印章是公司對外合法經營、對內有序管理的重要工具之一。作為公司印章管理員，每天經手各類檔案審批與蓋章工作，隨著從業經驗的積累和公司印章管理需求的需要，我開始審視實體印章與紙質檔案的管控過程的風控措施。

雖然，實體印章與紙質合同的管理規範在不斷完善，但是印章的使用過程仍然存在漏洞：

漏洞1： 實體印章專人管理、固定存放，看似安全實則暗藏隱患：如果印章一旦被不軌人員（甚至可能就是印章管理員自己）竊取偷用甚至偽造假章，則使公司置於風險防控的被動境地；

漏洞2：實體印章外觀易模仿，用印歷史難追溯，印鑑真偽難識別：為了增強印章的防偽功能，企業製作印章時通常都會增加很多“小心機”作為防偽標識，但事實上，這樣的真偽鑑別仍然無法僅憑肉眼精準判斷；

漏洞3：印章使用過程、使用人、使用檔案等資訊難審計：正如上述所說到的，因為實體印章的用印過程無法追溯，特別是印章外借等情況下，印章到底用於何時何地何人，公司並不一定清楚；

漏洞4：印章還有可能出現遺失、被盜被搶的情況：印章補辦流程需花費時間，會影響企業正常運營工作的開展，對於已遺失的印章還需花錢登報宣告以表明該印章失效，耗時耗力代價高……

隨著企業經營實踐的不斷總結與改善，公司內部印章審批流程與印章使用與管理規範逐漸成熟：

步驟1：內部提交印章使用審批流程，上級審批條款明細；

步驟2：檔案列印由印章管理員確認，填寫紙質臺賬明細；

步驟3：確認線上線下內容一致性後，由印章管理員蓋章。

但是，在印章管理員實際授權使用印章時，蓋章檔案內容一致性與蓋章檔案審計準確性仍然存在不確定性：

漏洞1：線上審批透過的檔案與列印後的檔案內容一致性稽核耗時耗力，很難保證不出錯、不遺漏；

漏洞2：紙質臺賬記錄容易塗改、遺漏，對日後印章與合同檔案審計工作並不能提供精準有效憑證；

漏洞3：檔案蓋章過程中，難以保證是否將印章偷用於其他非公司授意的檔案中，也容易產生隱患……

企業內容監督環境之下尚有風控弊端，更有多點生產、異地經營的集團型企業或分支機構需要使用印章的情況，面臨印章使用許可權不收變亂，一收變僵的窘境：

窘境1：公司總部為了把控經營監管主動權，將分支機構印章收歸集中管控，業務經營靈活性與自主性在印章使用環節受阻，面臨印章使用效率之痛；

窘境2：線上審批後的檔案寄送到總部蓋章需業務人員實時跟進以確保用章進度，印章使用耗時耗力，面臨時間、精力、經濟等多重成本之殤：

窘境3：對於檔案寄送時效的不可控性、蓋章檔案內容稽核的一致性以及運輸途中遺失、損毀等不確定性，關係到業務合作進展的風控之難……

長期的經驗教訓告誡我們，無論是企業內部管理還是外部經營都需要與時俱進：

解決措施1：每一份合同的審批、蓋章、歸檔都與企業的運營發展息息相關，規範內部的印章使用制度與規範，是第一步；

解決措施2：企業經營、業務拓展不斷與時俱進，辦公理念不斷資訊化、移動化，唯獨印章使用與管理觀念停滯不前顯然不合理。

將線上化的檔案審批流程與可靠的電子印章功能整合，實現合同檔案審批、蓋章、歸檔全程無紙化閉環是目前實現成本最低、改善效果最佳的印章管控手段之一；

解決措施3：對於部分觀念還比較滯後的企業而言，完全使用電子化的印章管控方式可能不現實，藉助物理印章與實體印章一體化管控平臺實現傳統用章模式向電子管章模式的過渡也是有效的解決途徑之一。

企業印章管理不善帶來的風險，新聞案例：

1月10日訊息，裁判文書網顯示，黑龍江某農業分公司管理區站站長李某夥同他人虛構十三人的“種植戶耕地承包申請農貸證明”，私刻公章出具證明，騙取銀行貸款276萬元，個人使用108萬元。李某因騙取貸款罪被判刑6個月。

本案的另一涉案人員找到農業分公司區站站長李某，與其達成利用銀行給該作業站發放貸款之機，使用虛假手續騙取貸款的合作意向。期間，兩人準備了3張空白的“種植戶耕地承包申請農貸證明”，共計申請農業聯保貸款總金額295萬元。李某貸款申請證明上籤了字，除此之外，兩人又在上述三份農貸證明上偽造了管理區主任、主管會計、農場企業發展部相關負責人的簽名並蓋上了私刻的“公章”，李某出具了上述貸款人員在作業站承包土地的證明，完成了貸款形式上所需要的全部手續。

貸款申請獲得批准後，銀行分3次發放了上述貸款，實際發放貸款276萬元。貸款到位後，經李某之手分別給趙某15萬元、趙某25萬元、李某110萬元、富某7萬元、呂某16萬元、靳某15萬元、艾某219萬元，其個人實際使用101萬元，李某個人使用108萬元。

貸款到期後，李某償還了其個人使用貸款的本息，並於案發後償還貸款10萬元。李某分三筆償還其本人和呂某、謝某名下銀行貸款本息合計14.01萬元。給銀行造成損失113.62萬元。2015年11月李某等人被公安傳喚並移交法院進行審理。

如何做好印章管理和使用規範

珠海智慧印章管理系統依託於物聯網現代化資訊科技發展而來，相比於傳統公章，智慧印章管理系統有著可遠端監管、遠端申請、遠端授權、遠端使用等優點，大大提高用章安全和用章效率，同時在公章使用歷史記錄方面智慧印章系統可在用章完成後自動拍照上傳雲伺服器進行儲存，用章歷史不易丟失，全程留痕可追溯的特點確保了後續問題的追責，像文章此類案件如果公司使用了智慧印章管理系統，在銀行在發放貸款之前告知企業進行最後一步的核驗，企業便可在印章管理系統後臺進行查詢印章使用記錄，驗證申請貸款證明檔案、公章的真實性、合法性從而杜絕此類事件發生。