即便是整體經濟增強，很多IT領導者仍然面臨著保持精簡和敏捷的壓力。削減成本始終是一項嚴峻的挑戰，尤其是在IT角色和職責迅速擴充套件、需要了解、投資和獲取新技術的時候。
IT和網路管理軟體開發商Ipswitch的IT高階主管Eric Turnquist表示：“通常情況下，IT就是要降低成本，因為他們被告知需要這麼做，以及需要降低多少成本。”不幸的是，許多IT領導者只是從字面上理解這一命令，就開始不分青紅皂白地削減各種類別的支出。雖然簡單易行，但一刀切實際上沒什麼意義，可能會損害一些必要的IT操作，而且影響通常是很大的。“你要清楚你削減掉的是什麼，以及為什麼削減，多問一些問題，”Turnquist說。
收緊IT預算需要做出明智的決策。通常情況下，這意味著你要知道該做什麼，更重要的是，還要知道不該做什麼。當你努力將預算削減到必要水平的時候，你應該避免這8個陷阱。
1、不完全瞭解你目前的義務
要聰明地、有效地削減成本，就要進行徹底深入的研究。“只有當你對當前成本承諾有一個真實的基線時，才能確定節約成本帶來的影響，”雲服務提供商AHEAD解決方案負責人John Cole這樣解釋道。
與財務團隊密切合作，確保你是以最佳方式削減了恰當型別的成本，這一點也很重要。Cole指出，不同的組織和專案可能將資本支出和運營支出分為不同型別的節約專案。他補充說，他們還可以給現金和GAAP成本核算設定不同的價值。
在開始進行任何削減之前，你還還得對所有IT資產和系統進行明確的所有權分配，瞭解每個資產或系統對業務運營的影響。“忽略任何一部分都將導致庫存不明確，引發預算過程中的錯誤決策，”位於美國加州的CenturyLink企業銷售總監Justin Davis這樣說道。
2、無法維持標準化的基礎設施
非標準化的IT基礎設施（包括不同型別的系統和軟體工具，隨意散佈在企業中）是另一個潛在的成本削減陷阱，這經常會導致不必要的成本，例如無意中重複支付了許可費用，商業技術產品和服務提供商Triton Technologies執行長Trave Harmon這樣警告說。
除了有獨特需求的企業組織之外，標準化本質上說是具有成本效益的，有助於更好的財務決策。大雜燴式的基礎設施可能帶來的負面影響可能要遠遠超過做出準確的成本削減決策。“使用不同版本的Office、防病毒軟體、監控和[其他工具]是很荒謬的，這可能會影響整個企業的業績，”Harmon說。
3、相信有神奇的解決方案
是時候放下你的魔杖面對現實世界了。希望透過新技術就能立即節約預算，這幾乎就是一種幻想。“降低成本是沒有一種萬靈藥的，”Cole建議說。儘管簡單地將操作遷移到雲、採用DevOps或外包服務等等這些實踐有助於降低成本，但實際上並不會立即見效。”
在考量新技術的時候不要只看成本，特別是現有技術或工藝目前運作良好的情況下。“慢慢來，考量一下合作伙伴或廠商提出的/承諾的解決方案是否真的有效，”軟體開發服務提供商CroatiaTech聯合創始人兼執行長Nenad?uk解釋說。雖然服務提供商經常承諾可以長期節省大量成本，但卻從未保證能夠兌現這一承諾。“有些人虎頭蛇尾，到那個時候已經為時已晚。”
4、忽視日常任務的自動執行
儘管大多數自動化技術都需要一定的前期投資，但長期節約也可能是客觀的。“如果一個人從一臺機器輸入資料到另一臺機器，你必須支付人工、保險等費用等。如果你能以五分之一的人工費用來支付軟體來做同樣的工作，甚至效率可以達到90％，你會看到顯著的成本節省，”Harmon說。
5、沒有與其他利益相關者進行協商
安全與合規技術提供商RedLock的雲安全副QuattroporteMatt Chiodi警告說：“削減預算永遠不應該是單方面的決定，因為這會在整個企業中產生意想不到的影響。” Chiodi建議IT負責人應該把削減成本的舉措，作為跨組織邊界進行協作、從同事和外部來源獲得意見和建議的一個機會。“削減成本不應該總被視為是一件負面的事情，也可以被看作是一種競爭優勢，作為業務部門靈活創新的一個刺激因素，”他評論道。
數字處理技術開發商Kazuhm的產品運營總監Kevin Hannah補充道，戰略性的IT預算決策絕不能孤立地進行。“制定預算是一項戰略性工作，涉及多個內部利益相關者，使IT與業務目標保持一致，也是存在缺少經驗和知識、外部專家可帶來你不瞭解的內容的一項工作，”他解釋道。
Cole表示認同：“除非是極端的情況，外部建議和同行建議是瞭解服務或成本降低的上游和下游影響的關鍵。”
