一、春秋戰國以前的公文體制
【典】典常。是記述的古代帝王法文書，如《尚書》中的《堯典》、《舜典》。
【謨】臣下為君主就國家大事進行策劃謀議的檔案。如《尚書》中的《大禹謨》、《皋陶謨》。
【訓】是國君教導臣下的文辭。始見於《尚書·盤庚》：“予告汝訓汝”。孔安國《尚書序》解釋曰：“教導之文曰訓”。有時以下戒上也可用訓，如伊尹對太甲所云，也稱《伊訓》。
【誥】教告眾民，昭告諸候，禁戒、受命之辭。如《尚書》有《湯浩》、《大誥》、《酒誥》，漢唐時代還偶爾使用，宋代則用為授予官職的文書。
【誓】宣誓文辭，如出師告祭天地，登壇誓師和征討敵人的檄文。《尚書》有《甘誓》、《湯誓》、《牧誓》。
【命】是命官之辭，大曰命，小曰令。王言同稱命，有的用以命官，如《尚書》中的《說命》；有的用以封爵，如《尚書》中的《微子之命、《蔡仲之命》；有的用以飭職，如《尚書·畢命》；有的用以賞賜，如《尚書·文候之命》。秦並天下，改命為制。
【令】小於命，始見於《尚書·同命》：“發號施令”。上古只有帝王對臣下的言詞稱為令，秦代以後王太子諸候王對下屬都稱為令。
【教】始見於《尚書·堯典》“敬敷五教”，韋昭《國語》注：“五教，謂父義、母慈、兄友、弟恭、子孝”。秦制，王候所下達的文書稱為教，大臣也可以使用，漢代薛宣以條教著稱，《漢書》曾錄存其《下賊曹櫞教》是一篇體貼下屬的教令。隋代公候封郡縣者，亦用教。
【方】用木板寫的文書。《儀禮·聘禮》篇：“不及百名書於言”。如果寫在竹簡上，就稱為方策。《中庸》：“文武之政，布在方策”。又作方冊。周代以後不用。
【簡】竹片做的文書，孔穎達說：“簡之所容，一行字耳。”一行可盡者書之於簡，數行可盡者之於方，方所不容者，書之於冊。古代又以“簡書”為軍事上緊急求救的文書。
【契】券據，這是公文中最早的一種，從象形文字“豐”開始，一根竹片上刻了許多道，用以記事立信。周代用作訟獄的判詞，後來發展為兩件文書用同一內容分刻期旁，合起來方完善。這是後世契據的前身。周代券據又有名傅別的，意謂傅（附）著約束於文書，分別為兩。
【判】《說文》刀部，釋為“分”。意指一札判分為二。據《周禮·秋官朝士》：“凡有責者，有判書以治則聽”。鄭注：“判半分而合者，故書判為辨”。根據以上解釋，則“判”為一種古代有證明書、介紹信的作用，與唐宋時代的書判名同而用途實異。
【符】徵信的文書，《周禮·地官》：“門關用符節”。一般是用竹子做的，故從“竹”部，漢朝有“竹使符”、“銅虎符”。古代“合符以發徵”，同時也必須驗看附送的文書，作為事實的說明。所以《釋名》說：“符，付也，書所致敕命於上，付使傳引之也。”到了魏晉時代，就直接把所附的文書稱為符了。唐朝作為下行文書的一種，尚書省下於州，州下於縣，縣下於鄉，都用符。宋以後廢除。
【璽書】帝五詔敕的別名。古代長途遞送的文書易於破損，所以書於竹簡木牘，兩片合一，縛以繩，在繩結上用泥封固，鈴以璽，所以稱為璽書。《左傳》襄人二十九年：“公還，及方城。季武子取卞，使公冶問，璽書追而與之。”秦始皇以璽書賜太子撫蘇，吳訥《文章辨體序說》中說，漢初有三璽，天子用玉璽以封，故曰璽書。文帝元年，嘗賜南越尉趙陀璽書。徐師曾《文體明辨序說》：其為用，或以告諭，或以答報，或以獎勞，或以責讓，而其體則以委曲懇到、能盡褒警飭之意為工。“後世即以為詔書之別名。唐時還間或有璽書的名稱，五代以後絕不復見。
【上書】戰國以前臣下奏諫陳詞，都用上書的名稱。古代“言筆未分”之時，不分君臣，互相來往都用書，秦雖改書為奏，但因為離古代還不太遠，所以仍然有人用書。唐代偶爾用“書”作為外交文書的一種。唐代以後就很少使用。
【檄】軍事文書。最早出現在史籍的是《史記》載張儀為檄告楚相。這種文書文辭講究誇飾，《文心雕龍》說：“檄者，徼也。宣露於外，檄然明白也。……搖奸宄之膽，訂信慎之心，使百尺之衝，摧折於咫書，萬雉之城，顛墜於一檄者也。”又，漢高祖“以羽檄徵天下兵”，把羽毛插在檄文上，表示十萬火急，又稱“羽書”。以漢代，檄文有六種用處：（一）討敵，如陳琳作討曹操的檄文；（二）威敵，向外邦顯示本朝威德；（三）徵召，徵發調遣臣民；（四）曉諭，以人民所重要告示事項；（五）闢吏，拔擢委任下屬；（六）檄迎，迎接蒞臨的上司官員。
【移書】春秋時的官吏通書函往來，稱為遺書。如《左傳》成公七年，巫臣自晉遺楚子重子反書。又稱為貽書，後轉作移書，如沒劉歆移書讓太常博士。魏晉以後稱為移，唐用於諸司自相質問，名稱不一，故總名公移以概括。清朝用於武營往來和州４縣相交涉公事。
二、秦代開始的公文體制
【制】古代王言為命，秦始皇改命為制。漢代制度：帝命有四，其二日製書。唐朝用於賞罰、大除授、改革舊政、寬赦降虜。宋朝專用於拜三公三省等職和罷免大臣。撰制的官員稱為掌制。及元、明、清都有此公文形式。
【詔】昭、告的意思。臺皇將古代的令改為詔，凡不屬於“制度之命”者，都以詔下達，為人主專用的文書。漢初帝命有四，其三日詔，唐朝避武后諱，改稱為制，但唐朝中時還有稱詔的。大凡新君即位，都詔告四方，稱為即位詔，皇帝去世有遺詔。
【奏】七國以前，皆稱“上書”。秦始皇改書為奏，成為人臣上書於君主的一種專用文書。由秦漢一直到清朝都沿用這個體裁，它的內容大體上有陳述政事，呈獻典章儀式，反映緊急事變，彈劾罪愆謬行等。
【議】《尚書》說：“議事以制政乃不迷。”決定處理事情的適宜方案稱為議，議者宜也。最早見於文獻的是李斯《上秦皇罷封建議》。到了漢代開始稱為駁議。國有大事，必召叢集臣進行廷議，如桓寬編著的《鹽鐵論》記錄了漢昭帝召集賢良、文學六十多人為鹽鐵官營問題展開國策大辯論，即屬此類。
三、漢代開始應用的公文體制
【策書】漢朝命令中的一種。《漢書》載漢初帝命有四，首日策書。注：“策者，偏簡也。......以命諸侯王公；右三公以罪免，亦賜策。”它的用是由君主自上而下頒佈教令，以驅策臣下，當時只用木簡寫，所以稱為策，又與冊通。《周禮》：“凡命諸侯及公卿大夫，則策命之。”魏以後稱冊，隋代用於封拜、哀諱及贈諡；唐代王言有六三日冊，立皇后、太子、封諸王，都用冊；明、清亦多用於類似的冊封，只是冊用的玉金銀銅的等級不同。
