現在工作節奏越來越快，工作效率也要求越來越高。而工作效率的高低往往取決於資訊的獲取是否及時和有效。

在古代，人們獲取資訊主要靠信件，而信件的流轉主要靠馬匹，所以古代有很多驛站，就像現在的郵局，然而這種點與點之間的傳送資訊的方式有空間和時間上的限制，如發生戰事，朝廷就有“八百里加急”，即使這樣，這種資訊的獲取具有滯後性，往往得到的訊息是很久前發生的事。

到了進代，人們發明了電話機、電報機等即時通訊方式，資訊傳播得到極大改善，但這種方式需要專人看守，對資訊的交流具有一定的限制。

進入新時代，手機和電腦的進入讓資訊的傳播方式具可以說是質變，有直接用電話交流的，有用簡訊的，也有用郵件的。

通常情況下，因為大多數人都有微信，所以每個公司都有自己或部門的工作群，主要用於日常工作問題，而釘釘則存在於多數的高科技和網際網路公司，他的功能比較強大，能滿足企業的運營，對於OA來說，它也有像釘釘那樣強大的功能，能像微信一樣把領導拉進來組成一個專案群並進行討論，或發出一個問題艾特相關人員來進行發言討論，這種資訊的交流不受空間上的限制。

然而，以上的方式大多在公司內部或只能在公司內部進行。在公司與公司之間，或者團體與個人之間，在正式的場合下，目前還是以郵件的交流方式為主。這種交流方式的優點是雙方都有記錄，為可能產生的糾紛提供相應的“證據”。

特別是用郵件，很多公司都會設定用郵件傳送檔案時都進行稽核，特別是對外的檔案，稽核透過沒有洩密才能進行傳送。

可以說，在現在的辦公交流中郵件監控具有不可或缺的地位。