傳真：分自動和手動兩種。可以在機器上設定，詳細參考說明書。
如果是自動接收，電話響了幾聲之後就會自動轉成接收狀態，你不用理的。
如果是手動接收也不麻煩，拿起電話，對方會說“給個訊號”，你就要按“確認”按鍵，一般不同的傳真機按鍵的名稱不同，也有叫“開始傳真”的。但一般它會是最大的那個鍵。當你聽到聽筒裡有訊號傳輸的聲音，就是有點刺耳的那種，你就可以放下聽筒，這時傳真機上就會顯示“正在傳輸”（不同傳真機說法不動）。你只要保證傳真機裡有紙就可以接到了。
發傳真：把你要發的原稿放入傳真機，一般傳真機都會自動進紙，說明傳真機已準備好可以傳真，拿起電話，按完號碼後，等對方給訊號，如對方是自動的，會在幾聲響後聽到訊號聲（與收傳真時聽到的聲音相同）。如是手動的，就有人接聽，請對方給資訊，也會聽到以上聲音，這時你可以按“確定”（同收傳真），之後放下聽筒，原紙在機器上走一遍後傳真就發過去了。
如何正確的使用傳真機
一、不要頻繁地開機。這是因為每次開關機都會使機內的電子元器件發生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導致機內元器件提前老化，每次開機的衝擊電流也會縮短傳真機的使用壽命。經常通電其實是傳真機最好的保養方法。
二、雷雨天氣注意防止雷擊。近年來，雷擊已成為電器損壞的一大元兇，尤其是網路上的電器，比如併入有線網的電視機、上網的電腦及傳真機等。傳真機最好的預防雷擊方法是：雷雨天氣如不使用傳真機，除關掉電源外，應將電話線插頭拔掉。這是因為雷擊主要是從電話線進來的。
三、不要隨意更換電源線。傳真機原機所帶電源線的插頭都是3針式插頭，中間1針起保護接地作用。若將其拔掉或改用兩針插頭，則對安全不利。
四、不宜在高溫、強磁、強腐蝕性氣體的環境中使用。高溫、強腐蝕性氣體不但會影響傳真機記錄紙的印字質量，而且會對電子線路造成不良影響或毀壞。強磁場不僅會干擾通話，還會傳送的影象失真。
五、不要使用非標準的傳真紙。劣質的傳真紙光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化學染料配方不合理，會造成印字質量不佳，儲存時間變短。
六、合紙艙蓋的動作不宜過猛。傳真機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕則會使紙艙蓋變形，重則會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。
七、有裝訂針、大頭針之類硬物的圖文資料，以及墨跡或膠水未乾的稿件不宜傳送。這是因為上述硬物容易劃傷掃描玻璃或其它裝置，引起傳真機故障。而稿件上的墨跡或膠水未乾則易弄髒掃描玻璃，造成傳真機發送質量下降。
八、不要把傳真機當作影印機來使用，重要資料要用靜電覆印機影印後儲存。有人用傳真機的影印功能來複印資料。傳真機完成影印功能的主要部件是感熱記錄頭，它是傳真機最重要的部件之一，靠自身發熱工作，因此應儘量減少其工作時間，以延長傳真機的使用壽命。另外傳真紙記錄的檔案不宜長期儲存。這是因為傳真紙上的化學染料不穩定，時間長了或受Sunny照射後，傳真紙上的字會逐漸退色。因此，對於重要的、需要長期儲存的檔案，一定要用靜電覆印機影印一份長期儲存。
最後，需要提醒大家的是傳真機一旦有故障不宜自己修理，應送專業維修部處理。這是因為現代的傳真機無論電路還是機械結構，都比較複雜和精密，出現故障後自己瞎弄或隨便找人修理，容易擴大故障，並越搞越壞，最終造成不必要的損失。
傳真：分自動和手動兩種。可以在機器上設定，詳細參考說明書。
如果是自動接收，電話響了幾聲之後就會自動轉成接收狀態，你不用理的。
如果是手動接收也不麻煩，拿起電話，對方會說“給個訊號”，你就要按“確認”按鍵，一般不同的傳真機按鍵的名稱不同，也有叫“開始傳真”的。但一般它會是最大的那個鍵。當你聽到聽筒裡有訊號傳輸的聲音，就是有點刺耳的那種，你就可以放下聽筒，這時傳真機上就會顯示“正在傳輸”（不同傳真機說法不動）。你只要保證傳真機裡有紙就可以接到了。
發傳真：把你要發的原稿放入傳真機，一般傳真機都會自動進紙，說明傳真機已準備好可以傳真，拿起電話，按完號碼後，等對方給訊號，如對方是自動的，會在幾聲響後聽到訊號聲（與收傳真時聽到的聲音相同）。如是手動的，就有人接聽，請對方給資訊，也會聽到以上聲音，這時你可以按“確定”（同收傳真），之後放下聽筒，原紙在機器上走一遍後傳真就發過去了。
如何正確的使用傳真機
一、不要頻繁地開機。這是因為每次開關機都會使機內的電子元器件發生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導致機內元器件提前老化，每次開機的衝擊電流也會縮短傳真機的使用壽命。經常通電其實是傳真機最好的保養方法。
二、雷雨天氣注意防止雷擊。近年來，雷擊已成為電器損壞的一大元兇，尤其是網路上的電器，比如併入有線網的電視機、上網的電腦及傳真機等。傳真機最好的預防雷擊方法是：雷雨天氣如不使用傳真機，除關掉電源外，應將電話線插頭拔掉。這是因為雷擊主要是從電話線進來的。
三、不要隨意更換電源線。傳真機原機所帶電源線的插頭都是3針式插頭，中間1針起保護接地作用。若將其拔掉或改用兩針插頭，則對安全不利。
四、不宜在高溫、強磁、強腐蝕性氣體的環境中使用。高溫、強腐蝕性氣體不但會影響傳真機記錄紙的印字質量，而且會對電子線路造成不良影響或毀壞。強磁場不僅會干擾通話，還會傳送的影象失真。
五、不要使用非標準的傳真紙。劣質的傳真紙光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化學染料配方不合理，會造成印字質量不佳，儲存時間變短。
六、合紙艙蓋的動作不宜過猛。傳真機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕則會使紙艙蓋變形，重則會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。
七、有裝訂針、大頭針之類硬物的圖文資料，以及墨跡或膠水未乾的稿件不宜傳送。這是因為上述硬物容易劃傷掃描玻璃或其它裝置，引起傳真機故障。而稿件上的墨跡或膠水未乾則易弄髒掃描玻璃，造成傳真機發送質量下降。
八、不要把傳真機當作影印機來使用，重要資料要用靜電覆印機影印後儲存。有人用傳真機的影印功能來複印資料。傳真機完成影印功能的主要部件是感熱記錄頭，它是傳真機最重要的部件之一，靠自身發熱工作，因此應儘量減少其工作時間，以延長傳真機的使用壽命。另外傳真紙記錄的檔案不宜長期儲存。這是因為傳真紙上的化學染料不穩定，時間長了或受Sunny照射後，傳真紙上的字會逐漸退色。因此，對於重要的、需要長期儲存的檔案，一定要用靜電覆印機影印一份長期儲存。
最後，需要提醒大家的是傳真機一旦有故障不宜自己修理，應送專業維修部處理。這是因為現代的傳真機無論電路還是機械結構，都比較複雜和精密，出現故障後自己瞎弄或隨便找人修理，容易擴大故障，並越搞越壞，最終造成不必要的損失。