怎樣做好採購工作？採購管理制度怎麼寫？酒店採購工作離不開以下幾點：

1.根據營業部門的申購單的品名和數量採購；

2.對周圍的一些市場的供應情況最好要熟悉；

3.多跑幾家，貨比三家，價廉物美是最好了；

4.確保採購來的商品符合營業部門的要求；

5.做好入庫出庫、盤點盤存、先進先出等日常管理工作；

6.做好倉庫管理臺賬；

7.保管好鑰匙；

採購員的基本素質要求:

a. 較強的工作能力

採購是一項相當複雜，而且要求很高的工作，採購員應具備的基本工作能力也相當的多樣化。採購人員必須具備較高的分析能力、預測能力、表達能力和專業知識水平。

a-1分析能力

由於採購員常常面臨許多不同策略的選擇與制定，例如物料規格、品種的購買決策、何者為企業所能接受的價格、物料如何運輸與儲存、如何管理才能得到消費者的迴應。因此，採購員應具備使用分析工具的技巧，並能針對分析結果制定有效的決策。

首先，採購支出是構成企業製造成本的主要部分，因此採購員必須具有成本意識，精打細算，錙銖必爭，不可“大而化之”。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂：“一分錢一分貨”，不可花一分冤枉錢，買品質不好或不具有使用價值的物品。隨時將投入（成本）與回報告（使用狀況、時效、損耗、維修次數等）加以比較。

此外，對報價單的內容，應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，逐項（包括原料、人工、工具、稅費、利潤、交貨時間、付款條件等）加以剖析判斷。

a-2預測能力

在現代動態經濟環境下，物料的採購價格與供應數量是經常調整變動的。採購員應能依據各種產銷資料，判斷貨源是否充裕；透過與供應商的接觸，從其“銷售”的態度，揣摩物料可能供應的情況；從物料價格的漲跌，推斷採購成本受影響的幅度有多大。總之，採購員必須開闊視野，具備“察言觀色”的能力，對物料將來供應的趨勢能預謀對策。

a-3表達能力

採購員無論是用語言還是用文字與供應商溝通，都必須能正確、清晰表達採購的各種條件，例如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解。面對忙碌的採購工作，必須使採購人員具備“長話短說，言簡意賅”的表達能力，以免浪費時間。“曉之以理，動之以情”來爭取採購條件，更是採購人員必須鍛鍊的表達技巧。

b. 一定的知識與經驗

採購員特別是管理人員至少應具備專科以上的學歷，因為接受過正式專科以下教育訓練的學生，其所具備的專業知識與技巧較能符合採購工作的需求。除此之外，採購員最好具有商學知識，如企業管理、流通業管理、流行商品或行銷等科系，並以曾修過商品資訊、統計、行銷、業務人員管理的人員尢佳。

b-1. 產品知識

無論是採購哪一種物料，都必須要對其所欲採購的標的物有基本的認識。我們很清楚，一個學化工機械並從事多年化工機械採購的人員因工作需而轉向電子元器件採購，儘管他從事採購已多年，但他仍會感到有些力不從心，如果他想盡快適應新角色就必須及時補充有關電子元器件方面的知識，補充的途徑很多，如自學、參加相關專業培訓班等。一些採購員認為，採購員不是搞研究開發的，而且往往有本企業工程技術人員及品管人員的協助，故不需掌握太多的專業知識，持有這種觀點的採購員必須認識到那些可以支援你的工程及品管人員並不是時時刻刻在你的左右，況且有時他們因各種原因未必能幫你。對於零售企業採購員來說，對商品的瞭解要比其他行業的採購員還要深入，因為其必須擔負起銷售業績的相關責任。以流行服飾的採購員來說；以家電用品的採購員而言，必須瞭解產品的功能、技術層次、原料、製程、保修期限等。

不過，由於採購員採購的範圍大小不一，物料種類為數甚多，更何況流行科學技術發展極為迅速，採購員要如何持續性的擁有產品知識呢？基本上，有幾種方式可以供採購人員參考：大學的課程、貿易性期刊、流行雜誌、展覽或工作參觀、與供應商保持聯絡等。

b-2客觀理智

採購員在選擇商品或商品組合時絕對不能憑自我的感覺，必須要利用科學的方法針對消費者需求與市場流行趨勢進行合理的分析，並將分析結果客觀地呈現出來，選擇最有利益的商品，不因主觀的偏見而左右了採購策略的擬定。

b-3專注投入

對於採購員來說，專注投入相當重要，因為，採購員必須要利用更多的時間去了解市場趨勢與發掘更多的供應商，必須常常加班，尢其是生產的旺季，加班到深夜時有所見。除此之外，採購員還必須協助高層主管規劃採購策略，因此在年度或每年開始時都會特別的忙碌，採購員必須毫無怨言地投入其中。

c. 良好的品德

採購員必須具備如下良好的品德：

c-1廉潔

採購員所處理的“訂單”與“鈔票”並無太大的差異，因此難免被“唯利是圖”的供應商所包圍。無論是威迫（透過人際關係）還是利誘（回扣或紅包），採購員都必須廉潔，維持“平常心”、“不動心”，否則以犧牲公司權益，圖利他人或自己，終將誤人誤已。“重利忘義”的人，是難以勝任採購工作的。

