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  • 1 # amgkf34101

    文員工作涉及面較廣,事務較繁瑣,對完成工作的質量效率也有一定的要求,不同的崗位、不同企業對文員要求也不一樣,常見的要求有打字速度快、文字處理能力強、專業對口、身體健康、工作壓力承受力強等等。我認為,一個合格或者優秀的文員應具備如下幾點:

    1、良好的文字處理能力,這是保證自己工作方向的基礎,能讓主管省事或另眼相看,這也是提升自己能力和地位的一大法寶。這裡的學問很深,自己最好備1本辦公文書寫作大全之類的書,這是必備的工具書,有些公司配的有,比如我們就有。比如我們公司,聘請了一名兼職秘書,其工資也是1200元/月,每週6到公司 1次即可。

    2、電腦應用能力。應能獨立操作計算機,熟練操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等辦公自動化軟體及Internet郵件收發和處理技巧,政府機關的文員也要求對WPS有一定的認識。

    3、能熟練運用各類辦公自動化裝置,印表機、影印機、傳真機、掃描器、燒錄機,如果您對以上機器具有簡單維修技能,那一定是領導的掌中寶。

    4、良好的溝通協調能力,文員作為基層員工,一定要正確領會領導的意思,一件事不可能讓上級主管給你交代了又交代,較強的保密意識也就是責任心。同時,作為文員,接聽電話時間也多,作為公司與外界電話聯絡的第一人,你說溝通技巧重要不呢?當然公司各項業務一定要熟悉和精通。

    5、其他能力,如一定的英語知識,較好的記憶力,時間分配能力等綜合能力。需要說明的是:每個企業根據企業不同的階段要求的能力也不一樣,當然,待遇基本也有差別。但文員確實是一個很能培養自己、鍛鍊自己不錯的一個職位。另外,附上各級文員的一些職責:辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、檔案報紙收發)工作職責:1、接聽、轉接電話;接待來訪人員。2、負責辦公室的文秘、資訊、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。3、負責總經理辦公室的清潔衛生。4、做好會議紀要。5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。

    6、負責傳真件的收發工作。

    7、負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。

    8、做好公司宣傳專欄的組稿。

    9、按照公司印信管理規定,保管使用公章,並對其負責。

    10、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。

    11、統計每月考勤並交財務做帳,留底。

    12、管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。

    13、領導或上級交代的其他工作.秘書:秘書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。1998年5月,國家勞動部(現勞動和社會保障部)在其新頒佈的《秘書職業技能標準》一書上將“秘書”概念定義為:專門從事辦公室程式工作,協助領導處理財務及日常事務,併為領導決策及實施服務的人員。目前中國秘書從業人員約達2300萬人。中國外資企業秘書分三類:初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型為主;中等秘書(一般性秘書)——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業。高階秘書(經理助理)——能起草重要的合同文字、懂法律、稅務知識,有應急處理能力

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