【敕】含有飭、戒的意思。使臣下自覺警飭，在政事上不敢怠惰。顧炎武《金石文字記》：“敕者，自上命下之辭。”漢制，天子命令有四，其四日戒書，就戒敕。漢朝新太守上任，皇帝都敕書或相戒約，也用於諭誥外藩及京外官員。漢朝官長對下屬，祖、父對子孫也都可以用敕，如《韋賢敕弘自免太常》、《丙吉教敕乳母》、《王尊教敕功曹》等，後漢改為“敕：。南北朝以後，只限於朝廷使用。唐以後獎諭封贈也用敕，和原議不合了。
【鐵券】最早見於漢初，功臣受封，由朝廷頒賜丹書鐵券。誓詞中把對他們及其子孫後代的信任，比作泰山、黃河一般的永恆。特別是唐代，藩鎮割據，驕橫跋扈，朝廷怕他們反叛，都賜以鐵券，文裡言明，雖有重罪，皆可赦免，以籠絡他們，鐵券的形狀如同覆瓦，字用金屑填寫。唐以後廢除。
【棨】漢代的“傳信之符，”即今天的護照，名為棨。用繒帛或刻木製作，分成兩半，在騎縫處書寫，各持一半，出入關時驗看，合得對才准許放行。後來發展為兩聯單，其一為存根，直到清朝職官就職到任，部中發給執照，亦稱文憑，實際上也是護照之類。
【章】漢代定禮儀有四品，其一日章，有時也稱上章，是用於謝恩的文書。到後漢時，間或用於論事進諫或慶賀。魏晉迄隋唐一直沿用，到唐代以後才廢除。
【表】與章性質相同。漢代開始用於陳情。東漢以後，凡屬於論諫、勸請、陳乞、待罪、進獻、推薦、慶賀、慰安、辭（官）解（官）、陳謝（謝官、謝賜）訟理、彈劾等事由，唐宋迄清代，只用於陳謝、慶賀、進獻。此外還有軍事失敗後的降表、大臣薨逝前的遺表。
【封事】漢代的章奏都不封口。只有奏陳秘密事項，防止洩漏，才用黑色口袋，貼上雙重封條呈進，稱為封事。唐代仍用於秘密的進諫。杜甫詩：“明朝有封事，數問夜如何”，遇有進呈密事，連覺也睡不著了。這種封事體裁，元明以後就少見了。後世的密奏、密呈，都是封事的一類。
【疏】下情上達叫做疏上，疏是疏通的意思。也是自漢朝始創的文體，實際上即是奏的一類。唐宋到清代都有這一文體。後世又以奏疏為群臣論諫的總名。但私人書信中也有用疏的名稱的，如陶淵明《與子儼等疏》。
【狀】陳述的意思，分條列舉事實上言於皇帝，又稱奏狀。始創於漢，一直沿用到宋代。唐代近臣上書言事用表，也有時用狀，兩者的區別是表講究文采，狀比較質俗。宋代用奏狀，元代各部對尚書省、明代縣上府州等皆用申狀。明代縣上府州等皆用申狀。明代應天府、太常寺、翰林院等上各部的文書又稱呈狀。
【奏記】漢制，下官言事於上級用奏記，如《後漢書》陶謙上奏記於朱雋。這是漢魏時代的一種公文，也稱為賤。
【白事】告明其事，漢代所用。也屬於奏記一類。
【露布】有四種作用：一、漢代皇帝制書用璽封，但赦令贖令均露布下州郡，《文心雕龍》所謂“露版以宣眾，不可使義隱”；二、公代臣民上書於君主，不緘封的都稱為露布，是別於封緘而言的；三、漢末也把軍中檄文稱為露布；四、北魏迄唐代，用兵獲勝向上奏捷的文書也稱為露布。
【牒】《說文》稱為札。漢代始創，又名籤，六朝時有之。唐代下達上的文書有六種，其第六種稱為牒。有品秩的公文均用牒。明代諸司之間公牘。清代佐貳官及學官行府、州、縣皆用牒。近代外交公牘中還保留了牒的名稱，如通牒即照會。另有最後通牒（哀的美敦書）。
【賤】(本段內賤的原字為牒的左半字與賤的右半字組合,因電腦打字打不出原字,權用賤字代替,下同)亦作箋、賤表。如東漢時，上書皇后、太子、諸王多用賤記。又稱奏箋，用於郡將（如黃香奏箋於江夏）。魏晉以後只稱賤。偶爾亦有以上行下用賤的。明清兩朝，只用於上書慶賀皇后、太子。
【訴狀】呈訴的文書。自漢以來皆有之。唐及五代或稱折狀，其格式格式與奏狀相同。宋以後只稱狀，入民國後，狀的種類有獎狀、委任狀，併成為法院專用文書的一種。
【辭】訟獄供招的文書稱為辭，自具口供則稱為自列。司馬遷《報任安書》：“拳拳之忠，不能自列。”但唐代《百官志》列為六種上達文書之一（表、狀、賤、啟、辭、牒），即不管是否為訴訟文書，都可稱為辭。
【章程】今人稱章程,有規章制度的意義。漢人則專指工程格式而言。
四、魏晉時代開始應用的公文體制
【賤命】授官的文書。《世說新語．棲逸》：“既有高名，王丞相（導）欲招禮，故闢為府掾。得賤命......。”
【赦文】赦釋為舍。史書上經常提到赦書的話，但流傳下來的赦文最古的只有魏文帝《赦遼東吏民文》。凡赦大都由於其情節可憐憫，或者事實之可疑，或者因為合於所謂三赦三宥八議之列，所以赦免。後世有大赦之法，為文昭告四方，赦文的體制就產生了。也有人稱之為“德音”。但唐代戒勵風俗的帝王詔書也稱為德音，所以德音與赦文實為兩事。唐宋以後凡有赦免，都要行文。民國用赦令。
【啟】晉人以啟為上言於元首的文書名稱，如山濤《舉崔諒等可補吏部郎啟》薦舉“非但正已，當肥正人”賢才，即有名的《山公啟事》。宋齊梁陳都沿用這一體裁。明代臣下言事於太子、諸王稱為啟本，程式與奏本同。
五、六朝時代開始應用的公文體制
【賀表】國家遇有重大慶典，臣子獻文頌賀，使用這種文體，多半是四六駢文，始見於六朝，唐宋以後仍然沿用。
【列辭】人民訟獄陳列之辭，一般都比較俚俗，劉勰所謂“列者，陳也。陳列事情，昭然可見也。辭者，舌端之文，通於己人。”
【籤】見《文心雕龍》：“議政未定，故短牒治謀，牒之尤密，謂之籤。籤者，纖密也。”（《文心雕龍．書記》）大概相當於奏記的一種。
【牒狀】訟辭。《魏書．源賀傳附源子恭奏日：‘徐州表投化人許團並其弟周等，究其牒狀，周列雲己蕭衍黃門侍郎.....。’案牒推理實有所疑。”南朝稱為牒訴。見孔稚圭《北山移文》。
