01

明確會議目的

開會的目的是什麼？需要解決哪些問題？相信每一個管理者在開會前都會有深刻的認知。除了認知開會的結果，還要注意採取的會議形式，比如是宣讀表彰結果，那麼就可以是表彰會，樹立典型示範效應最重要；如果只是有議題，沒有成形的結果，那就可以安排討論會或座談會。

02

確立會議時間

03

善於傾聽

切記不要在真空中開會，會議不是一個人演講的舞臺。要注意：

1) 傾聽他們說什麼和怎麼說

2) 觀察參與者的肢體語言，消極的態度通常表現為：

眼珠不停地轉動

極力避免眼神的交流

把胳膊和腿相互交叉

將胳膊摺疊放在腦後，身體後傾

頻頻離開會場

3) 當你注意到一個問題，仔細聽清它所表達的含義，這樣你才能作完整地回答。運用以下技巧，你可以取得更佳的效果：複述他們的問題，使你對問題的理解更充分，不要一味反駁。

04

會議中學習

注意！開會的目的是傳達公司的精神或領導者的思想，要想讓大家認真開會，必須要讓職工學會在開會中學習。如果學習場所偏離得較遠，而且持續時間較長，將有可能使你的參與者失望。如果不能在工作中運用所學到的方法，將無法衡量學習效果，而這恰恰是培訓成功與否最重要的指示劑。

05

輕鬆開會

如果有輕鬆的會議環境人們可以更好地領悟會議精神，且身心愉悅，會議組織者可以透過以下方式讓參會者保持輕鬆的心情：

1) 講一些合適的笑話

2) 自我解嘲

3) 用一些奇聞、軼事來解釋枯燥的理論

4) 進行一些簡短、有趣的遊戲

06

保持良好的開會氛圍

1)尊重與會者；

2)適當提供茶水、筆紙等用品；

3)適當播放一些背景音樂、圖片、幻燈或影像資料；

4)提供一個安全、安靜、安心的會議場所；

5)適當安排休息；

07

調動參會積極性

08

應對不良表現

有時會有這樣的情形，有人看上去冷淡、不友好或者比較內向，管理者應主動干預。在很多情況下，干預此類表現可以起到影響其他人行為的作用。會議組織者可以試圖：

1)接近他

2)讓他意識到你正在關注他

3)把注意力放在問題上，不要進行人身攻擊

4)傾聽他的任何抱怨

5)提供幫助，在你力所能及的範圍內

09

保持會議的權威

會議需要解決問題，參會者對會議一般有很高的期望。所以，管理者需要周密部署會議程序，如果事情並不象計劃的那樣順利，你應試著略作調整：

1) 不要為任何不足道歉，你的參會者可能並沒有意識到那是一個問題。

2) 處理問題時要有自信。軟弱和缺乏果斷將會使參會者喪失對會議的信心。

10

總結

在會議結束時，總結回顧一下開會的主要內容。可以透過如下方式進行：

1) 管理者做一個簡短的總結

2) 請參會者代表複述會議要求是什麼