c-2敬業精神

“缺貨或斷貨”實為採購人員最大的失職。固然造成短缺的原因很多，若採購人員能有“捨我其誰”的態度，高度負責採購所需的物料，則企業的損失將會大大減少。

c-3虛心與耐心

採購員雖然在買賣方面較佔有上風，但對供應商的態度，必須公平互惠，甚至不恥下問、虛心求教，不可趾高氣揚、傲慢無禮。與供應商談判或議價的過程，可能相當艱辛與複雜，採購員更需有忍耐、等待的修養，才能“欲擒故縱”，氣定神閒地進行工作。居於劣勢時，亦能忍讓求全，不慍不火，克已奉公。

c-4遵守紀律

採購員是外出執行採購的人員，他們的一言一行都代表著企業與外界打交道，他們的工作好壞不僅影響企業的效益，而且影響企業的聲譽，因此，企業對採購員規定了若干紀律，採購員必須自覺遵守，嚴格執行

採購管理制度

一、總則

第一條 為加強公司各項採購活動的管理和控制，結合《預算管理制度》的相關規定，經公司研究特制定本制度。

第二條 本制度所指的採購包括公司各項固定資產及其附屬裝置的採購、車飾等商品採購、配件及其他材料採購、低值易耗品和辦公用品採購、各種廣告和展示設計採購。

第三條 公司所有的採購活動統一由公司的所指定的相關專業部門負責執行。具體規定為：

1、廣告和展示設計採購由行政部負責執行；

2、生產車間、辦公室物品由採購部負責執行；

3、電腦、軟體等電子資訊裝置的採購由行政部負責執行。

4、其他上述未包括的採購全部由行政部或其他公司另行指定部門負責執行。

第四條 單項（含綜合專案採購，整車和配件採購及整車供應商指定的採購除外）採購金額超過10萬元的採購專案，應由相應的採購部門會同有關採購需求部門、財務部、審計部和總經辦舉行採購聽證會或合同評審會，採購部門應在會前準備好充足的資料，如專案方案介紹，供應商詢價記錄或招投標情況，各供應商優惠辦法，價效比意見書，其它相關資料等。

第五條 本制度採購管理主要指採購預算管理、採購詢價管理、採購合同管理、採購入庫和付款、供應商評審等幾個重大方

二、採購詢價管理

第六條 採購部門接到批准的採購申請單後，優先到公司指定的供應商處購買，如指定供應商無貨供應時，必須進行多方比價，1千元以上的物品，貨比三家，作好市場詢價記錄（市場詢價記錄表附後），擇優擇廉購買，同時保管好《市場詢價記錄表》以供以後參考和稽核，保管期限為一年。

第七條 審計部和財務部定期或不定期聯合進行市場資訊調查，作好市場資訊調查記錄（記錄表附後），對前期購買活動進行評審，做好評審工作總結，報總經理參考。

第八條 定期評審分為季度評審、半年度評審、年終評審。不定期評審可以根據工作需要，由總經理或審計總監決定。

三、採購合同管理

第九條 採購價格選定後，採購商品單位價格在5000元以上或採購合同金額在5000元以上的或有經常供貨行為的（一年內有3次以上）必須與供應商簽訂採購合同，廣告、展示設計採購必須與供應商簽訂合同。

第十條 採購合同必須進行合同評審會籤，各職能部門對合同的內容和條款逐一進行審查，各職能部門負責人對合同進行聯合會籤，並對會簽結果負責。只有經過會籤同意的合同才能加蓋公司的合同專用章或公章。

第十一條 參加合同會籤的職能部門：總經理、審計總監、財務部、行政部。合同會籤的經辦人為相關採購責任部門。

第十二條 採購合同的保管：採購合同原件由採購責任部門保管，留影印件在財務部備案，合同原件保管時限為3年。

第十三條 採購合同條款的執行跟蹤：日常跟蹤由採購責任部門負責，審計部對合同條款的執行進行定期和不定期的審計。

第十四條 供應商給予公司現金折扣和銷售折讓的情況，必須在合同條款中反映。嚴禁採購人員私自收取或索要供應商回扣、佣金等，一經查明發現將由公司視具體情況給予責任人開除、降職或其他行政處罰。

四、採購入庫和付款

第十五條 屬於固定資產的（單位價值在2000元以上，使用期限在一年以上），必須辦理固定資產驗收手續（附固定資產驗收單格式），驗收合格才能入庫。

第十六條 屬於公司商品、原材料（車飾精品、配件、車間輔料等）的必須辦理入庫手續，認真填寫入庫單，倉管員對入庫數量負責，月末盤虧時需進行賠償。

第十七條 辦公用品和其他不需入庫的零星物料(數量在5個以下金額在10元以下且不屬公司商品、原材料的物料)，必須有兩人以上在送貨單或發票上簽名確認。

第十八條 採購金額超過50元的，必須取得合法的發票，儘量取得增值稅專用發票。

第十九條 付款注意事項：固定資產付款必須附上發票、合同影印件、《固定資產驗收單》；公司商品付款須附上發票、入庫單；未簽訂採購合同的須附上〈〈市場詢價記錄表〉〉，否則財務部不得付款。廣告、展示設計付款時必須附上合同

五、供應商評審

第二十條 每年年初，由審計部組織，對上年度的各類供應商進行評審，對價格高、服務差的供應商進行淘汰替換。列出合格供應商名錄。

第二十一條 評審委員會的組成：行政部負責人、售後服務部負責人、財務負責人、審計總監、總經理共五人組成。