【告身】委任官職的文憑。《北齊書．傅伏傳》：“周克幷州表投化人許團並其弟周等遣韋孝寬與其子世寬來招伏，......即給告身，是沿南北朝的遺制。後又稱告詞，是浩的別名。皆給以符，稱為告身，是沿南北朝的遺制又稱告詞，是誥的別名。唐時以後，官爵冗濫，有空白告身，隨時可填人名（《資治通鑑》二一七唐至德元年載）。明王世貞《委宛餘編》：”唐時將相告身用金花五色綾紙，至宋則用織成花綾，以品次有差。：又：“至國朝，考最始給予一品至五品皆誥，六品以下敕，花殊異。”
六、隋唐時代開始應用的公文體制
【發敕】唐朝制度，廢除或設定州縣，增減官吏，發兵。授予、免除六品以上官職，皆用發敕。
【敕旨】旨，意也。唐代百官奏請朝廷施行的政務，竽帝批答用敕旨。後來又稱旨。自唐迄清，歷代都用此名稱。
【敕書】唐制，皇帝行文臣僚，凡慰諭公卿，誡約朝臣者稱敕書。
【敕牒】始於隋唐之際，除授百官，由門下省政事堂草擬文書經中書舍人進奏畫敕字，然後政事堂出牒公佈於外，所以又稱敕牒。宋元沿用此體。又據《資治通鑑》二一Ｏ唐景雲元年：唐制，封授三品以上官稱冊授；五品以上稱制授；六品以下稱敕授。
【德音】唐宋兩代，在詔敕之外，還有德音一體，用於頒降恩惠，如同後世所稱的恩詔，旨在戒勵風俗。
【批】從唐代開始，公牘才有批。唐以前只用於私人書信，保王羲之《敬倫帖》末尾書“羲之批”。唐代君主對大臣疏奏的答覆稱為批，又稱為批答。但自從唐太宗答劉泊之後，皆由詞臣代為執筆。唐玄宗曾設定翰林待詔。掌四方批答。唐朝有給事中的官職，他的責任是對詔敕不便於下達的，塗竄而奏還，稱為“塗歸”。下級對於上官的符牒，不便實行的也可以批了意見退還原件，但須是敢言的循吏。後來官府對下級機關的稟啟，也用批或批示答覆，以迄民國。
【判】唐人集中多判詞，文章用駢儷體。唐代貢舉有明法科，考身、言、書、判四事。宋江少虞《宋朝事實類苑》卷三十二《典故沿革》：“大率唐人風俗，自朝廷下至郡縣，決事皆有詞，謂之判。
【堂貼】唐代中書省所下宰相判事文書。
【榜子】唐人用於奏事、通謁。唐陸贄有《榜子集》。這是大臣入覲皇帝時用以奏事的一種文體。宋人稱為札子。唐人亦有將有將佈告稱為榜子的，見《太平廣記》四九一所載李公佐《謝小娥傳》：”歲餘至潯陽郡，見竹戶上有紙榜子，雲：‘召傭者’。”
【榜】用木牌懸掛揭示的文書，通作榜。唐宋兩朝節度使初任命，用敕收出示曉諭管內官吏、軍人、僧道、百姓、稱為“佈政榜”。元以後廢。宋代亦用於救茺恤民，如拉熹《勸立社倉榜》；或用於保護文化古蹟，如朱熹《洞學榜》。宋代又有“揭示”，用天徵賦徭役，後世宣佈地方公款收支用“揭示”，韋源於此，清代又有應個人或團體的請求而發的保護權益、維持秩序的佈告，稱為“給示”，由官署或呈請人公開張貼。
【諮報】唐代學士院上中書省的公文稱為諮報，見宋江少虞《宋朝事料類苑．詞翰書籍》：“若百司申中書，皆用狀，惟學士院用諮報，產如札子，但當值學士一人押字而已，謂之諮報。此唐學士舊規也。”
【箋啟】唐人以箋啟為上行文之一，任記室的文人多擅長此文體，大都是四六駢儷。
【關】本義是由此以達彼為關，唐代諸司之間自相質問所用的公文體裁之一。宋明仍沿用，清代只有正印官（從布政司到知州、知縣等各級地方長官）對佐貳（通判、州同、縣丞），都司對於府、州、用之。民國後廢。
【刺】本義為達，見《文心雕龍．書記》：“刺者，達也。”《陔餘叢考》說：“古人通名，三用削木書字，漢時謂之謁，漢末謂之刺。：即今之名片。但作為公文的一仃不知始於何時。唐書《百官志》上說，諸司相質的文書。除關文與移文而外，尚有刺文，但程式無考。
七、宋代開始應用的公文體制
【誥命】自宋代開始，凡是文武官升遷或改任職秩，內外命婦的除授及封敘贈典，均用誥命。明朝制度，三年考績褒揚美德用誥，洪武間一品至五品皆授以誥命六品以下授敕命，清朝仍沿用此制度。這種誥命、敕命的的文字，是預先撰定的四六文體，有固定格式，按品級填寫。
【御札】札，木牘。《中庸》“方策”注：”簡、札、牒、畢，同物而異名，札木簡之薄小者也。”宋代開始成為公文的專用體制，中書省掌宣封命令，如佈告、登封、郊祀及釋出君主重大號令時用，性質同於詔令。
【敕榜】宋代君主詔令的又一體。用於戒飭、勉勵百官，曉諭軍民。
【答子】答與意義相通，用途稍不同。宋代答子有三種用途：一是群臣百司上殿奏事，有時用答，相當於唐代的榜子。《宋史．範質傳》：“先是宰相見天子議大政事，必命坐面議之，......及質等憚帝英睿，每事輒具答子進呈，......由是奏御多，始廢坐論之禮。”第二種用途是下官上書於上官，如王十朋與趙安撫《乞降祀上虞帝舜廟答子》。第三種用途是上行下的文體，中書指揮事，凡無皇帝降敕的稱答子，和唐代的“堂帖”相類似。諸路帥司指揮所屬部下也用答子。
【故牒】故牒為上司達於下級的文書，自宋迄明清皆有之。故牒二字原用於結尾，意為“特此下牒”，後轉化為專用公文名稱。
【公牒】宋朝六部之間互移文用公牒。
【諮】宋代始用於學士院，初尚不拘形式，略書數語猶如簡帖。日久由簡而繁，面為和移、牒同樣重要的檔案。元明清三代地位相等但不屬於同一系統下的同級機關之間的往還，相反，地位相等的敵體機關則用公函而不用諮。
【呈狀】宋代開始使用的一種上行公文。明代應天府及太常寺、欽天監、太醫院、翰林院、光祿寺、太僕寺、提刑、按察司上各部用量狀。清朝只稱呈，經歷、知縣、縣丞、主簿上書於知府用此文體。民國仍沿用。
【申狀】申，伸義，含有申明冤抑和舒陳曲衷的意思。宋時列為公文體制。是下級對上級的指揮措施有不同意見的申述，稱為申狀。如朱熹知南康軍時，反對安撫轉運使使衙轉頒尚書省答子關於將南國移治湖口的牒文，寫了《申免移軍治狀》，備陳四項於民有害於官無利的理由。元時各部對於尚書省，明時縣對於府州、各州對於府以及按察直隸府州上六部皆用申狀，請改稱申文，民國廢。
八、元明兩代開始應用的公文體制
【答】元朝中書省下行文書，明朝改為答付。各軍都督府對於各衛指揮使，六部對於各衙門，布政使對於所屬衙門行文時都用答付。清。只稱答，民國廢除。
