辦公室管理形成性考核冊答案
作業1
1．將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。
辦公室實務工作一覽表
序號國內一般性 國外一般性 國內企業（含外企）
1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。 記錄上司指令及會談、會議內容
2 [文書製作] 影印資料。 列印文稿及表格
3 [文書處理] 在許可權內按自己的意思發出信函。 信函和郵件的處理。
4 [檔案管理] 檔案管理。
5 [會議組織] 安排會議事務，並做會議記錄或綱要。 記錄上司指令及會談、會議內容。
6 [調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。
7 [資訊資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種資訊
9 [接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。
10 [協調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關係。
11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。
12 [日程安排] 替上司定約會並做好記錄；
13 [日常事務"] 閱讀並分類信件 通訊事務、電話；
14 [辦公室管理] 辦公室環境的佈置和整理,保管辦公室裝置及用品
15 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執行上司交辦事項
交辦的事項-]
16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
17 外出辦事，如銀行、郵局等。
2、公用易耗品主要包括哪些？
辦公用易耗品主要有：
（1）信封、紙張；
（2）軟盤、光碟等；
（3）鉛筆；
（4）圓珠筆；
（5）簽字筆或鋼筆；
（6）修正液或修正帶；
（7）印盒；
（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期
號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；
（9）小刀；
（10）日曆等；
（11）其他，如標籤紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大
頭針、紙夾等。
3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關係如何？
文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，並思考以什麼方法進行效率會最
佳。
（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的
工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，並把以前進行過的工作或別人做過的工
作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。
其次，說明三個步驟之間的關係。
三者的關係為：
先作計劃，付諸實施，然後檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的
過程開展。三者相互聯絡形成一個迴圈。
文員首先要仔細制定計劃，然後根據這個計劃去實施，並嚴格檢查其結果，使得這個結
4、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。
本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計
劃書，不要抄襲。
5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方
法的認識。
1．請示方法和報告方法；
2．計劃方法和總結方法；
3．受意方法；
4．傳達方法；
5．進言方法；
6．變通方法和擋駕方法；
7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文
件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易
於文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就
某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善於領會上司意圖，不要曲解上司意圖；
（2）備好記錄本，記錄下指示要點；
（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明瞭意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，並要注意方式、態度；
（6）接受指示後，要不失時機地貫徹實施。
結合實際談體會。
我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一
份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬體和軟體配備、
公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事後，又怕顯
得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根
本就不行。後來，我再次向總經理詢問，並備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，
才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按
照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯絡實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識
點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學
們在回答本題時要加以注意。
作業2
一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。
（1）都應先問好，再傳達自己的資訊；
（2）都應保持耐性、熱情的態度；
（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；
（4）都應簡明扼要表達自己的意思。
異：
（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。
（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。
二、瞭解“電視會議”、“互動式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，
談各自的優劣或應注意的地方。
（1）基本用途：
“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享檔案、圖表、錄象
帶等資料。
“互動式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國
際、國內或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。
（2）兩者與一般會議的不同：
可以消除時空上的侷限性。
（3）各自的優劣：
“電視會議”——
優：通達範圍廣，消除時空上的侷限性，生動形象；劣：技術上的要求較高。
“互動式電話會議”——
功能；劣：費用高，技術含量高。
三、簡要回答郵件分揀的一般標準。
（1）按照收件人的姓名分揀；
（2）按照郵件的重要性分揀；
（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？
本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。
五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；
（2）上司繁忙時；
（3）上司即將外出時；
（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。
六、七
作業3
一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。
日程安排計劃表的種類：
（1）年預定表。是企業在每年度例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，
所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般於年初將整個年
度的活動事項整理成表，再通知各部門。
（2）月預定表、周預定表、日預定表。
月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的
會議、面談、出差、訪問等預定計劃。
周預定表是一個月預定計劃中的一週計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。
日預定表則是從周預定表裡寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從
早到晚的業務活動。
各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。
二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
提神醒腦的服務。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備溼毛
巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。
私事方面的協助。
協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關係到上司的形象問題，所
以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的
關係來協助他解決私人的事務。
財物管理。包括：
金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，
由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票
簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。
其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，並做紀念保管。
3．第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的範本，同學們可以學習一