6、期望廠商能夠實現大量節省
Cole說，從某種程度上說談判是有用的，但不一定是實現顯著影響力收益的最佳途徑。“最好的廠商往往最關心你覺得能從他們的服務中獲得的最大價值，因此如果想要和你保持持續的合作伙伴關係，他們會很願意與你一起制定出合適的規模和成本結構。”
“廠商體量越大，他們不在意的就越多。除非你幾乎每月都要購買成千上萬的產品，否則不要指望會有折扣。”
另一方面，Turnquist強調“多提問題沒什麼不好的”。他說：“與廠商和供應商談判總是有用的。至少，要問問他們能做的最好水平，你會發現大部分時間他們都可以做得更好。”他補充說，談判是每個IT領導者必備的技能。“如果你不談判，你就會浪費很多金錢。”
7、拖著不解決問題
有時候廠商承諾能立即節省成本，而結果往往是長期費用更高。一個典型的例子是成為廠商鎖定的受害者，其中提供商給出了一項價格極具吸引力的專有技術，限制客戶必須使用某廠商提供的產品和服務（就像寶麗來相機必須使用它特定的相機和膠捲一樣）。“隨著時間的推移，廠商的價格上漲可能會放緩，甚至反而被看做是一種節約策略，”Hannah警告說。如果前期價格看起來好得令人難以置信，那很可能就是這種情況。
8、對安全性進行抄襲
永遠不要忽略安全。在安全產品和服務上圖省事並不是真正的節約成本。Davis警告說：“如果在做出運營決策之後，把安全放在事後才能實施，那麼企業組織就要為面對災難做好準備。”
對於任何企業來說，糟糕的防火牆或無效的路由器都是絕對的噩夢。“這基本上相當於你放棄了吊橋......並且沒有辦法再把它吊起來，”Harmon說。經過有效，定期測試的強大防火牆和反惡意軟體工具，再加上有效的監控解決方案，幾乎可以阻止所有進入你業務系統的所有型別的破壞性軟體和攻擊者。“不能保持防火牆良好地執行，就會引起加密病毒、惡意軟體和資料被盜等問題，”Harmon補充道。
最後一點想法
削減成本時，要清楚地知道：任何IT預算都是有限的。“如果你想嘗試一些新的東西，你就必須停止舊的東西，”Turnquist觀察道。如果你允許將預算鎖定在保持企業執行所需的最低限度，那麼你就無法靈活地讓IT進行變革或者轉型。“確保你可以節省下一些預算，來幫助你的企業組織進行轉型。”
即便是整體經濟增強，很多IT領導者仍然面臨著保持精簡和敏捷的壓力。削減成本始終是一項嚴峻的挑戰，尤其是在IT角色和職責迅速擴充套件、需要了解、投資和獲取新技術的時候。
IT和網路管理軟體開發商Ipswitch的IT高階主管Eric Turnquist表示：“通常情況下，IT就是要降低成本，因為他們被告知需要這麼做，以及需要降低多少成本。”不幸的是，許多IT領導者只是從字面上理解這一命令，就開始不分青紅皂白地削減各種類別的支出。雖然簡單易行，但一刀切實際上沒什麼意義，可能會損害一些必要的IT操作，而且影響通常是很大的。“你要清楚你削減掉的是什麼，以及為什麼削減，多問一些問題，”Turnquist說。
收緊IT預算需要做出明智的決策。通常情況下，這意味著你要知道該做什麼，更重要的是，還要知道不該做什麼。當你努力將預算削減到必要水平的時候，你應該避免這8個陷阱。
1、不完全瞭解你目前的義務
要聰明地、有效地削減成本，就要進行徹底深入的研究。“只有當你對當前成本承諾有一個真實的基線時，才能確定節約成本帶來的影響，”雲服務提供商AHEAD解決方案負責人John Cole這樣解釋道。
與財務團隊密切合作，確保你是以最佳方式削減了恰當型別的成本，這一點也很重要。Cole指出，不同的組織和專案可能將資本支出和運營支出分為不同型別的節約專案。他補充說，他們還可以給現金和GAAP成本核算設定不同的價值。
在開始進行任何削減之前，你還還得對所有IT資產和系統進行明確的所有權分配，瞭解每個資產或系統對業務運營的影響。“忽略任何一部分都將導致庫存不明確，引發預算過程中的錯誤決策，”位於美國加州的CenturyLink企業銷售總監Justin Davis這樣說道。
2、無法維持標準化的基礎設施
非標準化的IT基礎設施（包括不同型別的系統和軟體工具，隨意散佈在企業中）是另一個潛在的成本削減陷阱，這經常會導致不必要的成本，例如無意中重複支付了許可費用，商業技術產品和服務提供商Triton Technologies執行長Trave Harmon這樣警告說。