【敕命】明代命官，用敕不用誥，洪武二十六年定六品至七品官的任命，皆授敕命。《清會典》仍沿用此制度。
【下帖】明知州下行文書用下帖，清廢。
【告示】上級指揮下級用示。明代官廳張貼在道路的對於人民昭告事項的文書稱為告示，清仍沿用，民國改為“佈告”。
【牌面】元代公文名。一為由朝廷發給作為出差的憑證，驛官及差寂憑以給馬的文書。《元史．兵志》：無牌面而給馬，或有牌面而不給者，皆罪之。二為元代發給有功者的獎牌，謂“降宣敕牌面”。
【勘合】舊時文書加蓋印信，分為兩半，當事雙方各執一半，查驗騎縫半印，作為憑證。明代用於邊戌調遣，有調軍勘合和軍籍勘合。，清代官吏使奉差出京沿途用驛站馬匹，須查駔郵符，亦稱勘合。文官府文簿，編立字號，由上官用關防蓋半印。稱勘合文簿。
【照合】始見於《宋史．河渠書三》，元八年十月：“丙辰，張商英又言：‘......乞取索照會’。”至明始以會為公文書的名稱。清朝使用於官廳間文武不相隸屬的雙方，有甲、乙兩式。官階相等用甲式，日期用墨寫，稱為“墨筆照會”；官階懸殊，上對下用乙式，日期用朱寫，稱“硃筆照會”。亦以甲式用於對外國公使、領事。民國只有外交文書用照會。
【題本】明初諸司有急切機務，不得面陳者，許具題本投進。清代沿用至光緒末年改為奏本。
【揭帖】元代公佈政收支帳目的文書，明代正式作為文書之名。陳眉公《聞見錄》載：“累朝以來，凡有密奏及奉諭登答者，皆稱為揭帖。......以文淵閣印封緘進御，左右近侍莫能窺也。”似乎只有閣和能使用。但海瑞知淳安時，曾向巡按鄢懋卿上揭帖，揭露其出巡州府，供給奢侈，糜費裡甲，怨口嗷嗷，是又不限於大臣可用。晚明又演變為露簡公啟。
【諮呈】始於明代，凡六部行文五軍都督府，各處承宣布政使司行文六部，清各省佈政按察上六部皆用諮呈，民國初也曾用過，旋廢。
【牒呈】始於明代，應天府上都司布政司，各府上十衛指揮使按察司，按察司上布政司用之。清代各府行按察司，直隸州知州行知府，府、州、縣佐貳官行府、州、縣等亦用牒呈。民國廢。
【牒上】僅明代有此體制，凡各處守禦千戶所兵馬指揮上各府，皆用牒上，其式諮呈略同。
【參評】長官告屬吏的文書，類似古人的“教”明人偶爾用之。
九、清代開始應用的公文體制
【諭】告之使曉諭也。最早見於《左傳》。漢高祖有人關告諭，但其文已佚。清制，皇帝特降的命令為諭，由於臣下奏請而批覆的文書稱為旨。用於曉諭中外及京官自侍郎以上、外官自知府總兵以上的黜陟調補，統稱上諭。長官告其屬吏也稱為諭，民國機關仍沿用。
【堂諭】清代州縣衙門審斷案件需當場提出處理批示，稱為堂諭。民國初年各縣知事審斷輕微案件仍沿用。後廢。
【札】原義為古代寫字的小木片，清代上級官廳對下級官廳行文飭事、委辦和督催所用。
【牌】清代用於下行的公文。各部行道府以下、府行州、州行縣的文書都用牌，又稱行牌牌文。
【揭】用於道、府、、縣糾參（彈劾）所屬官吏。
【詳】清代始用，副將以下行提督、參將以下行總兵都用詳。又下級官對上級官的報告稱為詳。民初曾一度採用。
【稟】古代受命為稟，見《尚書．說命》：“臣下罔攸稟命”。後來以下對上白事為稟，有失原意。清代下級機關向上級機關的報告文書用詳文，有時不便或不必見於詳文者用稟帖。《儒林外史》第五回：“湯知且把這情由細細寫個稟帖，稟和按察司”，可資參考。人民向官廳陳述事件也用稟帖。
【折】疊也。把所寫的文書摺疊，以便向上遞送，所以稱為折。清代下官向上級有所陳述者用手摺。言於元首用奏摺。
【諭帖】清代長官對下屬六房書吏有所訓示時所用，又稱為傳諭。
十、民國時期應用的公文體制
民國的公文幾經變革，最後總結為十種，其中有沿前代名稱且用法相近的，如今、諮、批等。本節為了說明這一時代公文體制的特徵，以窺全貌，故未予省略。
【令】中樞機關及省以上機關公佈法令、任免官吏有所指揮時用令。民國元年公佈的程式中。令有七種：大總統令（法律令、教令、條約令、預算令、任免令），院令，部令，委任令，訓令，指令，處分令。民國三年又分大總統令為策、申告、批四種。一九二九年除保留訓令、指令另為二體外，其餘統一為令。
【訓令】舊政權上級機關對所屬下級機關主動下行的指示性文書，通常是“合行令仰知照，並飭所屬一體遵行”廣泛傳送的通令。民國三年曾規定國務卿面奉大總統諭與部院行文書，以“封寄”或“交片”行之，與各地最高階官署行文亦用封寄，後廢。
【批令】上級機關對下級機關呈報或靖示具體問題的批覆文書，用指令。無論有無意見，每件均有指令回覆。雖然無意見，亦批“呈悉。此令”或“呈件均悉，件存。此令”。民國初年限於大總統或上級官對下級官有所指揮用指令，而上級官署對下級官署或職官用經。民國三年，又規定“批令”，用於大總統裁答各官署之陳靖事項。
【佈告】對於公眾宣佈事實或有所勸誡時用之。民國初年，官署對於人民的宣告事項用“下達”。一九二七年改佈告為通告。
【任命狀】任命官吏時用之，官吏計有特任官（中央大員）、簡任官（廳長、專員之類）、薦任官（縣長之類）、委任官（科長、科員之類）。
【呈】立法、司法、行政、考試、監察五院對於國民政論，或各院所屬機對各該院，其他下級機關對於直轄上級機關，或人民對於官署有所陳清時用之。又機關內部下級對上司有所申請則用“簽呈”，相當於今日之內部請示報告。民國三年，曾規定一種“諮呈”，用於各部院和各地方最高官署向大總統府政事堂行文。又規定下級官署或職官對於上級官署或長官（以及與之相等的官署或職職官）之陳清報告用“詳”或“密詳”行文。各地方最高官署對於各部院之陳請報告，以“諮陳”上行，來文用“諮”。一九二八年六月廢除“諮呈”、“密詳”、“諮陳”，統一為呈。
【諮】同級機關公文來往時用之。
【公函】不相隸屬的機關（包括非同級）來往公文用公函。亦可用於官署對於人民或人民團體間的來往。
【批】各機關對於人民陳清的事項，分別批准或駁回時用批。
【代電】為遇有急事尚不須以電報傳達時，不論上行、平行、下行均可用“快郵代電”，此項文體格式力求簡單。為公文之一創格。
