採購訂單就其樣式和在公司內的傳遞路線而言各不相同。不過，任何實用的採購訂單所必備的要素有：序列編號、發單日期、接受訂單的供應商的名稱和地址、所需物品的數量和描述、發貨日期、運輸要求、價格、支付條款，以及對訂單有約束的各種條件。
這些約束採購方和供應商之間關係的條件極為重要，至於什麼應該包括到合同中而什麼又是不必要的，則要透過磋商決定。實際上，在某個公司的採購訂單中包括哪些條款常常由多年採購經驗決定。訂單中的條款專案一般包括如下方面：
①包括那些當侵犯了別人的專利時，保護採購方不受訴訟連帶責任的條款。
②包括有關價格的條款。例如，“如果訂單中沒有指明價格，那麼，在我方沒有接到通知並對其表示接受的情況下，所購物料的價格不應高於上次支付的價格”。
④明確規定貨物的接受取決於對其進行的質量檢測的結果。
⑤指明拒收貨物後，如果購買方再次採購會重新發出訂單。
⑥詳細描述質量要求以及質量保障、控制的方法。
⑦如果所發貨物在訂單指定日期沒有到達，允許取消訂單。
⑨有些條款涉及貨物數量，即關於實際裝運數量多於或少於所定貨物時如何處理。
在某些行業中，很難控制一次生產產出的數量（例如印刷業）。這時，產量在一定限度內的超量和不足都可以接受。
⑩涉及對公司有特殊利害關係的事件的條款，例如有關仲裁和製造部件時所需工具的處理等問題的條款。
個別公司在採購訂單一式幾份方面以及如何處理這些不同副本方面各不相同，典型情況下，採購訂單的傳遞路徑如下：原件發往供應商，有時隨單附一份副本以便供應商返回作為其接受合同的證明。
一份副本歸入順序編號的採購訂單卷宗中由採購部門保管，另一副本則由供應商保管。有些公司裡，採購部門不儲存採購訂單的副本，他們把採購訂單拍照後，用縮微膠片的形式進行儲存。會計部門也會收到一份訂單副本以便於處理應付賬款。一份副本發往倉儲部門，用於該部門為接收物料做準備。如果公司組織結構把收貨和倉儲兩個職能分開處理，收貨部門也會收到一份副本。這些副本將按照供應商名稱的字母順序進行歸檔，並用於記錄貨物到達後真正收到的數量。如果收到的物料還要經過檢驗（通常原材料和生產部件就是這樣），那麼一份副本也要送到檢驗部門。
儘管採購訂單的所有副本在內容上都是相同的，並且是一次同時填寫完畢的，但是，這並不意味著它們在形式上也必須一模一樣。例如，供應商的接受函上可能包含有其他副本不必列出的表明其接受意見的條款，填出收貨方面的各項資料僅僅是收貨部門的訂單副本的要求；採購部門的訂單副本則可能要求列出發貨承諾、發票以及運輸等方面的條款。由於價格的保密性，一般而言，它不會出現在收貨部門的副本上。
實際上，採購訂單會以不同的方式加以儲存，但關鍵是在需要這些檔案的時候可“輕而易舉”地找到它們。目前可能做到的是：所有與一項特殊採購的訂單有關的文書應該附在一張訂單副本上，如果可能的話，還要將其在某處歸檔並建立交叉索引，以便需要時可以很快找到。使採購部門最可能受到指責的，莫過於當其收到來自於使用方、生產部門、倉儲部門、工程技術部門或會計部門的人員發出的只能在檢視過汀單後才能解答的質詢時，供應部門的人員卻不能及時肯定地對其進行解答。
對於一式兩份的採購訂單的歸檔問題，一般一份按採購訂單的編號順序保管；另一份與相關的採購申請和往來信件一起，按照供應商名字的拼音字母順序加以保管。除此之外，還可以把一份按供應商名字的拼音字母順序保管，而另一份按應該從供應商那裡收到接受函的期限歸入期票據記錄簿中。如果到期後沒有收到供應商發來的接受函，這個結果會記錄在這份副本上。然後，採購部門進行跟蹤接觸以督促供應商發出接受函，同時，將訂單上到期日期加以順延。如果供應商最終接受了訂單，到期票據記錄簿中的這份副本就應按最後的跟蹤接觸日期或貨運到期日的日期進行歸檔。
如果對方沒有表示接受，那發出的採購訂單並不能構成一項合同，通常，供應商接受了訂單的各項條件後，要向採購方的採購部門發出所謂的“接受函”，至於什麼真正表示雙方達成一致並接受發盤的各項條款，基本上是一個法律方面的問題。不過，有時律師所指出的表明接受發盤的一些要素，在另外一些情況下恰恰是一些例外。
另外一個堅持要求對採購訂單作出接受確認的原因是：除了任何法律上的原因以外，只有當採購訂單被確認接受之後，採購方才能確信在要求的日期供應商將發貨。如果發貨日期不確定，採購方在進行任何有效行動之前都必須瞭解一些確切的資訊。
