，請單擊該欄位旁的。
2.對於要將其資料顯示在整列中的欄位，請將這些欄位拖到標有“請將列欄位拖至此處”的拖放區域。
3.對於要彙總其資料的欄位，請將這些欄位拖到標有“請將資料項拖至此處”的區域。
只有帶有或圖示的欄位可以被拖到此區域。
如果要新增多個數據欄位，則應按所需順序排列這些欄位，方法是：用滑鼠右鍵單擊資料欄位，指向快捷選單上的“順序”，然後使用“順序”選單上的命令移動該欄位。
4.將要用作為頁欄位的欄位拖動到標有“請將頁欄位拖至此處”的區域。
若要隱藏拖放區域的外邊框，請單擊資料透視表外的某個單元格。
注意如果在設定報表版式時，資料出現得很慢，則請單擊“資料透視表”工具欄上的“始終顯示專案”來關閉初始資料顯示。如果檢索還是很慢或出現錯誤資訊，請單擊“資料”選單上的“資料透視表和資料透檢視”，在嚮導中設定報表佈局。
在嚮導中設定報表佈局
如果已經從嚮導中退出，則請單擊“資料”選單上的“資料透視表和資料透檢視”以返回該向導中。
6.在嚮導的步驟3中，單擊“佈局”。
8.對於要彙總其資料的欄位，請將這些欄位拖動到“資料”區。
9.將要作為頁欄位使用的欄位拖動到“頁”區域中。
如果希望Excel一次檢索一頁資料，以便可以處理大量的源資料，請雙擊頁欄位，單擊“高階”，再單擊“當選擇頁欄位項時，檢索外部資料來源”選項，再單擊“確定”按鈕兩次。（該選項不可用於某些源資料，包括OLAP資料庫和“Office資料連線”。）
10.若要重排欄位，請將它們拖到其他區域。某些欄位只能用於某些區域；如果將一個欄位拖動到其不能使用的區域，該欄位將不會顯示。
12.如果對版式滿意，可單擊“確定”，然後單擊“完成”。
資料透視表是互動式報表，可快速合併和比較大量資料。您可旋轉其行和列以看到源資料的不同彙總，而且可顯示感興趣區域的明細資料。
何時應使用資料透視表
如果要分析相關的彙總值，尤其是在要合計較大的數字清單並對每個數字進行多種比較時，可以使用資料透視表。在上面所述報表中，使用者可以很清楚地看到單元格F3中第三季度Golf銷售額是如何透過其他運動或季度的銷售額或總銷售額計算出來的。由於資料透視表是互動式的，因此，您可以更改資料的檢視以檢視更多明細資料或計算不同的彙總額，如計數或平均。
我的資料是如何組織的
在資料透視表中，源資料中的每列或欄位都成為彙總多行資訊的資料透視表字段。在上例中，“運動”列成為“運動”欄位，Golf的每條記錄在單個Golf項中進行彙總。
資料欄位（如“求和項：銷售額”）提供要彙總的值。上述報表中的單元格F3包含的“求和項：銷售額”值來自源資料中“運動”列包含“Golf”和“季度”列包含“第三季度”的每一行。
如何建立資料透視表
若要建立資料透視表，請執行“資料透視表和資料透檢視嚮導”。在嚮導中，從工作表列表或外部資料庫選擇源資料。嚮導然後為您提供報表的工作表區域和一列可用欄位。當您將欄位從列表視窗拖到分級顯示區域時，MicrosoftExcel自動彙總並計算報表。
如果使用“Office資料連線”檢索報表的外部資料（外部資料：儲存在Excel之外的資料。例如，在Access、dBASE、SQLServer或Web伺服器上建立的資料庫。），則可直接將資料返回到資料透視表，而不必執行“資料透視表和資料透檢視嚮導”。當不需要合併來自外部資料庫（資料庫：與特定主題或用途相關的資料集合。在資料庫中，有關特定錄入項的資訊（例如，僱員或訂單）被分類存入表、記錄和欄位中。）的多個表（表：關於特定主題的一組資料的集合，以記錄（行）和欄位（列）的形式儲存。）中的資料，或者不需要在建立報表前篩選資料以選擇特定記錄時，推薦使用“Office資料連線”檢索報表的外部資料，以及檢索OLAP（OLAP：為查詢和報表（而不是處理事務）而進行了最佳化的資料庫技術。OLAP資料是按分級結構組織的，它儲存在多維資料集而不是表中。）資料庫的資料。
建立資料透視表後，可對其進行自定義以集中在所需資訊上。自定義的方面包括更改佈局、更改格式或深化以顯示更詳細的資料