一、春秋戰國以前的公文體制
【典】典常。是記述的古代帝王法文書，如《尚書》中的《堯典》、《舜典》。
【謨】臣下為君主就國家大事進行策劃謀議的檔案。如《尚書》中的《大禹謨》、《皋陶謨》。
【訓】是國君教導臣下的文辭。始見於《尚書·盤庚》：“予告汝訓汝”。孔安國《尚書序》解釋曰：“教導之文曰訓”。有時以下戒上也可用訓，如伊尹對太甲所云，也稱《伊訓》。
【誥】教告眾民，昭告諸候，禁戒、受命之辭。如《尚書》有《湯浩》、《大誥》、《酒誥》，漢唐時代還偶爾使用，宋代則用為授予官職的文書。
【誓】宣誓文辭，如出師告祭天地，登壇誓師和征討敵人的檄文。《尚書》有《甘誓》、《湯誓》、《牧誓》。
【命】是命官之辭，大曰命，小曰令。王言同稱命，有的用以命官，如《尚書》中的《說命》；有的用以封爵，如《尚書》中的《微子之命、《蔡仲之命》；有的用以飭職，如《尚書·畢命》；有的用以賞賜，如《尚書·文候之命》。秦並天下，改命為制。
【令】小於命，始見於《尚書·同命》：“發號施令”。上古只有帝王對臣下的言詞稱為令，秦代以後王太子諸候王對下屬都稱為令。
【教】始見於《尚書·堯典》“敬敷五教”，韋昭《國語》注：“五教，謂父義、母慈、兄友、弟恭、子孝”。秦制，王候所下達的文書稱為教，大臣也可以使用，漢代薛宣以條教著稱，《漢書》曾錄存其《下賊曹櫞教》是一篇體貼下屬的教令。隋代公候封郡縣者，亦用教。
【方】用木板寫的文書。《儀禮·聘禮》篇：“不及百名書於言”。如果寫在竹簡上，就稱為方策。《中庸》：“文武之政，布在方策”。又作方冊。周代以後不用。
【簡】竹片做的文書，孔穎達說：“簡之所容，一行字耳。”一行可盡者書之於簡，數行可盡者之於方，方所不容者，書之於冊。古代又以“簡書”為軍事上緊急求救的文書。
【契】券據，這是公文中最早的一種，從象形文字“豐”開始，一根竹片上刻了許多道，用以記事立信。周代用作訟獄的判詞，後來發展為兩件文書用同一內容分刻期旁，合起來方完善。這是後世契據的前身。周代券據又有名傅別的，意謂傅（附）著約束於文書，分別為兩。
【判】《說文》刀部，釋為“分”。意指一札判分為二。據《周禮·秋官朝士》：“凡有責者，有判書以治則聽”。鄭注：“判半分而合者，故書判為辨”。根據以上解釋，則“判”為一種古代有證明書、介紹信的作用，與唐宋時代的書判名同而用途實異。
【符】徵信的文書，《周禮·地官》：“門關用符節”。一般是用竹子做的，故從“竹”部，漢朝有“竹使符”、“銅虎符”。古代“合符以發徵”，同時也必須驗看附送的文書，作為事實的說明。所以《釋名》說：“符，付也，書所致敕命於上，付使傳引之也。”到了魏晉時代，就直接把所附的文書稱為符了。唐朝作為下行文書的一種，尚書省下於州，州下於縣，縣下於鄉，都用符。宋以後廢除。
【璽書】帝五詔敕的別名。古代長途遞送的文書易於破損，所以書於竹簡木牘，兩片合一，縛以繩，在繩結上用泥封固，鈴以璽，所以稱為璽書。《左傳》襄人二十九年：“公還，及方城。季武子取卞，使公冶問，璽書追而與之。”秦始皇以璽書賜太子撫蘇，吳訥《文章辨體序說》中說，漢初有三璽，天子用玉璽以封，故曰璽書。文帝元年，嘗賜南越尉趙陀璽書。徐師曾《文體明辨序說》：其為用，或以告諭，或以答報，或以獎勞，或以責讓，而其體則以委曲懇到、能盡褒警飭之意為工。“後世即以為詔書之別名。唐時還間或有璽書的名稱，五代以後絕不復見。
【上書】戰國以前臣下奏諫陳詞，都用上書的名稱。古代“言筆未分”之時，不分君臣，互相來往都用書，秦雖改書為奏，但因為離古代還不太遠，所以仍然有人用書。唐代偶爾用“書”作為外交文書的一種。唐代以後就很少使用。
【檄】軍事文書。最早出現在史籍的是《史記》載張儀為檄告楚相。這種文書文辭講究誇飾，《文心雕龍》說：“檄者，徼也。宣露於外，檄然明白也。……搖奸宄之膽，訂信慎之心，使百尺之衝，摧折於咫書，萬雉之城，顛墜於一檄者也。”又，漢高祖“以羽檄徵天下兵”，把羽毛插在檄文上，表示十萬火急，又稱“羽書”。以漢代，檄文有六種用處：（一）討敵，如陳琳作討曹操的檄文；（二）威敵，向外邦顯示本朝威德；（三）徵召，徵發調遣臣民；（四）曉諭，以人民所重要告示事項；（五）闢吏，拔擢委任下屬；（六）檄迎，迎接蒞臨的上司官員。
【移書】春秋時的官吏通書函往來，稱為遺書。如《左傳》成公七年，巫臣自晉遺楚子重子反書。又稱為貽書，後轉作移書，如沒劉歆移書讓太常博士。魏晉以後稱為移，唐用於諸司自相質問，名稱不一，故總名公移以概括。清朝用於武營往來和州４縣相交涉公事。
二、秦代開始的公文體制
【制】古代王言為命，秦始皇改命為制。漢代制度：帝命有四，其二日製書。唐朝用於賞罰、大除授、改革舊政、寬赦降虜。宋朝專用於拜三公三省等職和罷免大臣。撰制的官員稱為掌制。及元、明、清都有此公文形式。
【詔】昭、告的意思。臺皇將古代的令改為詔，凡不屬於“制度之命”者，都以詔下達，為人主專用的文書。漢初帝命有四，其三日詔，唐朝避武后諱，改稱為制，但唐朝中時還有稱詔的。大凡新君即位，都詔告四方，稱為即位詔，皇帝去世有遺詔。
【奏】七國以前，皆稱“上書”。秦始皇改書為奏，成為人臣上書於君主的一種專用文書。由秦漢一直到清朝都沿用這個體裁，它的內容大體上有陳述政事，呈獻典章儀式，反映緊急事變，彈劾罪愆謬行等。
【議】《尚書》說：“議事以制政乃不迷。”決定處理事情的適宜方案稱為議，議者宜也。最早見於文獻的是李斯《上秦皇罷封建議》。到了漢代開始稱為駁議。國有大事，必召叢集臣進行廷議，如桓寬編著的《鹽鐵論》記錄了漢昭帝召集賢良、文學六十多人為鹽鐵官營問題展開國策大辯論，即屬此類。
三、漢代開始應用的公文體制
【策書】漢朝命令中的一種。《漢書》載漢初帝命有四，首日策書。注：“策者，偏簡也。......以命諸侯王公；右三公以罪免，亦賜策。”它的用是由君主自上而下頒佈教令，以驅策臣下，當時只用木簡寫，所以稱為策，又與冊通。《周禮》：“凡命諸侯及公卿大夫，則策命之。”魏以後稱冊，隋代用於封拜、哀諱及贈諡；唐代王言有六三日冊，立皇后、太子、封諸王，都用冊；明、清亦多用於類似的冊封，只是冊用的玉金銀銅的等級不同。
