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  • 1 # 易豐搬家

    這個問題小豐可以回答您,企業搬遷很多人都是第一次所以很多小夥伴都不知道該如何注意。

    都說去年年底任性裸辭的人,今年都傻眼了。小豐閨蜜姍姍還算幸運,3月初的時候,終於找到了工作,去一家還不錯的創業公司當行政主管。可入職不到3天,大Boss就安排了她一個“重量級的任務”:籌備企業搬遷事宜。好在閨蜜也是見過大風大浪的人,曾經也幫老東家出過幾套很nice的企業搬遷方案。在新上司那裡大致瞭解情況後,姍姍很快就已經有了自己的思路,這不,這份企業搬遷前注意事項就是這位資深行政主管的多年經驗所得。

    企業搬遷前8大注事項

    一、與上級溝通,瞭解他的要求

    企業搬遷是一個費時費力費錢的大工程,自然在籌備工作之前,需要和上級溝通好,瞭解老闆對這次的公司搬家的預期值,才能做好預算,以及安排整個企業搬遷的工作。我們都明白,新辦公室的地點位置、大小、停車位的使用情況、物業水平、電梯使用情況都與辦公室的租金掛鉤,而員工生活交通情況也得考慮進去,畢竟通勤時長直接影響到了員工的幸福指數。

    二、處理合同事宜

    既要處理和老房東的合同,也要和新的房東交涉合同事宜。

    由於姍姍是新來的,與老房東的合同並未她接手的,她就請同部門的老員工幫忙,問清楚之前租賃辦公室時的具體情況,這樣與老房東談起來更流暢。

    解決舊辦公室的退租事宜了,還得和新房東協商新辦公室的租金、租期、付款方式、裝修事項等,口頭上說的事情,她幾乎都會寫入到合同裡,或者是附加協議中,免得退租時候有理說不清。

    三、新辦公室裝修事宜

    這一步主要是聯絡裝修公司協商裝修事宜和購置新辦公室的辦公傢俱、裝置等。

    如果公司沒有合作的裝修公司,就得透過招標的形式,或找熟人推薦的方式。當然這個過程,先由裝修公司提交裝修方案,姍姍再將方案整理好,給領導選擇,整個辦公室的裝修風格、裝修預算、購買傢俱和裝置的預算都得領導拍板。

    四、成立企業搬遷小組,做好分工安排

    辦公室找到了,辦公室的裝修也在進行了,那麼,接下來的事情就是:企業搬遷!

    姍姍明白,這完全不是一個人或一個部門能完成的。除了行政部負責主要工作外,還得其他部門的配合。於是她制定了一個分工安排表,讓領導審批。大概的內容就是:

    行政部負責的工作:裝修的跟進、辦公器材的採購、原來公司的資料整理、搬家公司的跟進、搬家方案的制定,搬家工具的購買等等;

    每個部門的負責人:負責讓自己部門的員工提前打包好自己的個人物品,並在電腦、其他裝置上貼上標籤,標籤上寫好自己的部門-名字,免得搬完後,找不到自己的東西。

    整個分工安排表上要有節點時間和負責人員名字,這樣才能分工到人,效率更高。

    五、尋找搬家公司

    企業搬遷涉及了人、物太過複雜,必須要專業的人來幫忙才能完成。因此,必須提前找好合適的搬家公司來處理,商量搬遷方案。就姍姍這麼多年的工作經驗,自然明白什麼樣的搬家公司才是她需要的。

    六、聯絡搬家公司,確定搬遷日期

    確定搬遷日期其實是企業搬遷中很重要的部分,很多人第一次企業搬遷會以為隨便選一個週末搬就行,其實企業搬遷選擇搬遷日期很有講究的,是需要挑選個良辰吉日的。

    於是珊珊提前就在網上選了幾個企業搬遷的好日子,並和公司幾個部門領導協商後,確定了兩個合適的日子,珊珊將這兩個搬家日期發給領導,由領導拍板。

    七、提前下達企業搬遷通知

    確定好搬遷日期之後,和所有員工下達一個正式企業搬遷通知,附有搬遷時間、新公司地址、資料的整理和保管、部門當天需要值班人員、個人物品打包等內容,確保搬遷有條不紊。然後透過郵件、電話等方式提前通知企業合作伙伴和客戶公司搬遷的事情。

    還有別忘了檢查近期公司快遞情況,更新近期快遞地址,確保搬家期間無快遞寄往公司原地址。

    八、辦理公司變更事宜

    公司搬遷完畢後,還有一件非常重要的事情:就是去工商部門辦理相關地址變更業務,這個很重要哦!

    看完珊珊企業搬遷全過程的小夥伴應該發現了,企業搬遷真的不是企業憑藉一個人和幾個人的力量就能完成的,還得是搬遷小組和搬家公司協商溝通好,才能更高效。

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