一般書信可分為稱呼、正文、結尾、署名、日期五個部分，每個部分都有一定的格式。

（1）稱呼。根據自己和收信人的關係，平時怎麼稱呼，在信中就怎麼寫。如給爸爸寫信，稱呼就寫“爸爸”；寫信給老師、同學的信，稱呼就寫“*老師”、“**同學”。稱呼要從第一行頂格寫起。稱呼後面要加冒號（：），表示下面有話要說。

（2）正文。這是信的主要部分。寫信人要說的話都寫在這裡。正文的開頭空兩格，通常先寫問候的話。如果是回信，先要寫明來信收到，並對來信中提及的問題或要求辦理的事情作出回答。如果寫的事情較多，可以分段寫，一件事情寫一段。每段起行空兩格，轉折頂格。

（3）結尾。結尾可根據寫信人跟隨收信人的關係和具體情況，寫上表示祝願，勉勵或敬意的祝頌語。如“此致敬禮”、“祝你健康”等等。祝願語一般分兩行寫。以“此致敬禮”為例，“此致”可以緊接正文之後寫，也可以另起一行空兩格寫，“敬禮”則一定要另起一行頂格寫。

（4）署名。在結尾的再下一行的後半行寫自己的名字，署名的前面也可以寫上跟隨對方相應的稱呼，如“兒”、“弟”、“學生”等等。

（5）日期。可以寫在署名的後面，也可以寫在署名下一行的後半行。最報寫清年月日，以便查考。