除了有獨特需求的企業組織之外，標準化本質上說是具有成本效益的，有助於更好的財務決策。大雜燴式的基礎設施可能帶來的負面影響可能要遠遠超過做出準確的成本削減決策。“使用不同版本的Office、防病毒軟體、監控和[其他工具]是很荒謬的，這可能會影響整個企業的業績，”Harmon說。
3、相信有神奇的解決方案
是時候放下你的魔杖面對現實世界了。希望透過新技術就能立即節約預算，這幾乎就是一種幻想。“降低成本是沒有一種萬靈藥的，”Cole建議說。儘管簡單地將操作遷移到雲、採用DevOps或外包服務等等這些實踐有助於降低成本，但實際上並不會立即見效。”
在考量新技術的時候不要只看成本，特別是現有技術或工藝目前運作良好的情況下。“慢慢來，考量一下合作伙伴或廠商提出的/承諾的解決方案是否真的有效，”軟體開發服務提供商CroatiaTech聯合創始人兼執行長Nenad?uk解釋說。雖然服務提供商經常承諾可以長期節省大量成本，但卻從未保證能夠兌現這一承諾。“有些人虎頭蛇尾，到那個時候已經為時已晚。”
4、忽視日常任務的自動執行
儘管大多數自動化技術都需要一定的前期投資，但長期節約也可能是客觀的。“如果一個人從一臺機器輸入資料到另一臺機器，你必須支付人工、保險等費用等。如果你能以五分之一的人工費用來支付軟體來做同樣的工作，甚至效率可以達到90％，你會看到顯著的成本節省，”Harmon說。
5、沒有與其他利益相關者進行協商
安全與合規技術提供商RedLock的雲安全副QuattroporteMatt Chiodi警告說：“削減預算永遠不應該是單方面的決定，因為這會在整個企業中產生意想不到的影響。” Chiodi建議IT負責人應該把削減成本的舉措，作為跨組織邊界進行協作、從同事和外部來源獲得意見和建議的一個機會。“削減成本不應該總被視為是一件負面的事情，也可以被看作是一種競爭優勢，作為業務部門靈活創新的一個刺激因素，”他評論道。
數字處理技術開發商Kazuhm的產品運營總監Kevin Hannah補充道，戰略性的IT預算決策絕不能孤立地進行。“制定預算是一項戰略性工作，涉及多個內部利益相關者，使IT與業務目標保持一致，也是存在缺少經驗和知識、外部專家可帶來你不瞭解的內容的一項工作，”他解釋道。
Cole表示認同：“除非是極端的情況，外部建議和同行建議是瞭解服務或成本降低的上游和下游影響的關鍵。”
6、期望廠商能夠實現大量節省
Cole說，從某種程度上說談判是有用的，但不一定是實現顯著影響力收益的最佳途徑。“最好的廠商往往最關心你覺得能從他們的服務中獲得的最大價值，因此如果想要和你保持持續的合作伙伴關係，他們會很願意與你一起制定出合適的規模和成本結構。”
“廠商體量越大，他們不在意的就越多。除非你幾乎每月都要購買成千上萬的產品，否則不要指望會有折扣。”
另一方面，Turnquist強調“多提問題沒什麼不好的”。他說：“與廠商和供應商談判總是有用的。至少，要問問他們能做的最好水平，你會發現大部分時間他們都可以做得更好。”他補充說，談判是每個IT領導者必備的技能。“如果你不談判，你就會浪費很多金錢。”
7、拖著不解決問題
有時候廠商承諾能立即節省成本，而結果往往是長期費用更高。一個典型的例子是成為廠商鎖定的受害者，其中提供商給出了一項價格極具吸引力的專有技術，限制客戶必須使用某廠商提供的產品和服務（就像寶麗來相機必須使用它特定的相機和膠捲一樣）。“隨著時間的推移，廠商的價格上漲可能會放緩，甚至反而被看做是一種節約策略，”Hannah警告說。如果前期價格看起來好得令人難以置信，那很可能就是這種情況。
8、對安全性進行抄襲
永遠不要忽略安全。在安全產品和服務上圖省事並不是真正的節約成本。Davis警告說：“如果在做出運營決策之後，把安全放在事後才能實施，那麼企業組織就要為面對災難做好準備。”
對於任何企業來說，糟糕的防火牆或無效的路由器都是絕對的噩夢。“這基本上相當於你放棄了吊橋......並且沒有辦法再把它吊起來，”Harmon說。經過有效，定期測試的強大防火牆和反惡意軟體工具，再加上有效的監控解決方案，幾乎可以阻止所有進入你業務系統的所有型別的破壞性軟體和攻擊者。“不能保持防火牆良好地執行，就會引起加密病毒、惡意軟體和資料被盜等問題，”Harmon補充道。
最後一點想法
削減成本時，要清楚地知道：任何IT預算都是有限的。“如果你想嘗試一些新的東西，你就必須停止舊的東西，”Turnquist觀察道。如果你允許將預算鎖定在保持企業執行所需的最低限度，那麼你就無法靈活地讓IT進行變革或者轉型。“確保你可以節省下一些預算，來幫助你的企業組織進行轉型。”