你的電腦的資料夾結構混亂的標誌：桌面上有超過40個圖示我的文件裡包含超過300個檔案和60個資料夾，包含一堆MP3和數字照片在開始選單中程式的列表很雜亂，一時找不到你要的程式你把所有的word文件儲存到一個資料夾，把所有的電子表格放到另一個目錄裡，等等你要找的檔案可能在任意4個資料夾中在我們開始之前，這裡是有一些快速說明：每個人都有自己最喜歡的組織和歸檔的方法，很容易演變成“我的方法比你的好”的爭論。事實是沒有什麼完美的組織事情的方式。當我寫這篇文章時，我試著保持一箇中立，客觀的視角。我在電腦上收集和組織檔案已經有25年的經驗了，自認為在組織資料夾方面很出色（說實話）。所以我在這個主題上有很多要說的話。但是我在這裡描述的小竅門只是組織資料夾眾多方法之一。希望這些小竅門對你也有用，但請不要把這個解讀為任何形式的“正確”的方法。本文中描述的組織檔案的規則可以適用所有的電腦系統。然而，截圖是Windows下的（一般都是Windows 7)。我們也會提到一些Windows下幫你組織檔案的有用功能。為什麼要組織檔案？有一些功能很強大的桌面搜尋軟體（Windows Vista和Windows 7內建的搜尋功能，第三方程式如Google 桌面搜尋）。那為什麼有人會花時間組織硬碟上的檔案呢？考慮一下下面這些桌面搜尋軟體做不到的任務：手動找到檔案。如果你知道目標檔案在某個特定的目錄下，那麼直接找到這個檔案是很快的，而不用在上百的搜尋結果裡去尋找目標檔案找到成組的相似的檔案（例如你的所有“工作”檔案，某次旅行的照片，某張專輯等）。移動許多檔案到新的電腦上。升級電腦時，如果快速找到那些對你來說很重要的檔案？或者你有兩臺電腦，一臺用來家用，另外一臺用來工作。如何把工作相關的檔案從家用的那臺機子上拿出來，移動到工作用的那臺機子上？同步檔案到另外的電腦上。如何決定要同步那些檔案？您肯定不會想著要同步所有的東西吧？選擇要備份那些檔案。最後，如果你是一個把組織，清理，安排的有序的過程當作一種享受，那麼你甚至不需要一個理由。一盤裡的東西混亂不堪是不可想象的。整理的小竅門下面是我們提供的40個最好的做好整理的小竅門。1、謹慎的選擇你的組織體系許多人不整理是因為這會花時間。第一個要花時間的事就是決定一個 組織體系。這一直是個人愛好問題，而不是一個極客在一個網站可以告訴你的。你應該根據你自己的大腦中形成的組織體系來選擇你自己的組織體系（前提假設是，你的大腦實際上也是組織化的）。我們不能命令你，但可以提一些建議：可以根據電腦的使用者來組織。例如”我的檔案”, “妻子的檔案”, “兒子的檔案”等.在“我的檔案”裡面分成 個人的，公司的。你會意識到這裡可能會有重疊，每個人都想訪問音樂庫，或者是學校演出的照片。所以你可能建立了另外的一個資料夾”家庭“，來存放共同需要訪問的檔案。你可能決定最高級別的檔案分類規則是根據每個檔案的來源。換句話說，誰建立了這個檔案。你可能有”自己建立的檔案“（包含公司的和個人的），”我認識的人建立的檔案（家人，朋友等”，還有“其他人建立的檔案（MP3檔案，下載的電影或者電視劇，軟體安裝檔案，你收集的大量桌面圖片等）”。每個資料夾根據需要來做進一步子資料夾組織。例如，你可能決定以藝術家的名字來組織你的音樂收藏資料夾下的子資料夾，然而對於數碼照片，可能以拍照時的日期來組織。每個子資料夾的組織規則可能都不一樣。另外一個策略是基於“趨勢”。那些你還沒有開啟檢視的檔案在一個目錄，那些你已經看過但沒有歸類的在另外一個地方。當前，活動的工程在另外一個地方。其他的檔案（你的“存檔）可以在第4個資料夾裡。在這個問題上（組織體系）多花些時間思考–當體系不完整時再修改可能會是個大麻煩！在你實現任何一個你想到組織體系時，廣泛的檢查一下你擁有的檔案，看一下他們是否可以在你的組織系統裡找到一個合理的地方。2、當你決定了你的組織體系，遵守它沒有比這更無意義的事了：當你建立了組織體系然後整理了所有的檔案，然後當你建立，接收或者下載新檔案時，你簡單的把它扔到你的桌面上。你需要遵守紀律–永遠。當你得到一個新檔案，花些額外的時間找到它應該放到哪裡！要不然，僅僅一兩個月後，你的情況可能比之前更糟糕–你的檔案有一半是整理過的而另一半是沒有整理的–你不知道哪個是哪個！