一、確定會議主題

現在社會是一個高效率的社會，無論是機關、組織還是企事業單位，都必須減少會議，開有效會議。所以確定會議主題十分重要。會議主題一般由公司管理層確定，或者由具體辦事部門或者人員提出。對於必須研討的會議，我們就要圍繞主題組織會議了。

二、確定會議具體內容

三、確定參會人員

圍繞會議內容，我們要確定出席人員、列席人員、支援人和記錄人。只有確定好參加人員，我們才能安排會議時間和流程。

四、確定會議時間

確定會議時間要首先徵求主要領導意見，只有主要領導有時間，會議才能召開。其次是徵求其他人員時間，如果符合會議規定人數，就可以確定時間了。

五、確定會議地點

我們要按照會議人數和時間，安排會議室，既要滿足大小需求，又不能和其他活動衝突。

六、下發會議通知

將以上內容按照通知撰寫格式，就可以寫成一個會議通知了。當然會議通知還要加上一些要求和說明，例如關於請假或者關於著裝等。

七、會前準備

按照時間，準備各項會議材料，包括安排人員撰寫、印刷。確定參會人員的行程，是否能夠按時到會。準備桌籤，安排桌次，並形成會議指南。擺放茶水、紙筆等。會前這些準備必須到位。

八、召開會議

九、結束會議

會議結束後，要回收相關資料，恢復會議室，結算費用，並由相關人員形成會議紀要，安排工作跟蹤。整個會議結束。