1.建立並維護彼此之間的信任。信賴可以理解為一種適合面談的氣氛。首先，面談的地點非常重要，必須在一個使彼此都能感到輕鬆的場合。噪音一定要極小，沒有第三者可以看到面談的兩人。要使員工感到自在，主管所說的話或是動作要使雙方能順利溝通，使員工無拘無束坦誠地表達意見。此時，來一杯咖啡或紅茶有助於製造良好的氣氛。在面談時一定要以一些稱讚和鼓勵的話開啟局面，這種稱讚和鼓勵可以營造一種輕鬆、熱情、愉快及友好的氛圍，使面談在一種雙方都愉快的氣氛中開始。
2.清楚說明面談的目的和作用。清楚地讓員工明白此次面談要做什麼，可用較積極的字眼，譬如：“今天我們面談的目的是希望大家能一起討論一下你的工作成效，並希望彼此能有一致的看法，肯定你的優點，也找出哪些地方有待改進，緊接著我們要談談你的未來及將來如何合作達到目標。”明確面談目的，可以消除被評估者心中的疑慮。
3.鼓勵員工多說話。在面談的過程中，應當注意停下來聽員工正在說什麼，因為你瞭解的情況不一定就是真實的，鼓勵下屬主動參與，有利於對一些問題快速達成共識，同時，也便於瞭解下屬的思想動態。
4.注意全身心的傾聽。傾聽時要以員工為中心，把所有的注意力都放在員工身上，因為傾聽不單是對員工的尊重，也是營造氛圍、建立信賴、把握問題的關鍵。
5.避免對立和衝突。在面談中，員工往往有一種自衛的本能阻擋接受他不願聽的資訊，甚至容易為此與主管發生衝突，如果主管利用自己的領導權威強行解決衝突，很可能會付出相當大的代價。它可能破壞了員工與管理者之間的信賴，導致以後的溝通難以做到開誠佈公。
6.集中於未來而非過去。績效管理的核心在於未來績效的提升，而不是像反光鏡那樣聚焦過去。雙方只有關注未來，才能使得員工真心實意地擁護並切實參與到績效管理當中來，績效管理才是真正具有激勵意義的管理。
7.集中在績效，而不是性格特徵。在績效反饋面談中雙方應該討論和評估的是工作績效，也就是工作中的一些事實表現，而不是討論員工個人的性格。員工的性格特點不能作為評估績效的依據；但是，在談到員工的主要優點和不足時，可以談論員工的某些性格特徵，但要注意這些性格特徵必須是與工作績效有關的。例如，一個員工性格特徵中有不太喜歡與人溝通的特點，這個特點使他的工作績效因此受到影響，由於不能很好與人溝通，影響了必要的工作資訊的獲得，也不能得到他人很好的配合，從而影響了績效。這樣關鍵性的影響績效的性格特徵還是應該指出來的。
8.找出雙方待改進的地方，制定具體的改進措施。溝通的目的主要在於未來如何改進和提高，改進包括下一階段績效目標的確定，以及與員工訂立發展目標。
9.該結束時立刻結束。如果你認為面談該結束時，不管進行到什麼程度都不要遲疑。下面情況有任何一種出現均要停止面談：彼此信賴瓦解了；部屬或主管急於前往某個地方；下班時間到了；面有倦容等。此時如果預先預訂的目標沒能在結束之前達到，也要等下一次再進行。
10.以積極的方式結束面談。要使部下離開時滿懷積極的意念，不要使員工只看到消極的一面懷著不滿的情緒離去。
1.建立並維護彼此之間的信任。信賴可以理解為一種適合面談的氣氛。首先，面談的地點非常重要，必須在一個使彼此都能感到輕鬆的場合。噪音一定要極小，沒有第三者可以看到面談的兩人。要使員工感到自在，主管所說的話或是動作要使雙方能順利溝通，使員工無拘無束坦誠地表達意見。此時，來一杯咖啡或紅茶有助於製造良好的氣氛。在面談時一定要以一些稱讚和鼓勵的話開啟局面，這種稱讚和鼓勵可以營造一種輕鬆、熱情、愉快及友好的氛圍，使面談在一種雙方都愉快的氣氛中開始。
2.清楚說明面談的目的和作用。清楚地讓員工明白此次面談要做什麼，可用較積極的字眼，譬如：“今天我們面談的目的是希望大家能一起討論一下你的工作成效，並希望彼此能有一致的看法，肯定你的優點，也找出哪些地方有待改進，緊接著我們要談談你的未來及將來如何合作達到目標。”明確面談目的，可以消除被評估者心中的疑慮。
3.鼓勵員工多說話。在面談的過程中，應當注意停下來聽員工正在說什麼，因為你瞭解的情況不一定就是真實的，鼓勵下屬主動參與，有利於對一些問題快速達成共識，同時，也便於瞭解下屬的思想動態。
4.注意全身心的傾聽。傾聽時要以員工為中心，把所有的注意力都放在員工身上，因為傾聽不單是對員工的尊重，也是營造氛圍、建立信賴、把握問題的關鍵。
5.避免對立和衝突。在面談中，員工往往有一種自衛的本能阻擋接受他不願聽的資訊，甚至容易為此與主管發生衝突，如果主管利用自己的領導權威強行解決衝突，很可能會付出相當大的代價。它可能破壞了員工與管理者之間的信賴，導致以後的溝通難以做到開誠佈公。
6.集中於未來而非過去。績效管理的核心在於未來績效的提升，而不是像反光鏡那樣聚焦過去。雙方只有關注未來，才能使得員工真心實意地擁護並切實參與到績效管理當中來，績效管理才是真正具有激勵意義的管理。
7.集中在績效，而不是性格特徵。在績效反饋面談中雙方應該討論和評估的是工作績效，也就是工作中的一些事實表現，而不是討論員工個人的性格。員工的性格特點不能作為評估績效的依據；但是，在談到員工的主要優點和不足時，可以談論員工的某些性格特徵，但要注意這些性格特徵必須是與工作績效有關的。例如，一個員工性格特徵中有不太喜歡與人溝通的特點，這個特點使他的工作績效因此受到影響，由於不能很好與人溝通，影響了必要的工作資訊的獲得，也不能得到他人很好的配合，從而影響了績效。這樣關鍵性的影響績效的性格特徵還是應該指出來的。
8.找出雙方待改進的地方，制定具體的改進措施。溝通的目的主要在於未來如何改進和提高，改進包括下一階段績效目標的確定，以及與員工訂立發展目標。
9.該結束時立刻結束。如果你認為面談該結束時，不管進行到什麼程度都不要遲疑。下面情況有任何一種出現均要停止面談：彼此信賴瓦解了；部屬或主管急於前往某個地方；下班時間到了；面有倦容等。此時如果預先預訂的目標沒能在結束之前達到，也要等下一次再進行。
10.以積極的方式結束面談。要使部下離開時滿懷積極的意念，不要使員工只看到消極的一面懷著不滿的情緒離去。