3、仔細選擇你的組織結構中的根目錄(Root Folder)你每天建立或者擁有的檔案（文件，照片，音樂等）或者是對你來說比較重要的檔案，無論它來自哪裡，都應該放到某一個單獨的資料夾內，而這個資料夾應該在你的C盤根目錄下(是C:的一個子目錄)。換句話說，這個資料夾不要依賴於 “我的文件”這類的資料夾。如果你這樣做了，那麼你就讓作業系統工程師來決定了哪種資料夾結構最合適你。而且每個作業系統都不一樣！Win7下你的檔案在C:UsersYourname,而Windows XP下是在C:Documents and SettingsYourNameMy Documents.在Unix系統裡，經常是/home/Yourname。這些標準的預設資料夾傾向於被垃圾檔案和對你來說不重要的檔案所佔據。幾乎你安裝的每個軟體都會在“我的文件”中建立自己的資料夾。讓它充滿垃圾，然後簡單的忽略它。移除到“我的文件”的連結，把用建立到你建立並關心的資料夾的連結來代替。 從零開始建立你的檔案系統！或許放置它的最好的地方就是D：盤——如果你有的話。這樣，你的所有的檔案都在一個盤裡，而所有作業系統和軟體元件的檔案都待在C:盤上——簡單並且優雅的區分開了。這樣做的好處是很大的。不僅有組織結構上的益處（見技巧10），而且當你需要把資料遷移到新的電腦上時，你可以（有些時候）簡單的拔下你的D：盤並插到新電腦上作為D:盤（這意味著D:盤實際上是一個單獨的物理硬碟，而不是跟C:盤在同一個硬碟上的一個分割槽）。 警告：從下面的技巧12，你會看到有完全一樣的系統結構——在你擁有的所有電腦上，是一個很好的主意。所以如果你決定要用D:盤作為你自己檔案的儲存系統，確保你可以在你擁有的所有電腦上可以使用D:盤。如果你做不到，你可以使用一個聰明的極客手段來儲存檔案到D:盤上，但仍然透過C:盤來訪問他們（見技巧17）。如果只有一個硬碟（C:)，那麼建立一個專用的資料夾，包含你的所有的檔案——如C:Files。 資料夾的名字不重要，應該是個單個，簡單的單詞。這樣做有好幾個原因：備份時，好備份，因為所有東西在一個資料夾中知道哪些檔案需要遷移知道在哪個地方搜尋需要的檔案如果需要和其他電腦同步，這讓你的同步簡單。這也讓你的所有的快捷方式在別的電腦上可以用（更多的請見技巧 24）一旦確定了你的檔案放哪，就把所有的檔案都放進去！完全摒棄作業系統建立的標準，預設的資料夾（“我的文件”，“我的圖片”等）。實際上，可以把很多這類資料夾移動到你的結構中（見技巧 #6）把這些做完後，你的所有檔案都在一個資料夾下，所有其他的在C:下的檔案可以認為是”作業系統”的資料夾。下面是一個被組織的很好的C:盤截圖，所有的使用者檔案都在Files資料夾下。4、使用子資料夾最簡單，最明顯的提示。5、不要害怕資料夾深度需要多少級的子資料夾就建多少級。不要害怕。每次注意到可以把一堆相關檔案放到一個子資料夾中時，就這樣做。把檔案放到C:FilesMeFrom OthersServicesWestCo BankStatements2009 這樣的資料夾下是完全可以的。只有7級。如果建立的子資料夾只有一個檔案，那麼很可能有點過頭了。另外一方面，如果你簡單的建立了一個只有兩層的結構（例如：C:FilesWork）。那麼你可能還沒有達到組織的任何一級水平（除非你只有6個檔案）。你的“Work”資料夾就會像桌面一樣亂，有上百個檔案。6、把標準的User資料夾移動到你的自己的資料夾結構中大多數的作業系統，包括Windows，給每個使用者建立了一套標準的資料夾。這些資料夾就成為預設的文件、音樂、照片的儲存位置。其中的一些你永遠都可能不會使用（例如 Favorites資料夾，如果你不是在用IE瀏覽器）。這些資料夾就可以放著。但你可能使用其中的一些資料夾儲存重要檔案。即使你不用他們，Windows仍然會把他們當作很多型別檔案的預設儲存位置。當你儲存一個標準的檔案型別，Windows會自動提示到儲存到這些地方，而這些地方又不是你自己檔案結構中的一部分，這會讓人很惱火的。有個簡單的解決辦法：把你關心的資料夾移動到你自己的資料夾結構中去。如果你這樣做了，下次儲存對應型別的檔案，Windows就會提示你儲存到新的，移動後的位置去。移動資料夾很簡單。簡單的託過來，拽到新的位置就可以。下面是移動預設的My Music資料夾到我自己定製的個人資料夾（Mark）的截圖：7、明智地命名檔案和資料夾不要建立無意義的檔名，如

