如何進行企業檔案檔案歸類管理
檔案歸類：
第一條 管理部門?1.文書結案後，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為 特殊案 件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意後妥為儲存，文 書管理部門以影本歸檔，原稿用畢後仍應送文書管理部門歸檔並換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。
第二條 檔案點收?檔案結案移送歸檔時，依如下原則點收：?1.檢查檔案的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.檔案如經抽存者，應有管理部門主管的籤認。3.檔案的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。4.與本案無關的檔案或不應隨案歸檔的檔案，應即退回經辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收後 ，檔案送歸檔。
第三條 檔案整理?點收檔案後，應依下列方式整理：?1.中文直寫檔案以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文檔案則以左方裝訂為原則。 2.右方裝訂檔案及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.檔案如有皺摺、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切摺疊，使其整齊劃一。
第四條 檔案分類?1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務專案等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為 若干小類。 2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得於第三級之後 另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個 檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類(或細類)之後增設“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登入，並以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下?A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
第五條 檔案名稱及編號?1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定範疇，不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多 寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定後，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，並擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
第六條 檔號編定?1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左 方裝訂者則填寫於右上角。
第七條 歸檔與檔案清理?1.歸檔檔案，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要 使用“見出紙”註明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。?
第八條 儲存期限?檔案儲存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：?1.永久儲存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及 股東會紀 錄；(5)財務報表；(6)政府機關核准檔案；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設 計圖；(9)其他經核定須永久儲存的文書。2.10年儲存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核 定須儲存10年的文書。3.5年儲存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定儲存5年的文書。4.1年儲存：結案後無長期儲存必要者。5.規章由規章管理部門永久儲存，使用部門視其有效期間予以儲存。
第九條 檔卷清理?1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規定清理一次，已屆儲存期限者，得予銷燬，銷燬前應造冊呈總經理核准，必 要時向主管官署報備，並於目錄表之附註欄內註明銷燬日期。2.保管期限屆滿的檔案中，部分經核定仍有儲存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發)文登記單”第五聯附註在其保留檔案上，並在第五聯上註明部分銷燬之日期。
第十條 調卷程式?1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門主 管(科長以上)核准後持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經核查後，取出該項檔案，並於“調卷單”上填注借出 日期後，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先後整理，以備稽催。3.於檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤並於“調卷單”填注歸還日期及簽章確認後，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存備查。
第十一條 調卷管理?1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一週為限，如有特殊情形欲延長 調閱期限時，應按調閱程式重新辦理。2.調卷人員對於所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明 原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應於規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意
儲存：
第一條、為提升檔案儲存技術，妥善維護檔案安全，發揮檔案管理功能，特訂定本規範。
第二條、紙質類檔案之儲存，應妥善採取防光、防熱、防潮、防蟲及防菌等措施，避免檔案受光害及紙質纖維素之氧化或水解或因蟲、菌危害，導致檔案之損壞。
第三條、紙質類檔案宜以化性穩定之聚酯類膠膜保護袋或去酸材質之卷夾或保護盒存放。
