即興彙報的準備時間不多，但不管怎麼樣，都應該圍繞話題，快速地在大腦中構思一個簡單的講話提綱。比如開頭怎麼講，講些什麼；主體部分講幾個觀點，把觀點概括好，用關鍵詞、關鍵句將其列出來；內容如何填充，如何結尾，等等。如何做到即興彙報有條理有邏輯重點突出呢？

1. 要明確主題。

彙報者要講述的內容有哪些？聽眾想聽到的內容有哪些？對這兩項進行分析整合，先講什麼，後講什麼在彙報之前將自己的中心內容濃縮，歸納出幾個要點，就可以了。

2. 觀點要突出。

在口頭彙報中，觀點主要是來證明話題的，是為話題服務的。因此，在彙報時要有正確、鮮明、集中的觀點。而那些與工作無關的觀點，會讓整個彙報偏離了方向；而那些與工作相悖的觀點，則會讓你的彙報自相矛盾。口頭彙報的核心就是觀點，一個或幾個觀點將貫穿於講話的始終，並起著綱領性的作用。

3. 組織好語言。

語言是口頭彙報的基礎，如果你能用幾個句子概括好觀點、那麼連續幾個句子就可以成為一段話，這樣一來，腹稿就出來了。比如，在彙報之前，你需要考慮：這次彙報的重點是什麼；工作的特點有哪些；遇到的問題解決方法是否可行？考慮好這些問題，你就可以冷靜地邊想邊講，將整個彙報分成幾段，每段分為幾條，並圍繞這幾條展開聯想，或適當補充，就可以有條不紊地進行口頭彙報了。

4. 備事實依據。

口頭彙報無法事先做充分的準備，完全依靠隨機應變。而運用一些事實、材料分析，無外乎兩個方面：一是員工平時的積累；二是眼前的人和事。無論哪方面的材料，都要儘量選用對彙報有用的材料。材料是作為論據來說明觀點的，因此要注意選擇那些能夠反映工作、支援觀點、說明觀點的材料。只有這樣的材料，才能與觀點有機統一，使觀點更加形象，更加有說服力。

口頭彙報最考驗的是一個人的語言組織能力，通常善於彙報的員工只會先在腦海裡有一個大概的輪廓，然後按照這個思路，先說什麼，後說什麼，哪些該說，哪些不該說，這樣一一思考好，到了領導那裡，彙報工作就能做到張嘴就來。

答主介紹：文若河，張嘴就來演講力訓練專家，北大、清華、浙大、復旦、廈大等高校Quattroporte班、EMBA班演講力講師，常年在北大、復旦、浙大面向社會開設演講力訓練課程。著有《競聘演講輕鬆過關》《會說話，得天下》《我最想要的口才指導》等暢銷書籍。

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正忙活著，突然領導過來說“小X，到我辦公室來一趟！”。滿腹狐疑來到領導辦公室，領導仰在寬大的辦公椅上，盯著你說“把XXX事情，跟我詳細彙報一下！”。直接一身冷汗，千頭萬緒，這讓我從何說起呢？

臨時被叫去跟領導彙報工作，是職場經常發生的事情，遇到這種事情，該怎麼辦呢？就用我們最常用的五步法就可以了：

1、啥事

“領導，現在我就公司管理人員執行力提升專案的執行情況，向你彙報一下”。不要上來就開始彙報內容，而是要用一句這樣概括的話，來確認你的領導到底讓你彙報什麼。

2、進展

“按照11月初的規劃，我們在11月的12-13號做了一場執行力培訓……”。挨個彙報進展情況，也就是已經做了什麼，在彙報每個進展時，要略停頓，以備領導提問。

3、問題

“在執行情況中，我們發現培訓結束後，還需要後續的跟進，但這部分當初我們沒有規劃……”不要光說好的，你說點存在的問題，因為你不說問題，領導也會挑戰你的。

4、方案

“我們專案小組碰了一下，制定了一個簡略的培訓後反饋計劃，大概是這樣的……”你不能光想到問題，你自己提出的問題，你得有方案啊。

5、請示

“X總，在這個專案上，你是專家，非常希望得到你對這個專案的指示……”你不說這句話，領導也會指示的，所以，態度謙虛的主動提出來吧。

大概就是這五步，簡單的彙報結束，有的領導會習慣經常性的打斷，那你就挨個回答唄。不過我要提醒大家的是，在彙報時，大腦一定要高速運轉一件事，那就是領導為什麼會心血來潮找你彙報這個問題，是有人告狀了，是出事了，是領導不滿意了等等，這才是最重要的啊。