稱呼：第一行頂格寫收信人的名字和稱呼（或只寫稱呼），有時還要加上“敬愛的、親愛的”等詞，表示對收信人的親熱和尊敬；接著加個冒號，表示下面的話是對他說的。

正文：另起一行空兩格開始寫正文，也就是書信的內容。正文部分通常先寫問候的話。問候是一種禮節，問候語很多，有節日的問候，如“新年好”“春節快樂” 等；有季節性的問候，如“夏安”“冬安”等。

也有開頭問候身體健康，工作和學習情況的，如“近來身體可好”“近來的學習好嗎？”等等。問候語可以獨立成為 一個段落。

正文是書信的主體部分，是寫信的目的之所在，寫信人要說的話，要辦的事都寫在這裡。正文的內容在問候語下一行空兩格寫起，轉行時要頂格寫起。如果要說的話，要辦的事多，應該分段寫，每段寫一件事，寫完一件事，再寫另外一件事。每段開頭都要空兩格寫起。

結尾：正文寫完後，要寫上表示祝願、尊敬或勉勵的話，也叫致敬語。致敬語要根據物件不同而不同。如果寫給長輩，可以寫“敬祝健康”等；如果寫給平輩，可以 寫“祝學習進步！”等。

而“此致敬禮”是比較通用的，適合一般人的結束語。結尾的“此致”“祝”等可以緊接正文寫，也可以獨佔一行，空兩格寫。“敬禮” “健康”等祝願之情，要另起一行頂格寫。

署名：寫在正文結尾後的右下方。可以根據信紙剩下的多少，決定署名與致敬語的距離。署名時根據與收信人關係的親疏，可帶姓，可不帶姓。習慣上，還按與收信人的關係，在名字前面加上“孫”、“弟”“老朋友”等稱謂寫在名字的左上角，字型小一點。

日期：一般寫在署名的下邊。日期最好是把年月日都寫出來，便於收信人瞭解寫信時間。

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