【敕】含有飭、戒的意思。使臣下自覺警飭，在政事上不敢怠惰。顧炎武《金石文字記》：“敕者，自上命下之辭。”漢制，天子命令有四，其四日戒書，就戒敕。漢朝新太守上任，皇帝都敕書或相戒約，也用於諭誥外藩及京外官員。漢朝官長對下屬，祖、父對子孫也都可以用敕，如《韋賢敕弘自免太常》、《丙吉教敕乳母》、《王尊教敕功曹》等，後漢改為“敕：。南北朝以後，只限於朝廷使用。唐以後獎諭封贈也用敕，和原議不合了。
【鐵券】最早見於漢初，功臣受封，由朝廷頒賜丹書鐵券。誓詞中把對他們及其子孫後代的信任，比作泰山、黃河一般的永恆。特別是唐代，藩鎮割據，驕橫跋扈，朝廷怕他們反叛，都賜以鐵券，文裡言明，雖有重罪，皆可赦免，以籠絡他們，鐵券的形狀如同覆瓦，字用金屑填寫。唐以後廢除。
【棨】漢代的“傳信之符，”即今天的護照，名為棨。用繒帛或刻木製作，分成兩半，在騎縫處書寫，各持一半，出入關時驗看，合得對才准許放行。後來發展為兩聯單，其一為存根，直到清朝職官就職到任，部中發給執照，亦稱文憑，實際上也是護照之類。
【章】漢代定禮儀有四品，其一日章，有時也稱上章，是用於謝恩的文書。到後漢時，間或用於論事進諫或慶賀。魏晉迄隋唐一直沿用，到唐代以後才廢除。
【表】與章性質相同。漢代開始用於陳情。東漢以後，凡屬於論諫、勸請、陳乞、待罪、進獻、推薦、慶賀、慰安、辭（官）解（官）、陳謝（謝官、謝賜）訟理、彈劾等事由，唐宋迄清代，只用於陳謝、慶賀、進獻。此外還有軍事失敗後的降表、大臣薨逝前的遺表。
【封事】漢代的章奏都不封口。只有奏陳秘密事項，防止洩漏，才用黑色口袋，貼上雙重封條呈進，稱為封事。唐代仍用於秘密的進諫。杜甫詩：“明朝有封事，數問夜如何”，遇有進呈密事，連覺也睡不著了。這種封事體裁，元明以後就少見了。後世的密奏、密呈，都是封事的一類。
【疏】下情上達叫做疏上，疏是疏通的意思。也是自漢朝始創的文體，實際上即是奏的一類。唐宋到清代都有這一文體。後世又以奏疏為群臣論諫的總名。但私人書信中也有用疏的名稱的，如陶淵明《與子儼等疏》。
【狀】陳述的意思，分條列舉事實上言於皇帝，又稱奏狀。始創於漢，一直沿用到宋代。唐代近臣上書言事用表，也有時用狀，兩者的區別是表講究文采，狀比較質俗。宋代用奏狀，元代各部對尚書省、明代縣上府州等皆用申狀。明代縣上府州等皆用申狀。明代應天府、太常寺、翰林院等上各部的文書又稱呈狀。
【奏記】漢制，下官言事於上級用奏記，如《後漢書》陶謙上奏記於朱雋。這是漢魏時代的一種公文，也稱為賤。
【白事】告明其事，漢代所用。也屬於奏記一類。
【露布】有四種作用：一、漢代皇帝制書用璽封，但赦令贖令均露布下州郡，《文心雕龍》所謂“露版以宣眾，不可使義隱”；二、公代臣民上書於君主，不緘封的都稱為露布，是別於封緘而言的；三、漢末也把軍中檄文稱為露布；四、北魏迄唐代，用兵獲勝向上奏捷的文書也稱為露布。
【牒】《說文》稱為札。漢代始創，又名籤，六朝時有之。唐代下達上的文書有六種，其第六種稱為牒。有品秩的公文均用牒。明代諸司之間公牘。清代佐貳官及學官行府、州、縣皆用牒。近代外交公牘中還保留了牒的名稱，如通牒即照會。另有最後通牒（哀的美敦書）。
【賤】(本段內賤的原字為牒的左半字與賤的右半字組合,因電腦打字打不出原字,權用賤字代替,下同)亦作箋、賤表。如東漢時，上書皇后、太子、諸王多用賤記。又稱奏箋，用於郡將（如黃香奏箋於江夏）。魏晉以後只稱賤。偶爾亦有以上行下用賤的。明清兩朝，只用於上書慶賀皇后、太子。
【訴狀】呈訴的文書。自漢以來皆有之。唐及五代或稱折狀，其格式格式與奏狀相同。宋以後只稱狀，入民國後，狀的種類有獎狀、委任狀，併成為法院專用文書的一種。
【辭】訟獄供招的文書稱為辭，自具口供則稱為自列。司馬遷《報任安書》：“拳拳之忠，不能自列。”但唐代《百官志》列為六種上達文書之一（表、狀、賤、啟、辭、牒），即不管是否為訴訟文書，都可稱為辭。
【章程】今人稱章程,有規章制度的意義。漢人則專指工程格式而言。
四、魏晉時代開始應用的公文體制
【賤命】授官的文書。《世說新語．棲逸》：“既有高名，王丞相（導）欲招禮，故闢為府掾。得賤命......。”
【赦文】赦釋為舍。史書上經常提到赦書的話，但流傳下來的赦文最古的只有魏文帝《赦遼東吏民文》。凡赦大都由於其情節可憐憫，或者事實之可疑，或者因為合於所謂三赦三宥八議之列，所以赦免。後世有大赦之法，為文昭告四方，赦文的體制就產生了。也有人稱之為“德音”。但唐代戒勵風俗的帝王詔書也稱為德音，所以德音與赦文實為兩事。唐宋以後凡有赦免，都要行文。民國用赦令。
【啟】晉人以啟為上言於元首的文書名稱，如山濤《舉崔諒等可補吏部郎啟》薦舉“非但正已，當肥正人”賢才，即有名的《山公啟事》。宋齊梁陳都沿用這一體裁。明代臣下言事於太子、諸王稱為啟本，程式與奏本同。
五、六朝時代開始應用的公文體制
【賀表】國家遇有重大慶典，臣子獻文頌賀，使用這種文體，多半是四六駢文，始見於六朝，唐宋以後仍然沿用。
【列辭】人民訟獄陳列之辭，一般都比較俚俗，劉勰所謂“列者，陳也。陳列事情，昭然可見也。辭者，舌端之文，通於己人。”
【籤】見《文心雕龍》：“議政未定，故短牒治謀，牒之尤密，謂之籤。籤者，纖密也。”（《文心雕龍．書記》）大概相當於奏記的一種。
【牒狀】訟辭。《魏書．源賀傳附源子恭奏日：‘徐州表投化人許團並其弟周等，究其牒狀，周列雲己蕭衍黃門侍郎.....。’案牒推理實有所疑。”南朝稱為牒訴。見孔稚圭《北山移文》。
