檔案的命名 1) 工作文件中使用文件編號，客戶/供應商，專案/產品名稱，問題，文件型別，關鍵詞等對檔案進行命名。 2) 檔案命名上應使用常用詞，以方便在今後搜尋中憑印象進行模糊搜尋。 3) 檔案標題一定要能簡單概括文件內容，儘量避免使用“新建 Microsoft Word 文件”等預設檔名。 4) 有內容相似的一系列文件，可用文件之間的關鍵區別點作為檔名的一部分，比如：EMC_TEST_REPORT_RE_1;EMC_TEST_REPORT_CI_1。 5) 從別處的來文件，且需要與他人交流，可暫時保留原始檔名。 2.檔案的分類 根據個人工作性質不同，可對目錄進行不同的分類，可按專案分，可按產品分，可按照自己工作內容分等， 分類原則如下： 1） 一級目錄儘量涵蓋所有類別。即幾乎所有相關文件都能正確的歸於其中一類。 2）在資料夾名稱前加序號，一邊是文件順序在按照名稱排列情況下統一，如“01_專案合同”。對於部分常用文件可固定使用01或99進行排序，以便在習慣的位置開啟文件。 3）對於同屬於兩個資料夾的檔案，即檔案內容與兩個資料夾吻合，可在兩個資料夾中的一個放置一份文件，另一個資料夾資料夾下放置該檔案的快捷圖示。 4）儘量減少資料夾層數。 5）命名規則參照檔案命名規則，從簡。3.搜尋軟體的使用 1）檔名搜尋：推薦工具everything，速度快，體積小，設定為是隨機啟動，設定快捷鍵，需要時快速調出。 2）檔案內容搜尋：Filelocator Pro，支援文件內容搜尋。建議設定篩選檔案格式及常用文件工作目錄，減少搜尋時間。4. 模板檔案的建立 1）目錄模板：建議類似目錄分類使用相同或類似檔案目錄結構，以便根據習慣迅速找到相應檔案。 2）文件模板：當工作內容有較大重複時，建立結構完整的無內容空模板，設定為只讀模式，編寫具體文件時，根據模板內容填寫模板，增刪部分目錄結構。