Document1.doc

，新建資料夾（2）。多花20s來想出一個有意義的檔名–顯示出內容資訊的檔名。8、注意留心長檔名另一個表明你還沒有創建出足夠深度的資料夾結構的跡象是你的檔名很長。 如果你需要建立一個Johnson Sales Figures March 2009.xls(可能跟Abercrombie Budget Report

2008.xls

在一個資料夾下），你可以建立一些子資料夾，以便於將第一個檔案改名為

March.xls

並放在ClientsJonsonSales Figures2009下。 要放置好檔案，需要一個簡短的檔名。9、在每個地方使用快捷方式這個可能是我們能提供的最有用的並且是最重要的一個技巧。快捷方式允許一個檔案同時出現在兩個地方。 如今每個流行的作業系統儲存檔案和資料夾的結構是層次化(hierarchical)的。這意味著所有的物件（檔案和資料夾）都在同一個父目錄下。這有點像樹。一棵樹有分支（資料夾）和葉子（檔案）。每個葉子，和每個分支，只支援一個父分支，一直到樹的根部（這就是為什麼C:被稱為C:盤的根資料夾）。這種硬碟組織結構是明顯和必須的，但這只是組織資料的一種方法。還有其他的組織方式：例如，關係型資料庫，用完全不同的方法組織結構化資料。層次化結構最大的限制是一個檔案只能在一個樹中的唯一確定的一個分支中：為什麼對於計算機使用者來說這是個問題？主要原因有兩個：根據我們組織檔案和資料夾結構的關係，一個檔案正確的存放地點，常常是一個非常不方便訪問的地方。你的檔案可能埋在6級子資料夾下，但你可能每天都需要快速的訪問到這些檔案。你可以把它移動到一個方便的地方，但這意味著在每次修改完成後你還需要再把它放回到正確的地方去。一個檔案可能屬於兩個及兩個以上的位置。例如，你是一個會計，你剛完成2009 給Jon Smith的tax return 。可以把這個檔案叫 2009 Tax