【告身】委任官職的文憑。《北齊書．傅伏傳》：“周克幷州表投化人許團並其弟周等遣韋孝寬與其子世寬來招伏，......即給告身，是沿南北朝的遺制。後又稱告詞，是浩的別名。皆給以符，稱為告身，是沿南北朝的遺制又稱告詞，是誥的別名。唐時以後，官爵冗濫，有空白告身，隨時可填人名（《資治通鑑》二一七唐至德元年載）。明王世貞《委宛餘編》：”唐時將相告身用金花五色綾紙，至宋則用織成花綾，以品次有差。：又：“至國朝，考最始給予一品至五品皆誥，六品以下敕，花殊異。”
六、隋唐時代開始應用的公文體制
【發敕】唐朝制度，廢除或設定州縣，增減官吏，發兵。授予、免除六品以上官職，皆用發敕。
【敕旨】旨，意也。唐代百官奏請朝廷施行的政務，竽帝批答用敕旨。後來又稱旨。自唐迄清，歷代都用此名稱。
【敕書】唐制，皇帝行文臣僚，凡慰諭公卿，誡約朝臣者稱敕書。
【敕牒】始於隋唐之際，除授百官，由門下省政事堂草擬文書經中書舍人進奏畫敕字，然後政事堂出牒公佈於外，所以又稱敕牒。宋元沿用此體。又據《資治通鑑》二一Ｏ唐景雲元年：唐制，封授三品以上官稱冊授；五品以上稱制授；六品以下稱敕授。
【德音】唐宋兩代，在詔敕之外，還有德音一體，用於頒降恩惠，如同後世所稱的恩詔，旨在戒勵風俗。
【批】從唐代開始，公牘才有批。唐以前只用於私人書信，保王羲之《敬倫帖》末尾書“羲之批”。唐代君主對大臣疏奏的答覆稱為批，又稱為批答。但自從唐太宗答劉泊之後，皆由詞臣代為執筆。唐玄宗曾設定翰林待詔。掌四方批答。唐朝有給事中的官職，他的責任是對詔敕不便於下達的，塗竄而奏還，稱為“塗歸”。下級對於上官的符牒，不便實行的也可以批了意見退還原件，但須是敢言的循吏。後來官府對下級機關的稟啟，也用批或批示答覆，以迄民國。
【判】唐人集中多判詞，文章用駢儷體。唐代貢舉有明法科，考身、言、書、判四事。宋江少虞《宋朝事實類苑》卷三十二《典故沿革》：“大率唐人風俗，自朝廷下至郡縣，決事皆有詞，謂之判。
【堂貼】唐代中書省所下宰相判事文書。
【榜子】唐人用於奏事、通謁。唐陸贄有《榜子集》。這是大臣入覲皇帝時用以奏事的一種文體。宋人稱為札子。唐人亦有將有將佈告稱為榜子的，見《太平廣記》四九一所載李公佐《謝小娥傳》：”歲餘至潯陽郡，見竹戶上有紙榜子，雲：‘召傭者’。”
【榜】用木牌懸掛揭示的文書，通作榜。唐宋兩朝節度使初任命，用敕收出示曉諭管內官吏、軍人、僧道、百姓、稱為“佈政榜”。元以後廢。宋代亦用於救茺恤民，如拉熹《勸立社倉榜》；或用於保護文化古蹟，如朱熹《洞學榜》。宋代又有“揭示”，用天徵賦徭役，後世宣佈地方公款收支用“揭示”，韋源於此，清代又有應個人或團體的請求而發的保護權益、維持秩序的佈告，稱為“給示”，由官署或呈請人公開張貼。
【諮報】唐代學士院上中書省的公文稱為諮報，見宋江少虞《宋朝事料類苑．詞翰書籍》：“若百司申中書，皆用狀，惟學士院用諮報，產如札子，但當值學士一人押字而已，謂之諮報。此唐學士舊規也。”
【箋啟】唐人以箋啟為上行文之一，任記室的文人多擅長此文體，大都是四六駢儷。
【關】本義是由此以達彼為關，唐代諸司之間自相質問所用的公文體裁之一。宋明仍沿用，清代只有正印官（從布政司到知州、知縣等各級地方長官）對佐貳（通判、州同、縣丞），都司對於府、州、用之。民國後廢。
【刺】本義為達，見《文心雕龍．書記》：“刺者，達也。”《陔餘叢考》說：“古人通名，三用削木書字，漢時謂之謁，漢末謂之刺。：即今之名片。但作為公文的一仃不知始於何時。唐書《百官志》上說，諸司相質的文書。除關文與移文而外，尚有刺文，但程式無考。
七、宋代開始應用的公文體制
【誥命】自宋代開始，凡是文武官升遷或改任職秩，內外命婦的除授及封敘贈典，均用誥命。明朝制度，三年考績褒揚美德用誥，洪武間一品至五品皆授以誥命六品以下授敕命，清朝仍沿用此制度。這種誥命、敕命的的文字，是預先撰定的四六文體，有固定格式，按品級填寫。
【御札】札，木牘。《中庸》“方策”注：”簡、札、牒、畢，同物而異名，札木簡之薄小者也。”宋代開始成為公文的專用體制，中書省掌宣封命令，如佈告、登封、郊祀及釋出君主重大號令時用，性質同於詔令。
【敕榜】宋代君主詔令的又一體。用於戒飭、勉勵百官，曉諭軍民。
【答子】答與意義相通，用途稍不同。宋代答子有三種用途：一是群臣百司上殿奏事，有時用答，相當於唐代的榜子。《宋史．範質傳》：“先是宰相見天子議大政事，必命坐面議之，......及質等憚帝英睿，每事輒具答子進呈，......由是奏御多，始廢坐論之禮。”第二種用途是下官上書於上官，如王十朋與趙安撫《乞降祀上虞帝舜廟答子》。第三種用途是上行下的文體，中書指揮事，凡無皇帝降敕的稱答子，和唐代的“堂帖”相類似。諸路帥司指揮所屬部下也用答子。
【故牒】故牒為上司達於下級的文書，自宋迄明清皆有之。故牒二字原用於結尾，意為“特此下牒”，後轉化為專用公文名稱。
【公牒】宋朝六部之間互移文用公牒。
【諮】宋代始用於學士院，初尚不拘形式，略書數語猶如簡帖。日久由簡而繁，面為和移、牒同樣重要的檔案。元明清三代地位相等但不屬於同一系統下的同級機關之間的往還，相反，地位相等的敵體機關則用公函而不用諮。
【呈狀】宋代開始使用的一種上行公文。明代應天府及太常寺、欽天監、太醫院、翰林院、光祿寺、太僕寺、提刑、按察司上各部用量狀。清朝只稱呈，經歷、知縣、縣丞、主簿上書於知府用此文體。民國仍沿用。
【申狀】申，伸義，含有申明冤抑和舒陳曲衷的意思。宋時列為公文體制。是下級對上級的指揮措施有不同意見的申述，稱為申狀。如朱熹知南康軍時，反對安撫轉運使使衙轉頒尚書省答子關於將南國移治湖口的牒文，寫了《申免移軍治狀》，備陳四項於民有害於官無利的理由。元時各部對於尚書省，明時縣對於府州、各州對於府以及按察直隸府州上六部皆用申狀，請改稱申文，民國廢。
八、元明兩代開始應用的公文體制
【答】元朝中書省下行文書，明朝改為答付。各軍都督府對於各衛指揮使，六部對於各衙門，布政使對於所屬衙門行文時都用答付。清。只稱答，民國廢除。
