簽字儀式是一種比較隆重、正式的禮儀，禮儀規範比較嚴格。首先應做好文字的準備工作。有關單位應及早做好文字的定稿、翻譯、校對、印刷、裝訂、蓋章等項工作，同時準備好簽字用的文具（包括簽字文字並按參加國數目準備相當份數的文字、鋼筆、吸水紙等）、國旗等物品。

簽字儀式一般程式如下：參加人員在儀式舉行場地集合；雙方簽字人員在規定的席位落座；助籤人員分別站立在簽字人員座位旁邊，協助翻揭文字，指明簽字處。兩國間舉行簽字儀式時，先在本國保管文字上簽字。橫排印刷的文字在左側簽字；豎排印刷的文字，則在右側簽字。

然後與對方交換文字簽字，橫排印刷在右側，豎排印刷在左側。由本國代表在本國保管的文字最上方簽字的形式叫做“優先簽字”。在對方保管的文字上簽字完畢後，雙方再次交換文字。數國間舉行簽字儀式時，通常按國家名的英文字頭排列順序進行。簽字人分別在每個國家的文字上簽字，在本國保管的文字上，本國代表應在最上方位置上簽字。

簽字人和其他國家代表並排或相對落座。助籤人員用吸水紙按壓簽字部分；簽字人員分別起身、講話，共同舉杯慶賀（多用香檳酒）。在拍照留念時，有些簽字儀式從頭至尾拍照不受限制，有的只允許拍攝其中某一場面；有些規格較高的簽字儀式，兩國的高階首腦將出席，顯示出該項簽字行為的重要；列席人員通常為5人左右，坐、立均可。

一般情況下，簽字儀式需要 15?20分鐘。從禮賓禮儀的角度講，還應重點掌握以下幾點。第一，參加簽字儀式的雙方（或多方）的賓主人數應大體相同。除了簽字的人以外，為了表示對簽訂的協議、協定、條約的重視，往往由更高階或更多的領導人和有關人員參加簽字儀式，此時雙方參加的人數和出席者的身份應透過協商，大致相同。

第二，簽字場所的桌臺設定和人員位次應符合禮賓儀式要求。

通常的樣式有三種：一種是簽字廳內設定長方桌一張作簽字桌，桌後放兩把或多把椅子為簽字人員的座位，主左客右。座前擺置各自儲存的文字，上端分別放置簽字文具。如遇涉外，還應在桌中央擺一旗架，懸掛簽字雙方或多方的小國旗。

參加簽字儀式的人員按主賓各方並依身份順序分站於自己一方簽字人的座位後面。中國常採用此種。另一種是簽字廳內設定長方桌一張作為簽字桌，桌後放兩把或多把椅子為簽字人員座位，主左客右。國旗分別懸掛在各自的簽字人員座位的後面。參加簽字儀式的人員按主客各一方並依身份順序分坐於自己一方簽字人的對面。

再一種是簽字廳內設定兩張或多張桌子為簽字桌，主左客右，雙方簽字人各坐一桌，小國旗分別懸掛在各自的簽字桌上。參加簽字儀式的人員按主客各一方並依身份順序分坐於自己一方簽字人的對面。