1.電子郵件系統是一種新型的資訊系統，是通訊技術和計算機技術結合的產物。 　　電子郵件的傳輸是透過電子郵件簡單傳輸協議（Simple Mail Transfer Protocol,簡稱SMTP)這一系統軟體來完成的，它是Internet下的一種電子郵件通訊協議。 　　

2.電子郵件的基本原理，是在通訊網上設立“電子信箱系統”，它實際上是一個計算機系統。 　　系統的硬體是一個高效能、大容量的計算機。硬碟作為信箱的儲存介質，在硬碟上為使用者分一定的儲存空間作為使用者的“信箱”，每位使用者都有屬於自己的—個電子信箱。並確定—個使用者名稱和使用者可以自己隨意修改的口令。儲存空間包含存放所收信件、編輯信件以及信件存檔三部分空間，使用者使用口令開啟自己的信箱，並進行發信、讀信、編輯、轉發、存檔等各種操作。系統功能主要由軟體實現。 　　

3.電子郵件的通訊是在信箱之間進行的。 　　使用者首先開啟自己的信箱，然後透過鍵入命令的方式將需要傳送的郵件發到對方的信箱中。郵件在信箱之間進行傳遞和交換，也可以與另—個郵件系統進行傳遞和交換。收方在取信時，使用特定帳號從信箱提取。 　　電子郵件的工作過程遵循客戶-伺服器模式。每份電子郵件的傳送都要涉及到傳送方與接收方，傳送方式構成客戶端，而接收方構成伺服器，伺服器含有眾多使用者的電子信箱。傳送方透過郵件客戶程式，將編輯好的電子郵件向郵局伺服器（SMTP伺服器）傳送。郵局伺服器識別接收者的地址，並向管理該地址的郵件伺服器（POP3伺服器）傳送訊息。郵件伺服器識將訊息存放在接收者的電子信箱內，並告知接收者有新郵件到來。接收者透過郵件客戶程式連線到伺服器後，就會看到伺服器的通知，進而開啟自己的電子信箱來查收郵件。 　　通常Internet上的個人使用者不能直接接收電子郵件，而是透過申請ISP主機的一個電子信箱，由ISP主機負責電子郵件的接收。一旦有使用者的電子郵件到來，ISP主機就將郵件移到使用者的電子信箱內，並通知使用者有新郵件。因此，當傳送一條電子郵件給一另一個客戶時，電子郵件首先從使用者計算機發送到ISP主機，再到Internet，再到收件人的ISP主機，最後到收件人的個人計算機。 　　ISP主機起著“郵局”的作用，管理著眾多使用者的電子信箱。每個使用者的電子信箱實際上就是使用者所申請的帳號名。每個使用者的電子郵件信箱都要佔用ISP主機一定容量的硬碟空間，由於這一空間是有限的，因此使用者要定期查收和閱讀電子信箱中的郵件，以便騰出空間來接收新的郵件。