下。最好能夠根據這個範本，結合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”。
作業4
一、簡單闡述口頭語言的基本特徵及敬語應用的一般場合。
口頭語言的基本特徵：
（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發聲要清楚，
儘可能說得通俗、生動、規範，使人一聽就明白，並留下印象。
（2）有重音。口語中，需要強調的成分，都是透過重音表達的。
（3）有歧義。因為漢字一音多字。
（4）口頭語言視時間、場合、物件的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規
範、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調也可輕鬆、愉快些。
敬語使用的一般場合：
（1）對於自己尊敬的人，當然會使用敬語。
（2）與並非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要
使用敬語。
（3）敬語一般針對：
年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；
有求於對方，或希望得到對方幫助，或好感者。
二、簡要闡述社交話題的選擇。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人
情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、醜聞、慘案等。
（3）過於敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對於專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。
（5）誇耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用範圍如何？
印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）
封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用範圍：
（1）落款章加蓋於文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和檔案的有效性。
（2）騎縫章用於帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連線處的騎縫線上。
（3）更正章用於文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正後，作為法定作者自
行更正的憑信。
四、簡要闡述收文處理的程式及分送的基本原則。
收文處理的程式：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦—
—注辦。
分送的基本原則：
（1）屬於方針政策性的，關係本機關工作全域性的指揮性檔案或重大問題的請示、報告
之類的檔案，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；
（2）屬於機關日常事務性的已有明確分工的檔案，或早有批示規定和有規可循的例行
公文，按主管業務的分工範圍分送給有關部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機關領導閱批的檔案，要先填好“公文處理單”，連同檔案一併送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；
（5）在檔案份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、後閱知，
先主辦、後協辦，先正職、後副職的次序分別審閱處理，並以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。
五、按照文書立卷特徵立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特徵立卷的基本
含義。
型別：
（1）按問題特徵立卷；（2）按作者特徵立卷；（3）按文種特徵立卷；（4）按時間特徵
立卷；（5）按地區特徵立卷；（6）按通訊者特徵立卷。
按問題特徵立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯
系和處理情況，運用最廣泛。
六、透過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。
（1）透過設定檔案室，可以提供檔案原件或複製件，方便借閱或直接閱讀；
（2）透過一定的制度和手續，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等，可以
提供檔案外借；
（3）根據檔案原件制發各種複製本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；
（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據；
（5）以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提
供諮詢服務；
（6）將檔案目錄印製成冊，分發到有關部門，可以交流資訊；
（7）透過舉辦檔案展覽，以充分發揮檔案的作用。
辦公室管理形成性考核冊答案
作業1
1．將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。
辦公室實務工作一覽表
序號國內一般性 國外一般性 國內企業（含外企）
1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。 記錄上司指令及會談、會議內容
2 [文書製作] 影印資料。 列印文稿及表格
3 [文書處理] 在許可權內按自己的意思發出信函。 信函和郵件的處理。
4 [檔案管理] 檔案管理。
5 [會議組織] 安排會議事務，並做會議記錄或綱要。 記錄上司指令及會談、會議內容。
6 [調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。
7 [資訊資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種資訊
9 [接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。
10 [協調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關係。
11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。
12 [日程安排] 替上司定約會並做好記錄；
13 [日常事務"] 閱讀並分類信件 通訊事務、電話；
14 [辦公室管理] 辦公室環境的佈置和整理,保管辦公室裝置及用品
15 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執行上司交辦事項
交辦的事項-]
16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
17 外出辦事，如銀行、郵局等。
2、公用易耗品主要包括哪些？
辦公用易耗品主要有：
（1）信封、紙張；
（2）軟盤、光碟等；
（3）鉛筆；
（4）圓珠筆；
（5）簽字筆或鋼筆；
（6）修正液或修正帶；
（7）印盒；
（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期
號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；
（9）小刀；
（10）日曆等；
（11）其他，如標籤紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大
頭針、紙夾等。
3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關係如何？
文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，並思考以什麼方法進行效率會最
佳。
（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的
工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，並把以前進行過的工作或別人做過的工
作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。
其次，說明三個步驟之間的關係。
三者的關係為：
先作計劃，付諸實施，然後檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的
過程開展。三者相互聯絡形成一個迴圈。
文員首先要仔細制定計劃，然後根據這個計劃去實施，並嚴格檢查其結果，使得這個結
4、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。
本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計
劃書，不要抄襲。
5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方
法的認識。
1．請示方法和報告方法；
2．計劃方法和總結方法；
3．受意方法；
4．傳達方法；
5．進言方法；
6．變通方法和擋駕方法；
7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文
件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易
於文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就
某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善於領會上司意圖，不要曲解上司意圖；
（2）備好記錄本，記錄下指示要點；
（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明瞭意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，並要注意方式、態度；
（6）接受指示後，要不失時機地貫徹實施。
結合實際談體會。
我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一
份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬體和軟體配備、
公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事後，又怕顯