【敕命】明代命官，用敕不用誥，洪武二十六年定六品至七品官的任命，皆授敕命。《清會典》仍沿用此制度。
【下帖】明知州下行文書用下帖，清廢。
【告示】上級指揮下級用示。明代官廳張貼在道路的對於人民昭告事項的文書稱為告示，清仍沿用，民國改為“佈告”。
【牌面】元代公文名。一為由朝廷發給作為出差的憑證，驛官及差寂憑以給馬的文書。《元史．兵志》：無牌面而給馬，或有牌面而不給者，皆罪之。二為元代發給有功者的獎牌，謂“降宣敕牌面”。
【勘合】舊時文書加蓋印信，分為兩半，當事雙方各執一半，查驗騎縫半印，作為憑證。明代用於邊戌調遣，有調軍勘合和軍籍勘合。，清代官吏使奉差出京沿途用驛站馬匹，須查駔郵符，亦稱勘合。文官府文簿，編立字號，由上官用關防蓋半印。稱勘合文簿。
【照合】始見於《宋史．河渠書三》，元八年十月：“丙辰，張商英又言：‘......乞取索照會’。”至明始以會為公文書的名稱。清朝使用於官廳間文武不相隸屬的雙方，有甲、乙兩式。官階相等用甲式，日期用墨寫，稱為“墨筆照會”；官階懸殊，上對下用乙式，日期用朱寫，稱“硃筆照會”。亦以甲式用於對外國公使、領事。民國只有外交文書用照會。
【題本】明初諸司有急切機務，不得面陳者，許具題本投進。清代沿用至光緒末年改為奏本。
【揭帖】元代公佈政收支帳目的文書，明代正式作為文書之名。陳眉公《聞見錄》載：“累朝以來，凡有密奏及奉諭登答者，皆稱為揭帖。......以文淵閣印封緘進御，左右近侍莫能窺也。”似乎只有閣和能使用。但海瑞知淳安時，曾向巡按鄢懋卿上揭帖，揭露其出巡州府，供給奢侈，糜費裡甲，怨口嗷嗷，是又不限於大臣可用。晚明又演變為露簡公啟。
【諮呈】始於明代，凡六部行文五軍都督府，各處承宣布政使司行文六部，清各省佈政按察上六部皆用諮呈，民國初也曾用過，旋廢。
【牒呈】始於明代，應天府上都司布政司，各府上十衛指揮使按察司，按察司上布政司用之。清代各府行按察司，直隸州知州行知府，府、州、縣佐貳官行府、州、縣等亦用牒呈。民國廢。
【牒上】僅明代有此體制，凡各處守禦千戶所兵馬指揮上各府，皆用牒上，其式諮呈略同。
【參評】長官告屬吏的文書，類似古人的“教”明人偶爾用之。
九、清代開始應用的公文體制
【諭】告之使曉諭也。最早見於《左傳》。漢高祖有人關告諭，但其文已佚。清制，皇帝特降的命令為諭，由於臣下奏請而批覆的文書稱為旨。用於曉諭中外及京官自侍郎以上、外官自知府總兵以上的黜陟調補，統稱上諭。長官告其屬吏也稱為諭，民國機關仍沿用。
【堂諭】清代州縣衙門審斷案件需當場提出處理批示，稱為堂諭。民國初年各縣知事審斷輕微案件仍沿用。後廢。
【札】原義為古代寫字的小木片，清代上級官廳對下級官廳行文飭事、委辦和督催所用。
【牌】清代用於下行的公文。各部行道府以下、府行州、州行縣的文書都用牌，又稱行牌牌文。
【揭】用於道、府、、縣糾參（彈劾）所屬官吏。
【詳】清代始用，副將以下行提督、參將以下行總兵都用詳。又下級官對上級官的報告稱為詳。民初曾一度採用。
【稟】古代受命為稟，見《尚書．說命》：“臣下罔攸稟命”。後來以下對上白事為稟，有失原意。清代下級機關向上級機關的報告文書用詳文，有時不便或不必見於詳文者用稟帖。《儒林外史》第五回：“湯知且把這情由細細寫個稟帖，稟和按察司”，可資參考。人民向官廳陳述事件也用稟帖。
【折】疊也。把所寫的文書摺疊，以便向上遞送，所以稱為折。清代下官向上級有所陳述者用手摺。言於元首用奏摺。
【諭帖】清代長官對下屬六房書吏有所訓示時所用，又稱為傳諭。
十、民國時期應用的公文體制
民國的公文幾經變革，最後總結為十種，其中有沿前代名稱且用法相近的，如今、諮、批等。本節為了說明這一時代公文體制的特徵，以窺全貌，故未予省略。
【令】中樞機關及省以上機關公佈法令、任免官吏有所指揮時用令。民國元年公佈的程式中。令有七種：大總統令（法律令、教令、條約令、預算令、任免令），院令，部令，委任令，訓令，指令，處分令。民國三年又分大總統令為策、申告、批四種。一九二九年除保留訓令、指令另為二體外，其餘統一為令。
【訓令】舊政權上級機關對所屬下級機關主動下行的指示性文書，通常是“合行令仰知照，並飭所屬一體遵行”廣泛傳送的通令。民國三年曾規定國務卿面奉大總統諭與部院行文書，以“封寄”或“交片”行之，與各地最高階官署行文亦用封寄，後廢。
【批令】上級機關對下級機關呈報或靖示具體問題的批覆文書，用指令。無論有無意見，每件均有指令回覆。雖然無意見，亦批“呈悉。此令”或“呈件均悉，件存。此令”。民國初年限於大總統或上級官對下級官有所指揮用指令，而上級官署對下級官署或職官用經。民國三年，又規定“批令”，用於大總統裁答各官署之陳靖事項。
【佈告】對於公眾宣佈事實或有所勸誡時用之。民國初年，官署對於人民的宣告事項用“下達”。一九二七年改佈告為通告。
【任命狀】任命官吏時用之，官吏計有特任官（中央大員）、簡任官（廳長、專員之類）、薦任官（縣長之類）、委任官（科長、科員之類）。
【呈】立法、司法、行政、考試、監察五院對於國民政論，或各院所屬機對各該院，其他下級機關對於直轄上級機關，或人民對於官署有所陳清時用之。又機關內部下級對上司有所申請則用“簽呈”，相當於今日之內部請示報告。民國三年，曾規定一種“諮呈”，用於各部院和各地方最高官署向大總統府政事堂行文。又規定下級官署或職官對於上級官署或長官（以及與之相等的官署或職職官）之陳清報告用“詳”或“密詳”行文。各地方最高官署對於各部院之陳請報告，以“諮陳”上行，來文用“諮”。一九二八年六月廢除“諮呈”、“密詳”、“諮陳”，統一為呈。
【諮】同級機關公文來往時用之。
【公函】不相隸屬的機關（包括非同級）來往公文用公函。亦可用於官署對於人民或人民團體間的來往。
【批】各機關對於人民陳清的事項，分別批准或駁回時用批。
【代電】為遇有急事尚不須以電報傳達時，不論上行、平行、下行均可用“快郵代電”，此項文體格式力求簡單。為公文之一創格。