建立資料透視表
o如果是基於Web查詢（Web查詢：用於檢索儲存在Intranet或Internet中的資料的查詢。）、引數查詢（引數查詢：一種查詢型別，當執行引數查詢時，將提示輸入用於為結果集選擇記錄的值（條件），這樣同一個查詢就可用於檢索不同的結果集。）、報表模板（報表模板：包含一個或多個查詢或基於外部資料的資料透視表的Excel模板(.xltfile)。儲存報表模板時，Excel將儲存查詢定義，但不儲存在模板中查詢的資料。）、“Office資料連線”檔案或查詢檔案建立報表，請將檢索資料匯入到工作簿中，再單擊包含檢索資料的MicrosoftExcel資料清單（清單：包含相關資料的一系列工作表行，例如，發票資料庫或一組客戶名稱和電話號碼。清單的第一行具有列標誌。）中的單元格。
如果檢索的資料是來自於OLAP（OLAP：為查詢和報表（而不是處理事務）而進行了最佳化的資料庫技術。OLAP資料是按分級結構組織的，它儲存在多維資料集而不是表中。）資料庫，或者“Office資料連線”以空白資料透視表的形式返回資料，請繼續下面的步驟6。
o如果要基於Excel資料清單或資料庫建立報表，請單擊資料清單或資料庫中的單元格。
2.在“資料”選單上，單擊“資料透視表和資料透檢視”。
3.在“資料透視表和資料透檢視嚮導”的步驟1中，遵循下列指令，並單擊“所需建立的報表型別”下的“資料透視表”。
4.按嚮導步驟2中的指示進行操作。
5.按嚮導步驟3中的指示進行操作，然後決定是在螢幕上還是在嚮導中設定報表版式。
通常，可以在螢幕上設定報表的版式，推薦使用這種方法。只有在從大型的外部資料來源緩慢地檢索資訊，或需要設定頁欄位（頁欄位：在資料透視表或資料透檢視報表中指定為頁方向的欄位。在頁欄位中，既可以顯示所有項的彙總，也可以一次顯示一個項，而篩選掉所有其他項的資料。）來一次一頁地檢索資料時，才使用嚮導設定報表版式。如果不能確定，請嘗試在螢幕上設定報表版式。如有必要，可以返回嚮導。
6.請執行下列操作之一：
在螢幕上設定報表版式
1.從“資料透視表字段列表”視窗中，將要在行中顯示資料的欄位拖到標有“將行欄位拖至此處”的拖放區域。
如果沒有看見欄位列表，請在資料透視表拖放區域的外邊框內單擊，並確保“顯示欄位列表”被按下。
若要檢視具有多個級別的欄位中哪些明細資料級別可用，請單擊該欄位旁的。
2.對於要將其資料顯示在整列中的欄位，請將這些欄位拖到標有“請將列欄位拖至此處”的拖放區域。
3.對於要彙總其資料的欄位，請將這些欄位拖到標有“請將資料項拖至此處”的區域。
只有帶有或圖示的欄位可以被拖到此區域。
如果要新增多個數據欄位，則應按所需順序排列這些欄位，方法是：用滑鼠右鍵單擊資料欄位，指向快捷選單上的“順序”，然後使用“順序”選單上的命令移動該欄位。
4.將要用作為頁欄位的欄位拖動到標有“請將頁欄位拖至此處”的區域。
若要隱藏拖放區域的外邊框，請單擊資料透視表外的某個單元格。
注意如果在設定報表版式時，資料出現得很慢，則請單擊“資料透視表”工具欄上的“始終顯示專案”來關閉初始資料顯示。如果檢索還是很慢或出現錯誤資訊，請單擊“資料”選單上的“資料透視表和資料透檢視”，在嚮導中設定報表佈局。
在嚮導中設定報表佈局
如果已經從嚮導中退出，則請單擊“資料”選單上的“資料透視表和資料透檢視”以返回該向導中。
6.在嚮導的步驟3中，單擊“佈局”。
8.對於要彙總其資料的欄位，請將這些欄位拖動到“資料”區。
9.將要作為頁欄位使用的欄位拖動到“頁”區域中。
如果希望Excel一次檢索一頁資料，以便可以處理大量的源資料，請雙擊頁欄位，單擊“高階”，再單擊“當選擇頁欄位項時，檢索外部資料來源”選項，再單擊“確定”按鈕兩次。（該選項不可用於某些源資料，包括OLAP資料庫和“Office資料連線”。）
10.若要重排欄位，請將它們拖到其他區域。某些欄位只能用於某些區域；如果將一個欄位拖動到其不能使用的區域，該欄位將不會顯示。
12.如果對版式滿意，可單擊“確定”，然後單擊“完成”。