得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根
本就不行。後來，我再次向總經理詢問，並備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，
才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按
照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯絡實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識
點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學
們在回答本題時要加以注意。
作業2
一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。
（1）都應先問好，再傳達自己的資訊；
（2）都應保持耐性、熱情的態度；
（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；
（4）都應簡明扼要表達自己的意思。
異：
（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。
（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。
二、瞭解“電視會議”、“互動式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，
談各自的優劣或應注意的地方。
（1）基本用途：
“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享檔案、圖表、錄象
帶等資料。
“互動式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國
際、國內或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。
（2）兩者與一般會議的不同：
可以消除時空上的侷限性。
（3）各自的優劣：
“電視會議”——
優：通達範圍廣，消除時空上的侷限性，生動形象；劣：技術上的要求較高。
“互動式電話會議”——
功能；劣：費用高，技術含量高。
三、簡要回答郵件分揀的一般標準。
（1）按照收件人的姓名分揀；
（2）按照郵件的重要性分揀；
（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？
本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。
五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；
（2）上司繁忙時；
（3）上司即將外出時；
（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。
六、七
作業3
一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。
日程安排計劃表的種類：
（1）年預定表。是企業在每年度例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，
所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般於年初將整個年
度的活動事項整理成表，再通知各部門。
（2）月預定表、周預定表、日預定表。
月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的
會議、面談、出差、訪問等預定計劃。
周預定表是一個月預定計劃中的一週計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。
日預定表則是從周預定表裡寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從
早到晚的業務活動。
各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。
二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
提神醒腦的服務。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備溼毛
巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。
私事方面的協助。
協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關係到上司的形象問題，所
以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的
關係來協助他解決私人的事務。
財物管理。包括：
金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，
由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票
簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。
其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，並做紀念保管。
3．第三題主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的範本，同學們可以學習一
下。最好能夠根據這個範本，結合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”。
作業4
一、簡單闡述口頭語言的基本特徵及敬語應用的一般場合。
口頭語言的基本特徵：
（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發聲要清楚，
儘可能說得通俗、生動、規範，使人一聽就明白，並留下印象。
（2）有重音。口語中，需要強調的成分，都是透過重音表達的。
（3）有歧義。因為漢字一音多字。
（4）口頭語言視時間、場合、物件的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規
範、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調也可輕鬆、愉快些。
敬語使用的一般場合：
（1）對於自己尊敬的人，當然會使用敬語。
（2）與並非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要
使用敬語。
（3）敬語一般針對：
年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；
有求於對方，或希望得到對方幫助，或好感者。
二、簡要闡述社交話題的選擇。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人
情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、醜聞、慘案等。
（3）過於敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對於專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。
（5）誇耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用範圍如何？
印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）
封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用範圍：
（1）落款章加蓋於文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和檔案的有效性。
（2）騎縫章用於帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連線處的騎縫線上。
（3）更正章用於文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正後，作為法定作者自
行更正的憑信。
四、簡要闡述收文處理的程式及分送的基本原則。
收文處理的程式：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦—
—注辦。
分送的基本原則：
（1）屬於方針政策性的，關係本機關工作全域性的指揮性檔案或重大問題的請示、報告
之類的檔案，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；
（2）屬於機關日常事務性的已有明確分工的檔案，或早有批示規定和有規可循的例行
公文，按主管業務的分工範圍分送給有關部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機關領導閱批的檔案，要先填好“公文處理單”，連同檔案一併送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；
（5）在檔案份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、後閱知，
先主辦、後協辦，先正職、後副職的次序分別審閱處理，並以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。
五、按照文書立卷特徵立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特徵立卷的基本
含義。
型別：
（1）按問題特徵立卷；（2）按作者特徵立卷；（3）按文種特徵立卷；（4）按時間特徵
立卷；（5）按地區特徵立卷；（6）按通訊者特徵立卷。
按問題特徵立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯
系和處理情況，運用最廣泛。
六、透過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。
（1）透過設定檔案室，可以提供檔案原件或複製件，方便借閱或直接閱讀；
（2）透過一定的制度和手續，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等，可以
提供檔案外借；
（3）根據檔案原件制發各種複製本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；
（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據；
（5）以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提
供諮詢服務；
（6）將檔案目錄印製成冊，分發到有關部門，可以交流資訊；
（7）透過舉辦檔案展覽，以充分發揮檔案的作用。