在一般情況下，一個企業的技術、工藝、工作流程、體系檔案等等，均是工程師或管理人員在經過短暫的實踐或瞭解後編制出來的。這件檔案編制後，一般均沒有經過實際應用就簽名公佈。這樣的檔案，成本及效率均不是最好的，而且很容易被員工拒絕執行。而一線員工雖然編寫不出這些檔案，但他們在長期的實際工作中，最清楚哪些地方是有問題的，但由於一般企業沒有方案提議獎，或沒有有效的溝通渠道，或即使有，由於他們的文化素質有限，說不清楚，最後也就不了了之了。

要改變這種情況，工程師或管理人員在編制好這些檔案後，最好做以下一件事：小範圍的召集員工開圓桌會議，工程師或管理人員講解他們編制這些檔案的目的、想法、及執行這些檔案後的成效，讓員工深入理解這些檔案的內涵。這樣，有效的，員工會支援並有效執行，有問題的地方，員工會提出他們的意見。管理人員收集這些意見後，修改不適當之處。修改後再召集相關員工開會討論，直到雙方沒有意見為止。

如此操作，表面上工作效率不好，但一旦完成，不同擔心員工作不按這些檔案執行，另一方面，員工對其它檔案有意見時，也會提出他們的建議。這樣上下級形成有效互動的團隊，才能很快的降本增效。

如果企業僅僅將降本增效作為一個任務下放到企業各部門，雖然中基層管理人員或工程師會被逼推動，但基層阻力會很大，這種情況下，持續時間不會太長，一般情況下最後均會不了了之。根本達不到企業當初的降本增效的目的，反而會因為這場運動，增加成本。