第四條、紙質類檔案如有破損，應隨時修補；其修補方法得以裱法、鑲法或其他適當方法為之。
第五條、紙質類檔案如因本身及外在環境影響而產生泛黃變脆、劣化損壞等情形時，應予裱褙處理。
第六條、微縮片、正片、負片及照片等攝影類檔案應存放於保護套（袋）或底片夾內，再置入去酸之保護盒中。
前項保護套（袋）或底片夾之材質，應選擇純聚丙烯、純聚乙烯類塑膠片或中性之紙類。
第七條、微縮片、正片或負片之保護盒應水平置放，避免Sunny直射，並應定期檢查。
第八條、攝影類檔案應設定專用儲存櫃，其材質應選用惰性材料，並具有溫、溼度控制及四小時以上之防火功能。
第九條、攝影類檔案及錄影（音）帶類檔案放入儲存櫃前應逐步回溫。取出後，亦同。
第十條、永久儲存之彩色照片，應以翻拍成底片或彩色微縮片，或以數位方式或其他適當方式儲存之。
第十一條、檔案管理人員拿取攝影類檔案時應配戴棉質或尼龍手套，接觸時以邊緣部分為限，避免於膠片上留下指印或刮傷。
第十二條、錄影（音）帶類檔案入庫前，應將防誤抹孔關閉，個別存放於絕緣之保護卡匣盒內，再置於儲存櫃中。
前項儲存櫃之存放，應避免鄰近電器用品或帶有磁場之場所。
第十三條、錄影（音）帶類檔案應定期檢查及轉帶；如有變質，應即處理，並定期複製轉錄，以利儲存。
前項檔案如經依法應用，入庫前應轉回起頭點；快速轉帶後，應經散熱後始予收藏。
第十四條、錄影（音）帶類檔案如有發黴情形，應使用除黴噴液，清除發黴。
第十五條、電子媒體類檔案應以壓克力、純聚丙烯等化性穩定材質之保護夾盒個別存放，再放置於儲存櫃中。
第十六條、電子媒體類檔案應避免Sunny直射或用清潔溶液擦拭。
擦拭光碟片應使用軟質之織布，由中心部位以放射方向向外圍拂拭，避免用同心圓方向擦拭之。
第十七條、光碟片應避免刮傷或改變光碟面原有之標示方式。
檔案管理人員拿取光碟片時應配戴棉質或尼龍手套，接觸時以邊緣部分為限，避免於光碟表面留下指印或刮傷。
第十八條、檔案之蟲害、菌害防治，應依下列五階段防治措施行之：
（一）避免：室外避免草木叢生及使用夜間燈光誘引昆蟲，並避免堆放木頭，杜絕白蟻等昆蟲滋生。室內收藏櫃勿與地板及牆壁密接、避免鋪設地毯，水管避免經過天花板，以維持環境之整潔。
（二）阻絕：窗戶加裝紗窗、排水口及通氣孔加裝濾網，縫隙處應予以填補，防止昆蟲入侵。必要時於通風口加裝空氣淨化裝置，以減少菌害發生。
（三）偵測：定期翻閱檔案檢視檔案狀況，進行環境偵測並作成紀錄；利用粘蟲紙等誘捕器捕捉昆蟲，並隨時追蹤昆蟲入侵或菌害之各種跡象。
（四）因應：如檔案已遭蟲害或菌害，應即進行除蟲、殺菌處理。
（五）恢復：包括環境之恢復及檔案狀況之恢復，並針對重要檔案進行修補。
第十九條、檔案入庫前應檢查檔案狀況；如有蟲害或發黴情事，應立即隔離進行除蟲或殺菌。
第二十條、前點除蟲、殺菌，應視菌蟲種類、檔案媒體型別或損壞狀況選用下列方式行之：
（一）燻蒸法：使用含化學成分之熏蒸劑燻蒸方式。
（二）低溫法：將檔案裝入袋中密封，放入攝氏零下二十度至三十度之冷凍庫十四日以上之方式。
（三）低氧法：置換密閉空間內之氧氣成其他氣體，使氧氣濃度降至百分之零點三以下並維持十四天之方式。
（四）鈷六十加馬（γ）射線法：利用該射線之穿透力及殺傷力輻射殺蟲之方式。
（五）其他經檔案管理局公告之方式。
前項處理應避免造成檔案、人體之傷害及環境之破壞，處理後應將蟲屍排遺清理乾淨。第一款之燻蒸法宜注意禁止排放氟氯碳化物並降低氮氧化物及二氧化碳排放量。
如何進行企業檔案檔案歸類管理
檔案歸類：
第一條 管理部門?1.文書結案後，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為 特殊案 件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意後妥為儲存，文 書管理部門以影本歸檔，原稿用畢後仍應送文書管理部門歸檔並換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。
第二條 檔案點收?檔案結案移送歸檔時，依如下原則點收：?1.檢查檔案的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.檔案如經抽存者，應有管理部門主管的籤認。3.檔案的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。4.與本案無關的檔案或不應隨案歸檔的檔案，應即退回經辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收後 ，檔案送歸檔。
第三條 檔案整理?點收檔案後，應依下列方式整理：?1.中文直寫檔案以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文檔案則以左方裝訂為原則。 2.右方裝訂檔案及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.檔案如有皺摺、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切摺疊，使其整齊劃一。
第四條 檔案分類?1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務專案等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為 若干小類。 2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得於第三級之後 另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個 檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類(或細類)之後增設“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登入，並以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下?A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
第五條 檔案名稱及編號?1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定範疇，不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多 寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定後，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，並擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
第六條 檔號編定?1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左 方裝訂者則填寫於右上角。
第七條 歸檔與檔案清理?1.歸檔檔案，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要 使用“見出紙”註明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。?
