題主需要的是資料驗證功能，用選單功能+簡單公式實現如下：

目標：例如sheet1表的a列要實現這個功能，下拉可以選擇這4個部門，錄入的話，出現錯誤提示，且不讓儲存。

2、在資料驗證介面選擇如下：

3、資料驗證設定：

如果部門條目較少，可以直接錄入

如果部門條目較多，用建立定義名稱來引用：

有同學會問，=專案 這個專案啥意思，專案是你定義名稱的名字，=專案是引用你建立的名稱

建立名稱，首先要建立存放這些部門條目的表，這裡命名為基礎資料

準備好之後，就是建立名稱，有兩個方法，靜態和動態，自己酌情選擇：

定義名稱方法一：靜態

ctrl+f3調出名稱管理器--新建

定義名稱方法二：動態

ctrl+f3調出名稱管理器--新建

名稱命名為專案，引用位置為公式，完成後如下圖

目標表現在有4個部門，假設現在需要新增1個新部門：總經辦

操作如下：在基數資料表a5錄入：總經辦

接來下靜態和動態的區別就出來了

靜態：需要調出名稱管理器，找到自己剛才設定的專案，點編輯，然後修改引用範：=基礎資料!$A$1:$A$5後才能起作用

動態：無需操作

4、然後a列就可以下拉選擇這幾個部門的，如果不願意選擇，可以手工錄入這幾個部門，不一樣的話會提示錄入不合要求

5、注意，資料驗證僅僅在單元格錄入有效，其他的例如：複製、填充等就沒法提示錄入錯誤