第一是記錄會議的組織情況、應寫明：　　1．會議的名稱；　　2．開會的時間；　　3．開會的地點；　　4．出缺席和列席人員；　　5．主持人的姓名；　　6．記錄人的姓名；　　7．備註；有些會議還要寫清楚會議的起止時間（年、月、日）。第二部分是記錄會議的內容，這是會議記錄的重要組成部分。 1。要寫明發言人的姓名，發言的內容，包括討論的內容，提出的建議，透過的決議等。必要時，還要記下表決情況（如全體透過或多少人同意，多少人異議，多少人棄權）。 2。記錄還要記下會議的有關動態。如發言中的插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及會場重要情況等等。 3。會議結束，記錄完了，就要另起一行寫“散會”兩字。重要的會議記錄，要有主持人和記錄人在正文結尾右下方簽字。

會議記錄是當事人記錄會議情況以供備查的一種文體。

一般會議記錄包括兩部分：一部分是會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內容，要求寫明發言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。

對於發言的內容，一是詳細具體地記錄，儘量記錄原話，主要用於比較重要的會議和重要的發言。二是摘要性記錄，只記錄會議要點和中心內容，多用於一般性會議。

會議結束，記錄完畢，要另起一行寫“散會“二字，如中途休會，要寫明“休會“字樣。