中國古代對文書和檔案的概念基本上是不分的，其稱謂在殷商為“冊”、“典”，西周為“中”，春秋、秦漢以後為“簡”、“牘”、“簡策”、“簡牘”、“簡書”、“帛書”、“簿書”、“案卷”、“文牘”、“案牘”等等。至於“檔案”一詞，最初可能使用於明末清初，而見於文字材料則始於清代。
“檔案”作為一個詞語而出現，始見於《清太宗皇帝實錄》崇德三年（1638年）正月甲午日記載中。清康熙十九年（1680年）《起居注冊》記載：該年十月，在批閱秋審眾犯冊時，“上問：‘馬哈喇之父與叔皆沒於陣，本身亦有功牌，其罪如何？’大學士明珠奏日：‘馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時部議不準。"”這段記事不僅說明當時已經在書面上使用檔案一詞，而且還可以看出，當時王朝斷案是重視以檔案為根據的。
對於“檔案”一詞的最早解釋，其文字記載是約成書於康熙四十六年（1707年）的楊賓的《柳邊紀略》。該書說：“邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；儲存年久者曰檔案、曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書於紙者，亦呼為牌子、檔子矣。”這是迄今所見最早對“檔案”一詞的說明。
從語義學意義上來看，“檔案”一詞具有形象的和內在的意義。“檔”，《康熙字典》解釋為“橫木框檔”，即木架框格的意思；“案”，《說文解字》解釋為“幾屬”，即小桌一類的東西。由此引申，又把處理一樁事件的有關檔案叫做一案，並通稱收存的官方檔案為“案”、“卷案”、“案卷”。“檔”字和“案”字連用，就是存人檔架收貯起來的案卷，而把放置檔案的架子稱作檔架，把一格稱為一檔。這些叫法有的一直沿用下來，但是其含義已經得到了深化和發展。
中國古代對文書和檔案的概念基本上是不分的，其稱謂在殷商為“冊”、“典”，西周為“中”，春秋、秦漢以後為“簡”、“牘”、“簡策”、“簡牘”、“簡書”、“帛書”、“簿書”、“案卷”、“文牘”、“案牘”等等。至於“檔案”一詞，最初可能使用於明末清初，而見於文字材料則始於清代。
“檔案”作為一個詞語而出現，始見於《清太宗皇帝實錄》崇德三年（1638年）正月甲午日記載中。清康熙十九年（1680年）《起居注冊》記載：該年十月，在批閱秋審眾犯冊時，“上問：‘馬哈喇之父與叔皆沒於陣，本身亦有功牌，其罪如何？’大學士明珠奏日：‘馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時部議不準。"”這段記事不僅說明當時已經在書面上使用檔案一詞，而且還可以看出，當時王朝斷案是重視以檔案為根據的。
對於“檔案”一詞的最早解釋，其文字記載是約成書於康熙四十六年（1707年）的楊賓的《柳邊紀略》。該書說：“邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；儲存年久者曰檔案、曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書於紙者，亦呼為牌子、檔子矣。”這是迄今所見最早對“檔案”一詞的說明。
從語義學意義上來看，“檔案”一詞具有形象的和內在的意義。“檔”，《康熙字典》解釋為“橫木框檔”，即木架框格的意思；“案”，《說文解字》解釋為“幾屬”，即小桌一類的東西。由此引申，又把處理一樁事件的有關檔案叫做一案，並通稱收存的官方檔案為“案”、“卷案”、“案卷”。“檔”字和“案”字連用，就是存人檔架收貯起來的案卷，而把放置檔案的架子稱作檔架，把一格稱為一檔。這些叫法有的一直沿用下來，但是其含義已經得到了深化和發展。