第八條 儲存期限?檔案儲存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：?1.永久儲存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及 股東會紀 錄；(5)財務報表；(6)政府機關核准檔案；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設 計圖；(9)其他經核定須永久儲存的文書。2.10年儲存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核 定須儲存10年的文書。3.5年儲存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定儲存5年的文書。4.1年儲存：結案後無長期儲存必要者。5.規章由規章管理部門永久儲存，使用部門視其有效期間予以儲存。
第九條 檔卷清理?1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規定清理一次，已屆儲存期限者，得予銷燬，銷燬前應造冊呈總經理核准，必 要時向主管官署報備，並於目錄表之附註欄內註明銷燬日期。2.保管期限屆滿的檔案中，部分經核定仍有儲存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發)文登記單”第五聯附註在其保留檔案上，並在第五聯上註明部分銷燬之日期。
第十條 調卷程式?1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門主 管(科長以上)核准後持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經核查後，取出該項檔案，並於“調卷單”上填注借出 日期後，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先後整理，以備稽催。3.於檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤並於“調卷單”填注歸還日期及簽章確認後，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存備查。
第十一條 調卷管理?1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一週為限，如有特殊情形欲延長 調閱期限時，應按調閱程式重新辦理。2.調卷人員對於所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明 原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應於規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意
儲存：
第一條、為提升檔案儲存技術，妥善維護檔案安全，發揮檔案管理功能，特訂定本規範。
第二條、紙質類檔案之儲存，應妥善採取防光、防熱、防潮、防蟲及防菌等措施，避免檔案受光害及紙質纖維素之氧化或水解或因蟲、菌危害，導致檔案之損壞。
第三條、紙質類檔案宜以化性穩定之聚酯類膠膜保護袋或去酸材質之卷夾或保護盒存放。
第四條、紙質類檔案如有破損，應隨時修補；其修補方法得以裱法、鑲法或其他適當方法為之。
第五條、紙質類檔案如因本身及外在環境影響而產生泛黃變脆、劣化損壞等情形時，應予裱褙處理。
第六條、微縮片、正片、負片及照片等攝影類檔案應存放於保護套（袋）或底片夾內，再置入去酸之保護盒中。
前項保護套（袋）或底片夾之材質，應選擇純聚丙烯、純聚乙烯類塑膠片或中性之紙類。
第七條、微縮片、正片或負片之保護盒應水平置放，避免Sunny直射，並應定期檢查。
第八條、攝影類檔案應設定專用儲存櫃，其材質應選用惰性材料，並具有溫、溼度控制及四小時以上之防火功能。
第九條、攝影類檔案及錄影（音）帶類檔案放入儲存櫃前應逐步回溫。取出後，亦同。
第十條、永久儲存之彩色照片，應以翻拍成底片或彩色微縮片，或以數位方式或其他適當方式儲存之。
第十一條、檔案管理人員拿取攝影類檔案時應配戴棉質或尼龍手套，接觸時以邊緣部分為限，避免於膠片上留下指印或刮傷。
第十二條、錄影（音）帶類檔案入庫前，應將防誤抹孔關閉，個別存放於絕緣之保護卡匣盒內，再置於儲存櫃中。
前項儲存櫃之存放，應避免鄰近電器用品或帶有磁場之場所。
第十三條、錄影（音）帶類檔案應定期檢查及轉帶；如有變質，應即處理，並定期複製轉錄，以利儲存。
前項檔案如經依法應用，入庫前應轉回起頭點；快速轉帶後，應經散熱後始予收藏。
第十四條、錄影（音）帶類檔案如有發黴情形，應使用除黴噴液，清除發黴。
第十五條、電子媒體類檔案應以壓克力、純聚丙烯等化性穩定材質之保護夾盒個別存放，再放置於儲存櫃中。
第十六條、電子媒體類檔案應避免Sunny直射或用清潔溶液擦拭。
擦拭光碟片應使用軟質之織布，由中心部位以放射方向向外圍拂拭，避免用同心圓方向擦拭之。
第十七條、光碟片應避免刮傷或改變光碟面原有之標示方式。
檔案管理人員拿取光碟片時應配戴棉質或尼龍手套，接觸時以邊緣部分為限，避免於光碟表面留下指印或刮傷。
第十八條、檔案之蟲害、菌害防治，應依下列五階段防治措施行之：
（一）避免：室外避免草木叢生及使用夜間燈光誘引昆蟲，並避免堆放木頭，杜絕白蟻等昆蟲滋生。室內收藏櫃勿與地板及牆壁密接、避免鋪設地毯，水管避免經過天花板，以維持環境之整潔。
（二）阻絕：窗戶加裝紗窗、排水口及通氣孔加裝濾網，縫隙處應予以填補，防止昆蟲入侵。必要時於通風口加裝空氣淨化裝置，以減少菌害發生。
（三）偵測：定期翻閱檔案檢視檔案狀況，進行環境偵測並作成紀錄；利用粘蟲紙等誘捕器捕捉昆蟲，並隨時追蹤昆蟲入侵或菌害之各種跡象。
（四）因應：如檔案已遭蟲害或菌害，應即進行除蟲、殺菌處理。
（五）恢復：包括環境之恢復及檔案狀況之恢復，並針對重要檔案進行修補。
第十九條、檔案入庫前應檢查檔案狀況；如有蟲害或發黴情事，應立即隔離進行除蟲或殺菌。
第二十條、前點除蟲、殺菌，應視菌蟲種類、檔案媒體型別或損壞狀況選用下列方式行之：
（一）燻蒸法：使用含化學成分之熏蒸劑燻蒸方式。
（二）低溫法：將檔案裝入袋中密封，放入攝氏零下二十度至三十度之冷凍庫十四日以上之方式。
（三）低氧法：置換密閉空間內之氧氣成其他氣體，使氧氣濃度降至百分之零點三以下並維持十四天之方式。
（四）鈷六十加馬（γ）射線法：利用該射線之穿透力及殺傷力輻射殺蟲之方式。
（五）其他經檔案管理局公告之方式。
前項處理應避免造成檔案、人體之傷害及環境之破壞，處理後應將蟲屍排遺清理乾淨。第一款之燻蒸法宜注意禁止排放氟氯碳化物並降低氮氧化物及二氧化碳排放量。