Return.doc

，放在ClientJohn Smith下。但可能你也需要把所有的2009 tax都放到同一個地方。所以你可能想在Tax Returns2009目錄下下以John

Smith.doc

存放這個檔案。問題是，一個純粹的層次檔案系統中，你不能同時把它放到兩個地方。快捷方式的圖示和原始檔案的圖示之間有兩個主要的區別：快捷圖示左下角有一個小箭頭（Windows下的）。快捷鍵名稱中可以不包括副檔名（如.docx)可以在任何時候刪除快捷而不會丟失任何實際的資料。原始檔案仍然是完整的。你只是損失了從快捷方式所在的位置訪問資料的能力。快捷方式很容易的克服了層次化檔案系統的主要的缺陷。可以在同時把一個檔案放到多個地方。快捷方式可以讓你把經常使用的檔案和資料夾放到一個方便訪問的地方，而原始檔案仍然在原來的地方。所以你的最常訪問的檔案集合，可以而且也應該是一個快捷鍵的集合。如果還沒有認識到快捷鍵的強大功能，可以考慮如下的在Windows電腦上眾所周知的位置：開始選單快速啟動欄收藏夾快捷鍵的唯一目的：讓你訪問你的檔案變的更方便。快捷鍵讓我們懂得了一個檔案和資料夾組織的黃金原則：“一個檔案永遠都要只有一份——不要讓同一個檔案有兩份。可以使用快捷方式來代替“（當然，備份的時候這個原則就不適用了）如果不喜歡建立快捷方式時的多餘的”快捷方式“這幾個字，可以修改名稱或者配置Windows不要新增這些額外的字。底線： 如果你想在另外一個地方訪問一個檔案（追求方便，或者是檔案本來就屬於兩個地方），在這個地方建立一個指向原始檔案的快捷方式。10、把程式檔案和資料檔案分開任何數字組織專家會告訴你這個。程式檔案是你安裝的軟體元件（如Microsoft Word，Adobephotoshop 或者是 IE）。資料檔案是你使用這個軟體給自己建立的檔案（如Word文件，數字照片，emails或者是播放列表）。軟體經常被安裝，解除安裝，更新。每次都能找到安裝的檔案，任何時候都能重灌。這意味著軟體檔案是很不重要的。你用軟體建立的檔案才是最重要的。總是把重要檔案和非重要檔案分開是很好的原則。所以當軟體提示你儲存建立的檔案時，想想，把檔案儲存到自己的資料夾中去，而不要儲存到軟體自己的資料夾中。可以看看能不能找到程式的配置選項，改變檔案預設的儲存位置。Tip #11. 基於檔案的目的組織檔案，而不是檔案型別WorkClientsJohnson在這個資料夾下有兩個子資料夾Word和Spreadsheets,那麼可能你沒有最佳化組織的結構。根據建立檔案的程式來來組織檔案沒有意義。相反，根據檔案的目的來組織。Tip #12 在所有的電腦上都維護同樣的組織結構有好幾個好處需要記的東西少了。不論你在哪，你都知道去哪兒可以找到你的檔案如果從一個電腦複製或者同步檔案，那麼同步工作非常簡單可以很輕鬆的從一個電腦複製快捷方式到另外的電腦（前提是原始的檔案也是複製過去的）對於連結檔案也一樣（例如，在Word文件中連結到一個單獨的Excel檔案)這也關係到你儲存檔案的盤，如果你的檔案儲存在C:盤，那麼在所有的電腦上都儲存到C盤。否則，你的快捷鍵、播放列表和連結的檔案都不能工作！Tip #13 建立一個 “Inbox”資料夾建立一個資料夾，儲存你當前正在工作的檔案，或者是你還沒來得及處理的。你可以把它當作“待辦事項”的列表。你可以叫他”Inbox”或者“工作”或者“零碎”，任何對你有意義的詞。當你弄完了一個檔案，你可以把它從Inbox移到你的組織結構中正確的位置。