管理者與秘書是組織內部的小型管理隊伍的成員，這兩個成員之間必須相互配合，以避免浪費彼此的時間。管理者與秘書之間必須定期地（至少半年一次）探索自己的與對方的時間誤區，然後再共同研究跨越這類時間陷阱的對策。
當管理者的時間陷阱及秘書的時間誤區經過上述的步驟尋找出來之後，管理者與秘書必須聚在一起分析兩個人的時間誤區之間的關係，藉以瞭解每一個人如何為對方製造時間陷阱，以及瞭解將來應採取哪些措施，才能避免為對方製造時間陷阱。
除了採取上述方法探索及迴避管理者與秘書之間的時間陷餅之外，管理者應搞好對秘書的甄選及訓練工作，以確保秘書成為他管理隊伍中的左右手。但是，秘書應具備哪些素質與技能，才能成為管理隊伍中的左右手呢？曾兩度榮任“全美秘書協會”會長的露絲。加里諾為管理者提供了她的評鑑尺度。
一、管理者事必躬親以致來往電話特多；第
二、過分講究客套而不自制；第
三、缺乏結束談話的技巧；第
四、擔心對外來電話的有選擇接聽將冒犯來電者。
由上面第一個原因所引起的干擾的根本補救辦法在於增加對部屬的授權；由後三個原因所引起的干擾，則可借管理者本身的自律、談話技巧的改進、以及秘書的協助而大量地予以消除。現簡介有關的要領如下：
（l）外來電話秘書接聽
外來電話應先由秘書接聽，以便確定其資訊的重要程度及資訊的適當承受人。
外來的電話大致可分為四類：第一類為誤撥的電話——即指其它部門的人員更適宜接聽的電話——這一類電話可由秘書攔截和疏導。第二類為涉及管理者業務但可由秘書或其他部屬代為處理的電話。接到這一類電話時，秘書應巧妙地建議由她本人或管理者以外的其他適當人員代為處理。
第三類為需要管理者親自處理但並不緊迫的電話。秘書可用類似這樣的話語處理：“可不可以請他一有空即給您回覆？”有些管理者甚至對非緊迫的電話一律採取事後回覆的辦法，但這種做法是對是錯則屬於價值判斷的問題。不過令人感到奇怪的是，大多數人都同意正在動手術的醫生、授課中的教師、或正在審判案件的法官不應受到電話的騷擾。
但卻只有極少數的人，對埋頭處理業務的管理者拒絕當場接聽突如其來的電話保持諒解態度。第四類為難以分辨重要性的電話。秘書接到這一類電話時可用“他正忙著，您是否要現在請他接聽？”之類的話語來分辨電話的重要性及採取適當的對策。
（2）打出去的電話應由秘書代撥
除非為了表示特別尊重受話者（如長輩或上司），否則先讓秘書代撥電話。
親自撥電話常會遭遇線路不通或受話者不在等情況，這類時間的浪費是無可彌補的。
管理者與秘書是組織內部的小型管理隊伍的成員，這兩個成員之間必須相互配合，以避免浪費彼此的時間。管理者與秘書之間必須定期地（至少半年一次）探索自己的與對方的時間誤區，然後再共同研究跨越這類時間陷阱的對策。
當管理者的時間陷阱及秘書的時間誤區經過上述的步驟尋找出來之後，管理者與秘書必須聚在一起分析兩個人的時間誤區之間的關係，藉以瞭解每一個人如何為對方製造時間陷阱，以及瞭解將來應採取哪些措施，才能避免為對方製造時間陷阱。
除了採取上述方法探索及迴避管理者與秘書之間的時間陷餅之外，管理者應搞好對秘書的甄選及訓練工作，以確保秘書成為他管理隊伍中的左右手。但是，秘書應具備哪些素質與技能，才能成為管理隊伍中的左右手呢？曾兩度榮任“全美秘書協會”會長的露絲。加里諾為管理者提供了她的評鑑尺度。
一、管理者事必躬親以致來往電話特多；第
二、過分講究客套而不自制；第
三、缺乏結束談話的技巧；第
四、擔心對外來電話的有選擇接聽將冒犯來電者。
由上面第一個原因所引起的干擾的根本補救辦法在於增加對部屬的授權；由後三個原因所引起的干擾，則可借管理者本身的自律、談話技巧的改進、以及秘書的協助而大量地予以消除。現簡介有關的要領如下：
（l）外來電話秘書接聽
外來電話應先由秘書接聽，以便確定其資訊的重要程度及資訊的適當承受人。
外來的電話大致可分為四類：第一類為誤撥的電話——即指其它部門的人員更適宜接聽的電話——這一類電話可由秘書攔截和疏導。第二類為涉及管理者業務但可由秘書或其他部屬代為處理的電話。接到這一類電話時，秘書應巧妙地建議由她本人或管理者以外的其他適當人員代為處理。
第三類為需要管理者親自處理但並不緊迫的電話。秘書可用類似這樣的話語處理：“可不可以請他一有空即給您回覆？”有些管理者甚至對非緊迫的電話一律採取事後回覆的辦法，但這種做法是對是錯則屬於價值判斷的問題。不過令人感到奇怪的是，大多數人都同意正在動手術的醫生、授課中的教師、或正在審判案件的法官不應受到電話的騷擾。
但卻只有極少數的人，對埋頭處理業務的管理者拒絕當場接聽突如其來的電話保持諒解態度。第四類為難以分辨重要性的電話。秘書接到這一類電話時可用“他正忙著，您是否要現在請他接聽？”之類的話語來分辨電話的重要性及採取適當的對策。
（2）打出去的電話應由秘書代撥
除非為了表示特別尊重受話者（如長輩或上司），否則先讓秘書代撥電話。
親自撥電話常會遭遇線路不通或受話者不在等情況，這類時間的浪費是無可彌補的。