檢查原稿。需要影印的材料最選擇對比度較高的。同時最需要注意的，是材料上不要有書釘、大頭針等硬物。 整理材料。大致檢查下材料的尺寸、質地、顏色、字跡色調、裝訂方式、張數以及有無圖片等需要改變曝光量的原稿。瞭解這些後再將材料擺平。 檢查機器狀態。機器預熱或開機需要一定時間，尤其是專業影印機或彩色一體機如HP2840。一般聽聲音即可知道機器是否預熱或開機完畢，操作面板上的各項狀態顯示燈也會恢復正常： 放置原稿。一般平板玻璃上都有指示標識或刻度板指示，參考這些指示將稿件倒序放好，如從倒數第n張往第n-1張、往第一張這相的倒序影印，這樣影印出來的影印品順序就是正確的，否則影印完後還需手動翻頁顛倒一遍。 設定影印份數。按下數字鍵或方向鍵設定影印份數。若設定有誤可按“C”鍵或一個叉的鍵，可取消設定並重新設定： 縮放影印大小。如果需要放大或縮小，可透過縮放按鈕來調整： 檢查是否缺影印紙。根據材料的大小檢查相應紙盒是否有紙，否則缺紙不能繼續影印。 設定影印色彩。一般影印機可選擇影印機“黑白”或“彩色”。 調節影印濃度。一般無需調整濃度。原稿紙張顏色較深的如報紙，應將影印濃度調淺些，字跡淺條細、不十分清晰的則應將濃度調深些，而影印圖片時一般應將濃度調談。 開始影印。最後按一下影印鍵（有的顯示整合為“掃描”鍵）即可
檢查原稿。需要影印的材料最選擇對比度較高的。同時最需要注意的，是材料上不要有書釘、大頭針等硬物。 整理材料。大致檢查下材料的尺寸、質地、顏色、字跡色調、裝訂方式、張數以及有無圖片等需要改變曝光量的原稿。瞭解這些後再將材料擺平。 檢查機器狀態。機器預熱或開機需要一定時間，尤其是專業影印機或彩色一體機如HP2840。一般聽聲音即可知道機器是否預熱或開機完畢，操作面板上的各項狀態顯示燈也會恢復正常： 放置原稿。一般平板玻璃上都有指示標識或刻度板指示，參考這些指示將稿件倒序放好，如從倒數第n張往第n-1張、往第一張這相的倒序影印，這樣影印出來的影印品順序就是正確的，否則影印完後還需手動翻頁顛倒一遍。 設定影印份數。按下數字鍵或方向鍵設定影印份數。若設定有誤可按“C”鍵或一個叉的鍵，可取消設定並重新設定： 縮放影印大小。如果需要放大或縮小，可透過縮放按鈕來調整： 檢查是否缺影印紙。根據材料的大小檢查相應紙盒是否有紙，否則缺紙不能繼續影印。 設定影印色彩。一般影印機可選擇影印機“黑白”或“彩色”。 調節影印濃度。一般無需調整濃度。原稿紙張顏色較深的如報紙，應將影印濃度調淺些，字跡淺條細、不十分清晰的則應將濃度調深些，而影印圖片時一般應將濃度調談。 開始影印。最後按一下影印鍵（有的顯示整合為“掃描”鍵）即可