你可能想用桌面做Inbox資料夾。注意，你必須確保其他檔案不會出現在這裡。換句話說，確保你的Inbox資料夾不會有垃圾檔案-不應該在這裡的檔案。 Inbox資料夾放到哪裡呢？最重要的原則是放到順手的地方。這會成為你最常訪問的資料夾，所以方便是關鍵。建立好這個資料夾後，你就可以在“快速啟動欄”等地方建立Inbox資料夾的快捷方式。Tip #14 確保你只有一個“inbox”資料夾 把每個接收到或者是建立的檔案放到Inbox資料夾。這樣其他地方就不會有隨機建立的或者下載的垃圾。最後一件事，你需要檢查多個資料夾，檢視你當前的任務和工程。把他們放到同一個資料夾下去。 一些確保你只有一個Inbox資料夾的小技巧：設定程式預設的儲存路徑到這個資料夾設定瀏覽器預設的“下載”路徑到這個資料夾如果這個資料夾不是你的桌面（推薦），那麼確保你不會把“待辦事項”檔案放到桌面上。這樣會讓你的桌面保持整潔。Tip #15 經常打掃你的“Inbox”資料夾這是保持檔案組織良好的關鍵之一。如果你讓你的Inbox溢位（例如，超過30個檔案），你可能開始感到不知所措：因為你沒有緊跟待辦事項列表。 可以這樣做：經常訪問你的Inbox/Todo資料夾（每天至少5次）。瀏覽你已經完成的檔案，並立即把他們放到合適的位置。以保持這個資料夾中的檔案數量儘可能小而自豪。如果你認為大腦平靜很重要，那麼讓這個檔案保持空成為你的最高的優先順序（電腦上）。如果你發現一個檔案在這個資料夾待了多過，比如六週，那麼承認你基本不會去處理它，把它移動到合適的地方。Tip #16. 立即將每個檔案放到合適的地方，為當前活動的工程使用快捷鍵一旦建立、接收、下載了一個檔案，立即儲存到“正確”的資料夾下。然後，一旦你需要處理它，那就在Inbox裡建立一個快捷方式。這樣，你的所有檔案都在“正確”的位置，你也可以立即方便的訪問到它。當你完成之後，刪除快捷鍵就可以了。就這麼簡單。理想情況下，你的Inbox資料夾和桌面，應該只包含快捷方式。Tip #17 使用目錄符號連結來維護統一的資料夾結構使用此技巧，可以解決這個問題：電腦中有兩個以上的盤（C:,D:等）。可能處於空間考慮需要在D盤上儲存東西，但還是想基於C盤來構建目錄結構（或者相反）。你構建目錄結構的目的是為了讓你的檔案都可以從C盤訪問（例如，你所有檔案的根目錄是C:Files）。但你還想利用D盤的空餘空間。你知道可以在D盤上儲存東西，但透過C:盤來訪問他們嗎？不，這裡我們不是在討論快捷方式，儘管概念類似。透過使用命令列中的 mklink 命令就可以達到以上目的。你在一個盤上建立了一個資料夾，然後在另一個盤上建立一個它的別名。這些別名叫作目錄符號連結。他們像正常的資料夾一樣工作，除了他們物理上儲存在別的地方。例如，你想在C:盤C:Files目錄下引用D:盤中儲存的完整的組織好的資料夾結構。那麼可以把C:Files作為一個目錄符號連結——指向D:盤，命令如下： mklink /d c:files d:或者，你在D：上只儲存了電影，想在C:FilesMediaMovies目錄下訪問他們。執行如下命令： mklink /d c:filesmediamovies d:（應該不需要說這些命令得在命令列下輸入吧？ 單擊開始選單，輸入 cmd 然後回車）Tip #18 定製你的資料夾圖示嚴格來說這不是一個組織資料夾時的技巧，但每個資料夾有唯一的圖示可以讓你的視覺更快判斷出資料夾哪個是哪個，從而在找檔案時節省時間。例子如下：