採購訂單就其樣式和在公司內的傳遞路線而言各不相同。不過，任何實用的採購訂單所必備的要素有：序列編號、發單日期、接受訂單的供應商的名稱和地址、所需物品的數量和描述、發貨日期、運輸要求、價格、支付條款，以及對訂單有約束的各種條件。
這些約束採購方和供應商之間關係的條件極為重要，至於什麼應該包括到合同中而什麼又是不必要的，則要透過磋商決定。實際上，在某個公司的採購訂單中包括哪些條款常常由多年採購經驗決定。訂單中的條款專案一般包括如下方面：
①包括那些當侵犯了別人的專利時，保護採購方不受訴訟連帶責任的條款。
②包括有關價格的條款。例如，“如果訂單中沒有指明價格，那麼，在我方沒有接到通知並對其表示接受的情況下，所購物料的價格不應高於上次支付的價格”。
④明確規定貨物的接受取決於對其進行的質量檢測的結果。
⑤指明拒收貨物後，如果購買方再次採購會重新發出訂單。
⑥詳細描述質量要求以及質量保障、控制的方法。
⑦如果所發貨物在訂單指定日期沒有到達，允許取消訂單。
⑨有些條款涉及貨物數量，即關於實際裝運數量多於或少於所定貨物時如何處理。
在某些行業中，很難控制一次生產產出的數量（例如印刷業）。這時，產量在一定限度內的超量和不足都可以接受。
⑩涉及對公司有特殊利害關係的事件的條款，例如有關仲裁和製造部件時所需工具的處理等問題的條款。
個別公司在採購訂單一式幾份方面以及如何處理這些不同副本方面各不相同，典型情況下，採購訂單的傳遞路徑如下：原件發往供應商，有時隨單附一份副本以便供應商返回作為其接受合同的證明。
一份副本歸入順序編號的採購訂單卷宗中由採購部門保管，另一副本則由供應商保管。有些公司裡，採購部門不儲存採購訂單的副本，他們把採購訂單拍照後，用縮微膠片的形式進行儲存。會計部門也會收到一份訂單副本以便於處理應付賬款。一份副本發往倉儲部門，用於該部門為接收物料做準備。如果公司組織結構把收貨和倉儲兩個職能分開處理，收貨部門也會收到一份副本。這些副本將按照供應商名稱的字母順序進行歸檔，並用於記錄貨物到達後真正收到的數量。如果收到的物料還要經過檢驗（通常原材料和生產部件就是這樣），那麼一份副本也要送到檢驗部門。
儘管採購訂單的所有副本在內容上都是相同的，並且是一次同時填寫完畢的，但是，這並不意味著它們在形式上也必須一模一樣。例如，供應商的接受函上可能包含有其他副本不必列出的表明其接受意見的條款，填出收貨方面的各項資料僅僅是收貨部門的訂單副本的要求；採購部門的訂單副本則可能要求列出發貨承諾、發票以及運輸等方面的條款。由於價格的保密性，一般而言，它不會出現在收貨部門的副本上。
實際上，採購訂單會以不同的方式加以儲存，但關鍵是在需要這些檔案的時候可“輕而易舉”地找到它們。目前可能做到的是：所有與一項特殊採購的訂單有關的文書應該附在一張訂單副本上，如果可能的話，還要將其在某處歸檔並建立交叉索引，以便需要時可以很快找到。使採購部門最可能受到指責的，莫過於當其收到來自於使用方、生產部門、倉儲部門、工程技術部門或會計部門的人員發出的只能在檢視過汀單後才能解答的質詢時，供應部門的人員卻不能及時肯定地對其進行解答。
對於一式兩份的採購訂單的歸檔問題，一般一份按採購訂單的編號順序保管；另一份與相關的採購申請和往來信件一起，按照供應商名字的拼音字母順序加以保管。除此之外，還可以把一份按供應商名字的拼音字母順序保管，而另一份按應該從供應商那裡收到接受函的期限歸入期票據記錄簿中。如果到期後沒有收到供應商發來的接受函，這個結果會記錄在這份副本上。然後，採購部門進行跟蹤接觸以督促供應商發出接受函，同時，將訂單上到期日期加以順延。如果供應商最終接受了訂單，到期票據記錄簿中的這份副本就應按最後的跟蹤接觸日期或貨運到期日的日期進行歸檔。
如果對方沒有表示接受，那發出的採購訂單並不能構成一項合同，通常，供應商接受了訂單的各項條件後，要向採購方的採購部門發出所謂的“接受函”，至於什麼真正表示雙方達成一致並接受發盤的各項條款，基本上是一個法律方面的問題。不過，有時律師所指出的表明接受發盤的一些要素，在另外一些情況下恰恰是一些例外。
另外一個堅持要求對採購訂單作出接受確認的原因是：除了任何法律上的原因以外，只有當採購訂單被確認接受之後，採購方才能確信在要求的日期供應商將發貨。如果發貨日期不確定，採購方在進行任何有效行動之前都必須瞭解一些確切的資訊。