設定資料來源

　　資料來源又叫做收件人列表，實際上資料原種儲存的可能不僅僅包括收件人資訊，還有可能包括其他資訊。

　　對於Word 2007的郵件合併功能來說，資料來源的存在方式很多：一是可以用Word 2007來建立資料來源；二是可以透過Word表格來製作資料來源；三是可以用Excel表格製作資料來源；四是可以使用Outlook或Outlook Express的通訊錄來製作資料來源；五是可以用指定格式的文字檔案儲存資料來源。

　　（一）用Word自建資料來源

　　用Word 2007建立資料來源的方法如下：

Word 2007彈出逗新建地址列表地對話方塊。

在逗新建地址列表地對話方塊中，根據欄位名輸入相關資訊，每輸完一個欄位，按下逗TAB地鍵即可輸入下一個欄位，每行輸完最後一個欄位後，按下逗TAB地鍵會自動增加一個記錄。使用者也可以單擊逗新建條目地按鈕來新建記錄，單擊逗刪除條目地按鈕來刪除某條記錄。

（二）使用Outlook的地址簿作為資料來源

　　Microsoft Outlook 2007或者Outlook Exress都是使用者收發郵件的常用工具軟體，而這兩個軟體都帶有地址簿功能，把常用的聯絡人放到地址簿中。而Word 2007的郵件合併功能則可以直接使用Microsoft Outlook 2007的地址簿，也可以把Outlook Express的地址簿匯出供Word 2007作為資料來源。具體操作步驟如下：

　　（三）使用Outlook Express的通訊簿作為資料來源

　　Word 2007並不能直接從Outlook Express的通訊簿中讀取資料，因此需要先把Outlook Express的通訊簿匯出。匯出的步驟如下：

在逗通訊簿地對話方塊中單擊逗檔案/匯出/其他通訊簿地命令。

但Outlook Express的資料匯出後，Word即可用它來作為資料來源，操作步驟如下：

（四）使用其他資料來源

　　Word 2007還可以使用其他資料來源，如Word自身製作的表格、Excel表格和特定格式的文字檔案等，但對這些檔案有一定要求。

　　對於Word表格來說，該文件只能包含一個表，表格的首行必須包括標題，其他行必須包含要合併的記錄。

　　對於Excel表格來說，表格的首行應包含標題，其他行必須包含要合併的記錄。Excel表格中可能包含有多張工作簿。

　　純文字文件也可以作為資料來源，實際上Outlook Express匯出的通訊簿檔案就是一個純文字檔案。對於純文字檔案來說，需要由多行組成，第一行是標題資訊，其餘的行則是要合併的記錄。不論是標題，還是很要合併的記錄，在資料之間需要用製表符或逗號分隔開。

　　當資料來源檔案建好後，Word 2007即可在郵件合併功能中使用它，使用已有資料來源的方法與使用Outlook Express匯出的通訊簿的方法基本相同，都是單擊逗選擇收件人地按鈕，選擇逗使用現有列表地命令開啟資料來源檔案。但由於Excel表格中可能包含多張工作簿，因此在開啟Excel 表格時，會出現如圖1所示的對話方塊，需要使用者手工選擇要用哪張工作簿中的資料作為資料來源，使用者需要正確選擇。

　　四、新增郵件合併域

　　當主文件製作完畢，資料來源新增成功後，就要在主文件中新增郵件合併域了。如果要製作邀請函，資料來源中應該包括收件人的姓名和職務，也就是說，在製作主文件時，在邀請函的抬頭處只需寫上逗尊敬的：地即可，然後在冒號前面增加姓名和職務的郵件合併域。

　　具體操作步驟如下：

把游標插入點定位於抬頭中逗尊敬的：地冒號前。

五、完成郵件合併

4. （一）預覽郵件合併

5. 在設定好主聞到那個、設定了資料來源、插入了合併域後，怎樣才能知道生成的文件是什麼樣的呢看Word 2007的預覽功能可以直觀地在螢幕上顯示目的文件。

8. 如果插入的合併域的格式不符合要求，使用者可以選中合併域，為其設定字型字號。

9. （二）自動檢查錯誤

10. 逐條地檢視預覽結果比較麻煩，Word 2007提供了自動檢查錯誤功能。要使用這項功能，只需在預覽效果區域中單擊自動檢查錯誤按鈕，即可彈出一個逗檢查並報告錯誤地對話方塊，選中逗模擬合併，同時在新文件中報告錯誤地，單擊逗確定地按鈕，Word 2007會模擬合併並檢查錯誤。

11. 　　如果沒有錯誤，會提示使用者沒有發現郵件合併錯誤，一旦發生了錯誤，會彈出一個對話方塊，在此對話方塊中，會告訴使用者哪些合併域沒有在資料來源中，如果單擊逗刪除域地按鈕，則會從主文件中刪除該合併域；使用者也可以在逗資料來源中的域地下拉列表中選擇正確的域，然後單擊逗確定地按鈕，即可用指定的域替代發生錯誤的域。

12. 　　（三）完成郵件合併

13. 　　經過前兩步的操作，確保合併域的格式符合要求並且沒有錯誤後，即可進行郵件合併。在進行郵件合併時，有兩個選項，一是合併到文件中；二是直接把合併的結果用印表機打印出來。